Björn Lambertz
26. Oktober 2022

SAP PM / SAP EAM

SAP PM (Plant Maintenance), heute integriert in SAP EAM (Enterprise Asset Management), ist ein umfängliches Instandhaltungsmodul. Es beinhaltet alle Funktionalitäten, Tätigkeiten und Maßnahmen, um Arbeits- und Materialaktivitäten zu planen, Instandhaltungsarbeiten durchzuführen und dazugehörige Kosten abzurechnen.

Was ist SAP PM?

SAP PM ist eine in die SAP-Systemlandschaft integrierte Softwarelösung, die es produzierenden Unternehmen ermöglicht, den Ist-Zustand ihrer technischen Anlagen zu überwachen und einen definierten Soll-Zustand aufrechtzuerhalten.

Zentrale Aufgabe von SAP PM ist es, die maximale Verfügbarkeit von Anlagen sicherzustellen und gleichzeitig eine möglichst lange Anlagenlebensdauer zu gewährleisten. So werden zum einen Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert, zum anderen lässt sich die Notwendigkeit, teure Ersatzteile zu beschaffen, vermeiden oder zumindest verzögern.

Instandhaltung nach DIN 31051

SAP PM ermöglicht Unternehmen eine Instandhaltung nach DIN 31051 und umfasst dementsprechend folgende Grundmaßnahmen:

  • Inspektion: Planmäßige Überprüfung und Dokumentation des Ist-Zustands durch Messung, Prüfung und Datenabgleich, Ursachenanalyse von Verschleißerscheinungen und Ableitung notwendiger Maßnahmen.
  • Wartung: Sicherstellung der Funktionsfähigkeit durch Erstellung eines Wartungsplans, Vorbereitung und Durchführung anstehender Wartungen sowie korrekte Dokumentation.
  • Reparatur: Funktionswiederherstellung im Störungsfall durch Auftragserstellung und -dokumentation, Terminplanung, Material- und Personalbereitstellung zur Instandsetzung, abschließende Funktionsprüfung und Abnahme.
  • Verbesserung: Steigerung der Zuverlässigkeit oder Haltbarkeit einer Anlage ohne Veränderung der ursprünglichen Funktion.
Unser E-Book zur Instandhaltung mit SAP PM/EAM

E-Book: Instandhaltung mit SAP PM/EAM

Das Instandhaltungsmodul der SAP PM hilft Ihnen dabei, strategisch wichtige Entscheidungen vorzubereiten, die das Überleben Ihres Unternehmens sichern.

SAP PM in der ERP-Systemlandschaft

In SAP PM können sämtliche Instandhaltungsaufgaben zentralisiert abgebildet und verwaltet werden, wodurch für Anwender weniger Zeitaufwand anfällt als bei anderen Lösungen. Zudem lässt sich die Anwendung mit verwandten SAP-Modulen wie z. B. PP, MM und SD verknüpfen, wodurch Workflows optimiert werden und ein hohes Maß an Transparenz erreicht wird.

Durch die Eingliederung von SAP PM in das S/4HANA-Modul SAP EAM hat sich der Funktionsumfang für die Instandhaltung in der neuen SAP-Produktgeneration zudem noch einmal erweitert: SAP EAM ergänzt bisherige Workflows nun um die Überwachung des gesamten Lebenszyklus von Sachanlagen und bietet zusätzliche Anwendungsmöglichkeiten wie Fernüberwachung, Echtzeitanalysen und Predictive Maintenance auf Basis künstlicher Intelligenz.

Funktionen von SAP PM

SAP PM bietet ein umfangreiches und vielseitiges Spektrum differenzierter Funktionen. Diese reichen bspw. von pragmatischen Alltagsanwendungen wie personalisierte Listen für Wartungstechniker über Möglichkeiten zur allgemeinen Planung und Erfassung von Arbeits- und Materialaktivitäten bis hin zu Optimierungsmaßnahmen durch Archivauswertungen und datengestützte Ressourcenzuweisungen.

