Freischaltabwicklung: Was ist das eigentlich?

Bei Arbeiten an elektrischen oder mechanischen Betriebsmitteln im Rahmen von Inspektionen, Wartungen oder Reparaturen müssen verschiedene Arbeitssicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden. Erst nachdem diese Maßnahmen zu denen elektrische oder mechanische Freischaltungen, Maßnahmen zum Brand- oder Strahlenschutz abgeschlossen worden sind, ist ein sicheres Arbeiten an dem technischen Objekt (Betriebsmittel) möglich.

Die verschiedenen Maßnahmen haben in der Regel nur einen begrenzten zeitlichen Bedarf. Zum Beispiel die Wartung an einem technischen Objekt ist nach nur 4h vorüber. Danach können die Sicherheitsmaßnahmen wieder aufgehoben werden.

Warum eine Freischaltabwicklung bzw. ein Freischaltsystem einführen

Eine Freischaltabwicklung bzw. ein Freischaltverfahren beschreibt erst einmal das für Sie gültige Verfahren wie mit den Anforderungen von Maßnahmen zur Arbeitssicherheit in Ihrem Unternehmen bei der Instandhaltung von technischen Objekten umgegangen wird. Die Dokumentation der in Zusammenhang mit den Arbeitssicherheitsmaßnahmen stehenden Tätigkeiten hilft Ihnen dabei die Arbeiten zu synchronisieren und menschliche Fehler zu vermeiden. Ein sauber definiertes Freischaltverfahren erlaubt es auch neue Mitarbeiter schnell in die entsprechenden Prozesse einzulernen. Mit einem Freischaltsystem vermeiden Sie tendenziell Unfälle.

Freischaltabwicklung

Digital oder Analog

Nicht immer muss ein Freischaltverfahren digital und teuer erstellt werden. Hier ist es wichtig zu wissen wie Sie intern arbeiten und wie Ihre interne Arbeitsorganisation ist. Bereits durch ein auf Papier basierendem Verfahren können Sie alle Vorschriften einhalten und Ihren Dokumentationspflichten nachkommen. Dazu ist es relativ einfach und kostengünstig möglich ein solches Verfahren einzuführen.

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Im Zeitalter der Digitalisierung stellt sich natürlich die Frage warum nicht gleich digital machen. Ein vollständig digitalisiertes Freischaltverfahren ermöglicht es jederzeit von jedem Ort einen Überblick über die aktuellen Maßnahmen zur Arbeitssicherheit in Ihrem Betrieb zu bekommen.

Digital vs. Analog was ist denn nun die richtige Variante und vor allem wie ist es gängige Praxis in anderen Unternehmen. Sehr oft wird eine Splitvariante eingesetzt, d.h. es werden Teile des Prozess digital und andere Analog per Papier abgewickelt, dies hat den Vorteil der kostengünstigen Einführung und den Nachteil des Medienbruchs.

Was sind die Schwierigkeiten bei der Einführung

Bei der Einführung eines Freischaltverfahrens gibt es verschiedene Hürden die überwunden werden müssen. Zunächst einmal sollte das Verfahren in der Praxis von den Mitarbeitern auch gelebt werden können. Denn allgemein ist ja bekannt das eine Arbeit die gar nicht erst durchgeführt wird die sicherste ist. Das soll ja nicht das Ziel sein. Das Freischaltverfahren soll ja die eigentliche Arbeit sicherer machen aber nicht verhindern. Hier ist also sehr gut abzuwägen wie das Freischaltverfahren konzipiert wird und welche Schritte zwangsläufig nötig sind und von wem sie wann ausgeführt werden. Bei digitalen Verfahren ist oft die Infrastruktur für eine mögliche mobile Freischaltabwicklung nicht vorhanden, dies muss entsprechend Berücksichtigung finden. Auch die Zusammenarbeit mit Fremddienstleistern muss genauer beleuchtet werden.

Schulungskonzept & Dokumentationen

In den durchschnittlichen Betrieben in denen Freischaltverfahren und/oder Freischaltsysteme eingeführt werden wird 24h am Tag, 365 Tage im Jahr gearbeitet. Dies bedeutet das die notwendigen Schulungen der beteiligten Mitarbeiter frühzeitig gut geplant werden müssen.

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Dabei ist zu beachten das die ersten Schulungen nicht schon wieder vergessen sind wenn die letzten Mitarbeiter gerade geschult werden. Alles in allem müssen die Schulungen zeitnah zu einem möglichen Go-Live des Freischaltsystems durchgeführt worden sein. Zusätzlich ist aus Erfahrung heraus eine gute Dokumentation der Prozesse in möglichst vielen Varianten notwendig. Durch die demografisch bedingte Zusammensetzung Ihrer Mitarbeiter sollten Sie sowohl papierbasierte Dokumentationen als auch digitale Varianten (wenn möglich mit Videos) zur Verfügung stellen.

Zum Abschluss sollte ein Konzept entwickelt werden welches sicher stellt das bei einer Änderung des zugrundeliegendes Verfahren auch die entsprechenden Dokumentationen angepasst und ausgerollt werden.

Notfallkonzept

Falls Sie sich dazu entscheiden eine digitale Freischaltabwicklung zu implementieren dann müssen Sie sich auch Gedanken darüber machen was passiert wenn das System einmal nicht zur Verfügung steht.

Wie umgehen mit Fehlern im System

Es wird sich nicht vermeiden lassen das in Ihrem Freischaltverfahren oder Freischaltsystem unabhängig von analoger oder digitaler Variante Situationen entstehen die entweder durch einen Fehler aufgetreten oder durch ein nicht konzipiertes Ereignis hervorgerufen werden. Hier sollten Sie entsprechend ein Konzept aufstellen wie mit solchen Sondersituationen umgegangen werden kann. Eines dieser möglichen Konzepte ist das oben bereits erwähnt Notfallkonzept. Weitere Konzepte sollten Sie für den Fall von besonderen Ereignissen erstellen. Hierin könnten Sie zum Beispiel eine Taskforce installieren welche tagen kann und über entsprechende Autorisierung verfügt Anweisungen zu erstellen wie mit der jeweiligen Situation umgegangen werden soll.

Mobile Freischaltabwicklung

Natürlich ist einer der Wünsche für ein potenzielles neues elektronisches Freischaltsystem das ich die entsprechenden Rückmeldungen im System jederzeit und Überall machen kann. Eine mobile Freischaltabwicklung hält einige Hürden bereit. Online oder Offline, dieser kleine Unterschied kann wesentlich die Ausprägung des Systems und dessen Kosten beeinflussen.

Mobile Freischaltabwicklung

Im günstigsten Fall haben Sie bereits eine gute Ausleuchtung Ihres Betriebes mit WLAN und können so eine reine Online Funktionalität implementieren. Oder Sie haben die Möglichkeit eine entsprechende Ausleuchtung herzustellen. Falls unbedingt Offline Funktionalitäten benötigt werden müssen Sie hier ein ausgeklügeltes Konzept erstellen. Es handelt sich immerhin um eine Software bei der es um Arbeitssicherheit geht und alte Informationen sind in diesen Fällen oft gefährdend.

Einbindung externer Dienstleister

In vielen Unternehmen sind mittlerweile viele der Instandhaltungsarbeiten an externe Dienstleister ausgelagert, daher muss bei einem Freischaltverfahren bzw. dessen Umsetzung auch die Einbindung der externen Dienstleister beachtet werden.

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