SAP MRS

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Multiresource Scheduling in der Instandhaltung

In der Instandhaltung und Wartung betrieblicher Anlagen gibt es verschiedene Akteure: den Anforderer, das Betriebsführungspersonal, den Freischalter sowie schließlich den eigentlich Ausführenden, den Instandhalter. Bevor er tätig wird, sind mehrere Schritte notwendig – unter anderem die Personaleinsatzplanung. Das Betriebsführungspersonal auf der Warte muss festlegen, wer welchen Auftrag in der Schicht übernimmt, welche Qualifikationen er mitbringen muss, aber auch: welches Werkzeug/Equipment ist erforderlich?

Personaleinsatzplanung als Teil der Personalplanung

Als Teildisziplin der Personalplanung beschäftigt sich die Personaleinsatzplanung mit dem Prozess der Zuordnung zu besetzender Arbeitsplätze zu verfügbaren Mitarbeiter/innen unter Berücksichtigung verschiedener Parameter. Viele Unternehmen organisieren dies noch mit Hilfe unübersichtlicher Excel-Listen, langwieriger Planungsrunden und Drittanbieter-Software, die erst in die bestehende IT-Infrastruktur implementiert werden muss. Der Pflegeaufwand von Excel-Listen ist jedoch hoch, die Datenhaltung oft redundant, es bestehen keine Berechtigungen auf die Daten und bereits bestehende HR-Daten können nicht synchronisiert werden.

Ein digitales, automatisiertes System für die Personaleinsatzplanung kann dabei helfen, diese Komplexität zu beherrschen und Personal punktgenau einzusetzen. Individuelle Arbeitszeiten können mit dem unternehmerischen Auftragsvolumen bedarfs- und kostenoptimiert synchronisiert und somit die Kapazitäten aller Beschäftigten im Unternehmen bestmöglich ausgenutzt werden. Ideal ist der Einsatz eines ganzheitlichen Systems, das die Personaleinsatzplanung automatisch auf Basis der SAP HR-Daten steuert und frühzeitig Probleme wie personelle Engpässe erkennt, auf welche die Verantwortlichen noch rechtzeitig reagieren können. So nimmt der Planungsaufwand ab, Überstunden und teure Leerlaufzeiten werden reduziert und die Wertschöpfung steigt.

Verwaltung aller Ressourcen mit Multiresource Scheduling

Unter Multiresource Scheduling (MRS) versteht man eine spezielle Ausprägung der Personaleinsatzplanung. Über diese hinausgehend betrifft MRS sämtliche Ressourcen, die für die Erledigung bestimmter Aufgaben im Unternehmen notwendig sind, also auch Werkzeuge und andere Arten von Equipment. Der Bedarf, der zum Einsatz eines solchen Systems führt, kann ebenso aus dem Kundenservice herrühren wie aus der Instandhaltung. Im Folgenden wird ausschließlich der Instandhaltungsbereich betrachtet.

MRS verwaltet diese Ressourcen, unterstützt dabei, den Anforderungen (Bedarfen) aus verschiedenen Bereichen punktgenau die passenden Beschäftigen/Werkzeuge zuzuordnen und visualisiert den Status der Einsatzplanung. Basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Partnerrolle stellt das System diverse Automatismen zur Verfügung. So können zum Beispiel Einsatzpläne aufgrund bestimmter Auslastungen intelligent verschoben werden, die Tageseinsatzplanung lässt sich abhängig von Faktoren wie Auslastungsmaximierung, Minimierung von Reisezeiten oder Einhaltung von SLAs optimieren etc.

Der Prozess des Multiresource Scheduling

Zu Beginn jedes Schedulings für die Instandhaltung steht eine Anforderung aus dem praktischen Betrieb. Das Betriebsführungspersonal legt daraufhin einen Auftrag im Instandhaltungssystem an. Im MRS-System als Add-On des Instandhaltungssystems wird geprüft, welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen und wie diese dem Auftrag bestmöglich zugeordnet werden. Das Ergebnis der Ressourcenplanung erhält der Instandhalter über die Integration mobiler Endgeräte auf sein Smartphone/Tablet übertragen, akzeptiert es und kann mit der Tätigkeit beginnen. Schließlich überwacht der Einsatzplaner über das MRS-System auch den Status der Einsätze.

Praktische Arbeit mit MRS

Ein Multiresource Scheduling System stellt sich dem Einsatzplaner (Betriebsführungspersonal) als grafische Oberfläche dar, auf der er Informationen über die offenen Bedarfe, die Auslastung der Ressourcen sowie mögliche Konflikte der aktuellen Einsatzplanung findet und darauf basierend manuell die Einsätze planen kann. Zentrales Tool ist die Einsatzplantafel. Über sie wird die Beziehung zwischen Tätigkeit und Materialverfügbarkeit hergestellt. Es wird ermittelt, wie stark die einzelnen Gruppen ausgelastet sind, welche Anforderungen an Qualifikation und Werkzeuge bestehen und die Einsatzplanung mit Grobterminierung wird vorgenommen. Per drag & drop kann der Einsatzplaner zur Verfügung stehende Ressourcen einer Instandhaltungsaufgabe zuteilen. Bei den Ressourcen kann es sich um Personal oder Equipment handeln.