SAP PM besteht aus mehreren Submodulen, welche verschiedene Teilbereiche der Instandhaltung abdecken. Zu den wichtigsten Aufgaben zählen

  • die Strukturierung von Anlagen und technischen Objekten,
  • die Verwaltung von Instandhaltungsmeldungen und Arbeitsaufträgen,
  • die Planung und Abwicklung von Instandhaltungsaktivitäten und
  • das operative, dispositive und strategische Instandhaltungscontrolling.

Anlagenstrukturierung

In SAP PM dreht sich alles um Stammdaten, die in zentralen Stammdatentabellen gespeichert und bearbeitet werden. Stammdaten geben Aufschluss über zentrale Anlageninformationen wie z. B. Lokation, Klassenspezifikation, Schaltpläne, Kataloge, Messpunkte und Zählerstände und werden für die Erzeugung von Transaktionen im SAP ERP genutzt. Sie liefern also alle wichtigen Daten für die Anlagenstruktur, welche wiederum die Basis des gesamten SAP PM-Informationssystems darstellt.

Für die sinnvolle Abbildung technischer Anlagen und ihrer Stammdaten bietet SAP PM eine Reihe von Objekten, die als Hilfsmittel zur Anlagenstrukturierung genutzt werden können:

  • SAP Technische Plätze bilden eine mehrstufige Anlagenstruktur ab. Sie stellen meist immobile, funktionale Einheiten dar. Beispiele hierfür sind Prozessanlagen in der Chemie und Pharmazie, Kraftwerke, Gebäude oder Rechnernetzwerke.
  • Referenzplätze dienen als Vorlage, um Strukturen für Technische Plätze zu erzeugen. Sie dienen stets als Referenz und können nicht Teil eines Geschäftsprozesses sein.
  • Equipments stellen einzelne Aggregate mit beweglichem Charakter dar. Beispiele hierfür sind Motoren, Fertigungshilfsmittel, Fahrzeuge oder IT-Inventar.
  • Objektverbindungen zeigen Beziehungen zwischen verschiedenen technischen Objekten wie z. B. Equipments oder Technischen Plätzen auf. Die Summe der Objektverbindungen bildet das sogenannte Objektnetz, mit dem sich eine Anlage horizontal strukturieren lässt. Objektverbindungen dienen der Visualisierung und können nicht Teil eines Geschäftsprozesses sein.
  • Lineare Anlagen sind technische Systeme, deren Eigenschaft sich in verschiedenen Abschnitten ändern kann. Beispiele sind Pipelines oder Straßen- und Schienennetze sowie Überlandleitungen. Lineare Anlagen lassen sich als technische Objekte anlegen.
  • Ein Material stellt einen Objekttyp dar und repräsentiert üblicherweise eine gewisse Anzahl von Objekten eines Typs.
  • Eine Instandhaltungsbaugruppe stellt ein Element dar, das einen Technischen Platz oder ein Equipment strukturiert. Materialien werden für lagerfähige Equipments und Instandhaltungsbaugruppen (IH-Baugruppen) benötigt.
  • Seriennummern beziehen sich auf Einzelstücke und werden immer einer Materialnummer zugeschrieben.
  • Eine Equipmentstückliste beinhaltet eine Liste von Ersatzteilen, die einem Equipment zugeordnet sind.
  • Eine Materialstückliste ist eine Liste von Ersatzteilen, die sich beliebigen Equipments und technischen Plätzen zuordnen lässt.

Bei der Auswahl der Hilfsmittel zur Anlagenstrukturierung gilt der Grundsatz: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Je mehr Hilfsmittel zum Einsatz kommen, desto größer der Aufwand der Stammdatenpflege.

Die Tiefe der Strukturierung richtet sich danach, ob ein Unternehmen eine feine Struktur bis zum letzten Ersatzteil bevorzugt oder lieber nur die ersten drei bis vier Ebenen der technischen Anlagen beschreiben will. Da es hier kein allgemeingültiges Erfolgsrezept gibt, muss jedes Unternehmen seine eigene Strategie erarbeiten.

