Ersatzteilmanagement

Immer komplexer werdende Lieferketten und Kundennetzwerke machen auch den Umgang mit Ersatzteilen und deren Lieferung zur Herausforderung. Schlechtes Ersatzteilmanagement kann dabei nicht nur für nervige Probleme und Stress sorgen, sondern langfristig auch unnötige Kosten anhäufen und die Beziehung zum Kunden verschlechtern.

Was ist Ersatzteilmanagement?

Grob gesagt: Ersatzteilmanagement bezieht sich auf die effiziente Verwaltung von Ersatzteilen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Es umfasst alle Aktivitäten, die darauf abzielen, sicherzustellen, dass die benötigten Ersatzteile rechtzeitig verfügbar sind, um den reibungslosen Betrieb von Maschinen, Anlagen oder anderen Geräten sicherzustellen. Dieser Prozess beginnt in der Regel mit der Identifizierung der erforderlichen Ersatzteile und umfasst deren Beschaffung, Lagerung, Überwachung des Lagerbestands, Distribution und letztendlich den Austausch oder die Bereitstellung, wenn ein Defekt auftritt.

Effektives Ersatzteilmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Minimierung von Ausfallzeiten und dem Erhalt der betrieblichen Kontinuität. Es erfordert eine präzise Bestandsverwaltung, eine genaue Bedarfsprognose, enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und eine klare Organisation der Logistikprozesse. Durch den Einsatz von Informationstechnologie und spezialisierten Softwarelösungen können Unternehmen ihre Ersatzteilmanagementprozesse weiter optimieren und automatisieren, was zu kosteneffizienteren Abläufen führen kann. Insgesamt trägt ein effizientes Ersatzteilmanagement dazu bei, die Gesamtleistung und Zuverlässigkeit von Anlagen und Maschinen zu verbessern.

Warum braucht es ein gutes Ersatzteilmanagement?

Zu Beginn aber einmal das “Warum?” Diese Frage lässt sich am besten mit den Problemen und Herausforderungen beantworten, die dann entstehen, wenn ein solches Management fehlt oder nur mangelhaft vorhanden ist:

Mangelnde Transparenz

Eine umfassende Transparenz bringt Vorteile sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden mit sich. Ihre Mitarbeiter haben zum einen stets Zugriff auf alle erforderlichen Informationen, sei es bezüglich laufender Vorgänge, Kundendaten oder benötigter Ersatzteile. Gleichzeitig können auch Ihre Kunden alle relevanten Informationen zu ihren Vorgängen einsehen und bleiben somit stets informiert.

Fehlt diese Transparenz, treten automatisch unnötige Zeitverzögerungen im Ersatzteilmanagement auf. Mitarbeiter, die dort an verschiedenen Prozessen beteiligt sind, müssen dann nach benötigten Informationen suchen oder selbst aufwendig recherchieren. Der Kunde, der infolgedessen länger auf die Bearbeitung seiner Ersatzteile warten muss, erhält dabei auch keine Informationen über den aktuellen Status seines Vorgangs. Daher ist es ratsam, sicherzustellen, dass der Prozess des Ersatzteilmanagements für alle Beteiligten transparent geführt wird.

Kundenunzufriedenheit

Die Auswirkungen unzureichender Transparenz im Ersatzteilmanagement manifestieren sich häufig in unvollständigen oder fehlerhaften Lieferungen. Aufgrund des fehlenden Überblicks über die Termine der einzelnen Außendienstmitarbeiter gestaltet es sich schwierig, diese mit den erforderlichen Ersatzteilen auszustatten. Zusätzlich sehen sich Außendienstmitarbeiter vor Ort oft mit der Herausforderung konfrontiert, nicht die passenden Ersatzteile mitzuführen, die der Kunde tatsächlich benötigt, insbesondere bei spontanen Einsätzen.

Schlechte Transparenz resultiert somit in einer erhöhten Anzahl von Retouren, was wiederum die Unzufriedenheit der Kunden reflektiert. Daher ist es wichtig, den Prozess transparent zu gestalten, um eine korrekte Zuordnung von Ersatzteilen zu gewährleisten.

Hoher manueller Aufwand

Ohne leistungsfähige Systeme müssen Ihre Mitarbeiter im Außendienst eine Vielzahl von manuellen Aufgaben bewältigen. Dazu gehören die Beschaffung von Informationen aus verschiedenen Quellen und das Erstellen von Berichten über Reklamationsprozesse, um nur einige Beispiele zu nennen. Es steht außer Frage, dass manuelle Arbeit einen vergleichsweise hohen Zeitaufwand erfordert. Zudem erschwert die manuelle Ausführung von Tätigkeiten die Erhebung aussagekräftiger Kennzahlen. Diese Kennzahlen sind jedoch entscheidend, um die Effizienz Ihres Ersatzteilmanagements zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen im Prozess vorzunehmen.

Zusammengefasst liegt die zentrale Herausforderung im Ersatzteilmanagement also im Wesentlichen in einem Mangel an Transparenz. Wenn eine effektive Kommunikation zwischen Vertrieb und Kundenservice fehlt, Mitarbeiter keinen klaren Überblick über Termine und benötigte Ressourcen haben oder der Nutzen von Prozessen nicht eindeutig ersichtlich ist, besteht die Gefahr, dass Sie nicht länger in der Lage sind, die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu gewährleisten. Daher ist es ab einer gewissen Größe und Komplexität in der Logistik unabdingbar, sich mit entsprechenden Lösungen auseinanderzusetzen.

Wie setzt man ein gutes Ersatzteilmanagement um?

Nun stellt sich natürlich die Frage, wie sich all diese An- und Herausforderungen am besten bewältigen lassen. Aufgrund der heutzutage meist großen und komplexen Strukturen kann Ersatzteilmanagement natürlich nicht mehr manuell funktionieren. Es braucht also Unterstützung durch Software, bzw. ERP-Systeme. Nur so können Transparenz geschaffen, einzelne Prozessschritte automatisiert und Kunden zufriedengestellt werden.

Gleich das Positive: Angebote für Softwarelösungen rund ums Ersatzteilmanagement gibt es genug. Die Richtige zu finden ist dann individuell mit Blick auf die eigenen Voraussetzungen und Bedürfnisse zu entscheiden. Für SAP-Kunden haben wir ebenfalls eine gute Nachricht, denn mit SAP eSPP gibt es eine umfassende Lösung für die Ersatzteilplanung unter S/4HANA, mit der Sie Transparenz über den ganzen Prozess (vom Zeitpunkt des Bedarfs, bis zur Lieferung) schaffen können.

Als Unternehmen, welches sich vor allem auf SAP spezialisiert hat, bieten wir Ihnen eine kostenlose Erstberatung zum Thema Ersatzteilmanagement oder aber auch bei Fragen zu SAP eSPP direkt. Unsere erfahrenen Berater finden mit Ihnen gemeinsam die beste Lösung für Ihr individuelles Anliegen. Kontaktieren Sie uns einfach.