Zentrales Element: Die Plantafel

Die Plantafel ist ein Zeilendiagramm, in dem der Planer die Einsätze für Personal- und

Werkzeugressourcen anlegt. In jeder Zeile findet sich eine Ressource mit Angaben zu deren Einsätzen und Zeitspezifikationen. Über die Tafel kann der Planer auch den Fortgang der Instandhaltungsarbeiten über visualisierte Statusberichte und gemeldete Zeiten überwachen. Die Plantafel visualisiert außerdem den Vorrat aller Aufträge, für die ein Einsatzplaner verantwortlich ist.

SAP MRS

Für die Personaleinsatzplanung in SAP ERP gibt es unterschiedliche Herangehensweisen. Das SAP-Modul, das auf eine starke Integration von SAP HCM setzt, heißt SAP Multiresource Scheduling (MRS).

SAP MRS basiert auf der Technologie von SAP NetWeaver und ermöglicht die systemübergreifende Einsatzplanung. Man kann das Modul als Add-on basierend auf SAP NetWeaver oder auf SAP ERP implementieren. Dies könnte z.B. ein System sein, auf dem SAP CRM oder Collaboration Projects läuft. In diesem Fall werden Personalressourcen als Geschäftspartner in der Rolle „Mitarbeiter“ abgebildet.

Beim Einsatz von SAP MRS basierend auf SAP ERP stehen folgende Funktionen bereit:
  • Integration mit dem Projektsystem
  • Nutzung der Qualifikationen innerhalb von SAP MRS
  • Abbildung der Personalressourcen als Beschäftigten in SAP HCM
  • Web-basiertes Ressourcenmanagement im Projektgeschäft

Per Remote Function Call können Instandhaltungsaufträge in das System übergeleitet werden, auf dem SAP MRS installiert ist.

Stammdaten

Um alle Funktionen des Moduls optimal zu nutzen, bietet SAP MRS eine eigene Stammdatenverwaltung. Für die Disposition von Einsätzen steht eine separate Mitarbeiterstruktur zur Verfügung, die Dispositionsstruktur. Mit ihr kann ein Einsatzplaner unabhängig von der HR-Organisationsstruktur Ressourcen, Ansprechpartner und Arbeitsplätze einander zuordnen. Alternativ lässt sich die SAP-HCM-Aufbauorganisation als Dispositionsstruktur nutzen.

Die SAP MRS-eigenen Stammdaten lassen sich auch für einen detaillierten Vergleich zwischen Anforderungen und Ressourcen nutzen, ohne dass man dafür die Standard-HR-Qualifikationen verwendet. Anhand solcher Vergleiche ermittelt der Einsatzplaner die für die Aufgaben jeweils am besten geeigneten Mitarbeiter/innen. Dies funktioniert auch umgekehrt: Kombinationen von Qualifikationen aus zwei verschiedenen Qualifikationskatalogen und einem bestimmten Skilllevel können in den Profilen angelegt werden.

Sollen keine neuen Stammdaten in SAP MRS angelegt werden, lassen sich Qualifikationen, Qualifikationskataloge und Mitarbeiterprofile mithilfe entsprechender Übernahmeprogramme aus dem Standard kopieren. Über Rollen und Berechtigungen in SAP MRS kann der Anwender festlegen, wer Qualifikationskataloge und -matrizen bearbeiten darf und wann Ressourcen in der Einsatzplantafel anonymisiert angezeigt werden.

Anbindung multipler Backend-Systeme

Eine MRS-Lösung verwaltet sowohl Personalstammdaten, Anwesenheitszeiten und Vertretungen für einzelne Arbeitskräfte und deren Qualifikation wie auch Werkzeugstammdaten. Diese Daten bezieht es aus dem HR-System einerseits sowie dem Instandhaltungssystem andererseits.

Je nachdem, aus welchem Geschäftsbereich eine Anforderung/Bedarfsquelle resultiert, lässt sich SAP MRS mit verschiedenen Backend-Systemen verbinden. Beim Kundenservice ist es das Modul SAP CS, bei der Instandhaltung SAP EAM (ehemals PM). Beim HCM-System, aus dem die Personaldaten stammen, kann es sich auch um ein Remote-System handeln. Hier muss man sich jedoch entscheiden, denn HR-Daten können nur aus einem System nach SAP MRS importiert werden. Integrationsfähig sind außerdem geographische Informationssysteme. Mit ihnen lassen sich im MRS Module Reisewege visualisieren; sie unterstützen außerdem bei der Suche nach der nächstgelegenen Arbeitskraft.

Bedarfe aus den verschiedenen Backend-Systemen werden über so genannten queued Remote Function Calls (qRFC) integriert. Wird im Drittsystem ein Bedarf angezeigt, wird er über qRFC integriert; wird umgekehrt in SAP MRS ein Bedarf gesichert, gelangt er über qRFC zurück ins Backend-System. Der technische Name der SAP Multiresource Scheduling Integrationsqueues beginnt mit MRSINT*.

Multiresource Scheduling in Ihrem Unternehmen

Mit (SAP) Multiresource Scheduling können Sie Ihre Instandhaltung effizienter gestalten, indem Sie über die Plantafel Ihren Bedarfen geeignete Ressourcen zuordnen können – alles zentral in einem System. Ich berate Sie gerne zu dem Thema Multiresource Scheduling und den Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen.

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