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Instandhaltungsmeldungen, -aufträge & Rückmeldungen

Bevor es zur eigentlichen Abwicklung einer Instandhaltungsmaßnahme kommt, werden Instandhaltungsmeldungen und Arbeitsaufträge im System erfasst. Meldungen dienen dazu, dass Mitarbeiter über Störfälle berichten und eine Schadensbehebung anfordern können und liefern erste Dokumentation über benötigte Instandhaltungsleistungen.

Anschließend wird ein Instandhaltungsauftrag erstellt. Diese Aufträge ermöglichen eine detaillierte Planung bevorstehender Maßnahmen und eine Verfolgung des Arbeitsfortschritts.

Der Bearbeitungsstand wird zusätzlich mithilfe von Rückmeldungen dokumentiert, welche z. B. verbrauchtes Material und benötigte Zeiten erfassen und zusammen mit dem Instandhaltungsauftrag für die Kostenverrechnung genutzt werden.

Die hier aufgeführten Aktivitäten werden automatisch in einer Instandhaltungshistorie gespeichert und liefern wichtige Daten für zukünftige Auswertungen.

SAP Instandhaltung in der IW28

SAP Transaktion IW28, Meldungsliste

Instandhaltungsabwicklung

Die operative Durchführung der Instandhaltungsaktivität ist die Kernkomponente von SAP PM. Die Lösung bietet Anwendern die Möglichkeit, ein systematisches Instandhaltungsmanagement aufzubauen.

In erster Linie werden dabei Prozesse für vorbeugende und geplante Instandhaltungen definiert, um die Funktionstüchtigkeit von Anlagen langfristig sicherzustellen. Darüber hinaus sollten auch Workflows für ungeplante Instandhaltungen festgelegt werden, damit Reaktionszeiten bei plötzlich auftretenden Störfällen gering bleiben.

  • Vorbeugende Instandhaltungen (Preventive Maintenance) sind wiederkehrende Aufgaben, die mithilfe einer routinemäßigen Wartungsplanung und entsprechenden Arbeitsplänen durchgeführt werden. PM-Features wie eine automatische Terminierung tragen dazu bei, dass planmäßige Arbeiten schnellstmöglich durchgeführt werden können.
  • Geplante Instandhaltungen betreffen bekannte oder zu erwartende Störfälle, die jedoch unregelmäßig auftreten – sie sind somit planbar, aber nicht vorhersehbar. Kommt es zur Meldung eines bekannten Schadens prüft SAP PM die Anforderungen und stellt automatisch einen dazugehörigen Auftrag mit den passenden Arbeitsvorgängen bereit.
  • Ungeplante Instandhaltungen zeichnen sich vor allem durch Sofortinstandsetzungen aus. Diese sind weder planbar noch vorhersehbar und sind z. B. erforderlich, wenn es bei zentralen Produktionslinien zu ungeplanten Stillständen kommt. Nach Eingang der entsprechenden Störmeldung sollte unmittelbar mit der Reparatur begonnen werden, weshalb sich Aufträge zur Sofortinstandsetzung mit SAP PM möglichst einfach gestalten lassen. In diesem Fall können alle Daten zu benötigten Materialien und Personalzeiten über die Nacherfassung zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden.

Mobile Instandhaltung

Ab der SAP ERP Version 6.0 mit Enhancement Package 6 (EHP6) können mobile SAP-Anwendungen direkt an SAP PM angebunden werden. Dadurch lässt sich das Instandhaltungsmanagement hervorragend durch den Einsatz mobiler Endgeräte ergänzen. Instandhalter können auf diesem Wege ortsunabhängig z. B. Aufträge abrufen und bearbeiten, Messwerte erfassen, Mängel vermerken oder den Einbau technischer Objekte noch vor Ort dokumentieren.

Mobile Instandhaltung gewährleistet aufgrund verbesserter Dokumentationsprozesse eine hohe Datenqualität im Instandhaltungsmanagement und sorgt – besonders bei hohen Auftragszahlen –für maßgebliche Zeiteinsparungen und minimale Ausfallzeiten. Darüber hinaus ist die Einführung mobiler Instandhaltungssysteme ein wichtiger Schritt in Richtung Predictive Maintenance.

