Effizienz durch Digitalisierung – darum ist in der Freischaltabwicklung ein digitaler Wandel nötig
In zahlreichen Unternehmen laufen die Freischaltprozesse in der Instandhaltung papierbasiert ab. Dies kann zu einigen Ineffizienzen auf monetärer und zeitlicher Ebene führen. Wieso jedoch viele Unternehmen noch auf papierbasierte Abläufe in diesem Bereich bauen, welche Nachteile hierbei genau bestehen und welche Alternativen Sie stattdessen für Ihre Freischaltung nutzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist die Freischaltabwicklung?
Instandhaltungsarbeiten an technischen Objekten erfordern umfangreiche Arbeitsschutzmaßnahmen. Dabei isolieren Freischaltungen technische Objekte elektrisch oder mechanisch. Die Vorkehrungen dieses Vorgangs, einschließlich der vorbereitenden Tätigkeiten, wie z. B. der Beurteilung möglicher Gefährdungen, sind für ein gefahrloses Arbeiten unerlässlich. Dazu richten Sie Sicherheitsmaßnahmen ein, die zeitlich auf die Dauer der Instandhaltungsarbeiten begrenzt sind. Nach dem Arbeitsschluss heben Sie diese Maßnahmen wieder auf, um den Betrieb wieder auf den vorherigen Status zurückzubringen.
Vor- und Nachteile einer papierbasierten Freischaltabwicklung
Trotz zahlreicher digitaler Alternativen nutzen viele Unternehmen für die Abwicklung der Freischaltabwicklung papierbasierte Abläufe – z. B. mithilfe von Freigabescheinen. Was spricht für oder auch gegen diese Variante?
Vorteile
Papierbasierte Prozesse erscheinen auf den ersten Blick benutzerfreundlich. Dies liegt neben der Vertrautheit des Verfahrens oder der intuitiven Bedienung auch an der einfachen Infrastruktur. Somit ist diese Methode einfach durchzusetzen. Darüber hinaus sehen Beteiligte des Papierprozesses diesen aufgrund seiner bisherigen Anwendung und Bekanntheit als bewährte Variante an.
Nachteile
Punkte, die jedoch gegen diese Methode sprechen, sind die Limitationen des Prozesses. Im Zuge der zunehmenden Bedeutung von Nachhaltigkeit weisen papierbasierte Prozesse z. B. aufgrund des hohen Papierverbrauchs Defizite auf. Darüber hinaus bieten solche analogen Prozesse keine Automatisierungsmöglichkeiten. So erhalten Sie keine automatische Rückmeldung, wenn Sie bspw. ein Feld nicht oder falsch ausgefüllt haben.
Weitere Ineffizienzen ergeben sich aus den langen Transportwegen der Dokumente. Je nachdem, wo sich die Dokumente befinden, müssen Sie für eine Freischaltung lange Wege von der Warte bis zum Ablageort zurückgelegen. Der gesamte Prozess kann 20 bis 40 Minuten dauern. Hinzu kommt ein hoher Aufwand für die Archivierung der Dokumente, da jedes verwendete Papier entsprechend archiviert, gelagert und auf Vollständigkeit geprüft werden muss.
Letztendlich ist nicht außer Acht zu lassen, dass die Freischaltabwicklung eine Methode zur Absicherung von potenziell gefährlichen Arbeitsorten ist. Somit haben sämtliche Ineffizienzen, die aus der Nutzung eines papierbasierten Prozesses resultieren, einen direkten Einfluss auf die Arbeitssicherheit Ihrer Mitarbeiter. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich mit digitalen Alternativen zu einem papierbasierten Freischaltprozess auseinanderzusetzen.
Digitale Umsetzungsmöglichkeiten der Freischaltabwicklung
SAP WCM
SAP WCM (Work Clearance Management) ist ein Add-On in SAP für die Freischaltabwicklung, das im SAP-Standard zur Verfügung steht. Allerdings basiert diese Komponente einerseits auf der veralteten UI aus der ECC-Welt und enthält andererseits keine Unterstützung für mobile Geräte. Darüber hinaus sind in den letzten Jahren kaum Neuerungen hinzugekommen.
Alternativen am Markt
Neben SAP WCM gibt es mobile Anwendung mit meist modernen Oberflächen am Markt. Oftmals sind diese Systeme allerdings nicht ins SAP integriert. Das bedeutet, dass hier zusätzliche Stammdaten oder Schnittstellen für eine einheitliche Datenlage notwendig sind. Außerdem müssen Sie hierbei ein zusätzliches System betreiben. Aus diesem Grund müssen Sie sich ggf. mit weiteren Herausforderungen beschäftigen, die keinen SAP-Fokus mehr haben.
mindsquare eWCM
Eine weitere Alternative ist das eigenentwickelte mindsquare eWCM (Extended Work Clearance Management). Hierbei handelt es sich genau wie bei dem SAP WCM um ein Add-On, das vollständig in SAP integrierbar ist. Diese Komponente ist um einige praktische Funktionen ergänzt, die im SAP WCM nicht enthalten sind. Darunter fällt bspw. eine einfache Benutzeroberfläche für Desktop und Mobilgeräte. Zusätzlich ist das mindsquare eWCM webbasiert. Das bedeutet, Sie sind geräteunabhängig und können besonders flexibel arbeiten.
Fazit
Auf den ersten Blick erscheint die papierbasierte Freischaltabwicklung in der Instandhaltung vertraut und anwenderfreundlich. Allerdings birgt sie zahlreiche Nachteile, die sich auf die Arbeitssicherheit Ihrer Mitarbeiter negativ auswirken können. Dazu gehören ein hoher Papierverbrauch, mangelnde Automatisierungsmöglichkeiten und lange Dokumententransferwege. Dies führt zu kosten- und zeitintensiven Ineffizienzen, die durch den Aufwand für die Dokumentenarchivierung verstärkt werden. Daher ist es wichtig, sich mit digitalen Alternativen auseinanderzusetzen. Dazu gehören bspw. SAP WCM oder das mindsquare eWCM. Letzteres bietet als voll in SAP integrierbares Add-On moderne Benutzeroberflächen und webbasierte Flexibilität.
Wenn Sie weitere Fragen zu digitalen Lösungen in Ihrer Freischaltabwicklung haben oder einen Einblick in das mindsquare eWCM erhalten möchten, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