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Instandhaltungscontrolling

SAP PM ermöglicht eine transparente Kostenüberwachung und Budgetierung von Maßnahmen, Objekten und Zeiträumen. Zudem liefert das Modul nützliche Statistiken und Tools zur Auswertung technischer Daten. Prinzipiell lässt sich das Instandhaltungscontrolling in operatives, dispositives und strategisches Controlling aufteilen.

  • Das operative Controlling beschäftigt sich mit dem Tagesgeschäft. Hier werden etwa Entscheidungen über Wochenprogramme, Auftragsvergaben und Kapazitätsplanungen getroffen.
  • Das dispositive Controlling behandelt mittelfristige taktische Entscheidungen, z. B. Abschlüsse von Dienstleistungsverträgen, Maschinenverschrottung oder allgemeine Maßnahmen zur Störungsvermeidung.
  • Das strategische Controlling kümmert sich um umfangreiche Strukturänderungen wie die Auslagerung oder Wiedereingliederung eines ganzen Aufgabengebiets.

SAP PM stellt Anwendern bereits im Standard verschiedene Listen, Auswertungen und Kennzahlen zur Verfügung. Mithilfe des Logistikinformationssystems können zudem bspw. vorgefertigte Standardanalysen durchgeführt und ein Frühwarnsystem eingerichtet werden.

Integration

Die Offenheit des ERP-Systems ermöglicht, dass sich SAP PM nahtlos in eine bestehende SAP-Infrastruktur integrieren lässt, um mit anderen Modulen zu kommunizieren. SAP PM interagiert u. a. eng mit Modulen wie der Produktionsplanung (SAP PP), der Materialverwaltung (SAP MM) und dem Personalwesen (SAP HCM).

Soll bspw. ein Instandhaltungsauftrag geplant werden, ruft SAP PM die Verfügbarkeit benötigter Ersatzteile aus SAP MM ab. Gleichzeitig erfasst die Komponente mithilfe von SAP HCM, welche Mitarbeiter die entsprechende Qualifikation haben, die geplante Arbeit durchzuführen.

Der interne Datenaustausch sorgt dafür, dass alle Module stets Zugriff auf aktuelle Informationen haben und kann für die Einrichtung automatischer Prozesse genutzt werden: Erkennt z. B. das System in dem oben angeführten Szenario, dass die für den Reparaturauftrag angefragten Ersatzteile nicht vorrätig sind, könnte automatisch eine Bestellanforderung ausgelöst werden.

Dank zahlreicher Schnittstellen können darüber hinaus auch externe Systeme mit SAP PM verknüpft werden: Dazu zählen bspw. geografische Informationssysteme (GIS), Computer Aided Design (CAD) und Systeme zur Überwachungssteuerung und Datenerfassung (SCADA).

SAP PM Integration mit anderen SAP Modulen

SAP EAM & SAP S/4HANA

Hinsichtlich der neuen SAP S/4HANA-Produktgeneration wurde SAP PM vollständig in das neue Modul SAP EAM (Enterprise Asset Management) integriert. Ergänzend zu den bisherigen PM-Prozessen bietet das neue Instandhaltungsmodul einige erweiterte Funktionen, darunter Möglichkeiten zur Fernüberwachung von Sachanlagen, zur Echtzeitanalysen und zur Predictive Maintenance auf Basis von künstlicher Intelligenz.

Bei Predicitve Maintenance handelt es sich um die sogenannte vorausschauende Wartung: Dank KI-Unterstützung und Datenanalyse in Echtzeit erkennt das System benötigte Wartungsarbeiten und sogar anstehende Maschinenausfälle, bevor diese auftreten. Je mehr Daten dem System zur Verfügung gestellt werden, desto höher die Prognosegenauigkeit. Bei sorgfältiger Datenpflege lassen sich somit außerplanmäßige Stillstände auf ein absolutes Minimum reduzieren während gleichzeitig die Anlagenlebensdauer verlängert wird.

Alles in allem sorgt das neue Modul SAP EAM für zusätzliche Optionen zur Optimierung des Instandhaltungsmanagements, insbesondere mit Hinblick auf intelligente Technologien, Automatisierung und die Verarbeitung von Echtzeitdaten.
Für die Instandhaltung unter SAP S/4HANA stehen in SAP EAM insgesamt folgende ergänzende Lösungen kostenpflichtig zur Verfügung, die auch in Kombination miteinander eingesetzt werden können:

  • SAP Asset Intelligence Network: cloudbasierte Datenerfassung und -bereitstellung mit Zugriffsmöglichkeiten für Anlagenhersteller und -betreiber.
  • SAP Asset Strategy and Performance Management: Optimierung von Wartungsstrategien durch Anlagenmessungen.
  • SAP Predictive Maintenance and Service: Proaktive Wartungstools (inklusive Machine Learning und Verarbeitung von Internet of Things-Daten) zum Erkennen, Prognostizieren und Verhindern von Maschinenausfällen
  • SAP Asset Manager: SAP Mobile Apps für Servicetechniker

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SAP PM Best Practices

Grundsätzlich gilt die Faustregel: Halten Sie Ihr System auf dem neuesten Stand, denn nur so sorgen Sie langfristig für dessen Stabilität. Ergänzend dazu finden Sie hier allgemeine Best Practices und Anwendertipps Tipps, um dauerhaft das Beste aus Ihrer SAP PM Einführung herauszuholen:

Kritische Erfolgsfaktoren

Der Erfolg der SAP PM Einführung & Verwendung hängt weitgehend von der Disziplin der Benutzer ab. Diese lässt sich durch unterschiedliche Maßnahmen steigern:

  1. Erstellen von KPIs für die Anlagenwartung: So machen Sie den Fortschritt und den Nutzen des PM messbar und transparent.
  2. Training: Die Mitarbeiter müssen geschult sein um zu sehen, wie die Prozesse in SAP optimal unterstützen können. Wenn die Mitarbeiter verstehen warum sie etwas tun und wie es hilft, werden sie es eher und disziplinierter tun.
  3. Einsatz von Workflows: Verwenden von Workflow-Prozessen zur Automatisierung: Das macht die Prozesse klarer und die nächsten Schritte im System deutlich.
  4. System-Audit: Durchführen von regelmäßigen Systemaudits mit den Key-Usern und Diskussion über Änderungswünsche und Probleme sowie Erfolge mit dem System.
  5. Seien Sie flexibel: Seien Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu verändern: Durch den Einsatz des Systems können häufig Schritte entfallen, die den Prozess leichter und sicherer machen.

Tipps für Anwendergruppen

Die hier beschriebenen Anwendertipps tragen dazu bei, dass ein Unternehmen die gewünschten Ergebnisse aus einer erfolgreichen SAP PM Implementierung erreicht. Die Implementierung der erwähnten Vorschläge erfordert sehr wenig Aufwand und bietet gleichzeitig große Vorteile für die Akzeptanz des Systems.

Die Einführung allein verbessert nicht die Wartungsarbeiten in einer Organisation. Die System-Benutzer müssen verstehen, wie SAP funktioniert und wie es als Werkzeug verwendet werden kann, um Effizienz und Effektivität der Wartung zu verbessern.

  1. Verantwortliche für Wartung und Betrieb sollten das SAP PM als Mittel zur Beschaffung von Metriken und Informationen in Bezug auf die Bereitstellung und Wartung der Anlagenleistung nutzen. Diese können beispielsweise PM-IS Berichte wie MCI5 oder MCI7 nutzen, klassische Listen wie IW28 bearbeiten oder Business Warehouse Analysen fahren. Das Management kann verschiedene Berichte zur Messung und Verbesserung der Ressourcennutzung ausführen und somit eigene Entscheidungsprozesse verbessern.
  2. Verantwortliche für die Produktionsleitung sollten die vorbeugende Wartung vorantreiben. Produktionsplaner können ihre Wartungsplanung und vorbeugende Wartungsplanung mit dem zugehörigen Equipmentstammsatz integrieren. Im Arbeitsauftrag bzw. der Vorgangsliste können Kapazitäten im Vorfeld geplant werden.
  3. Wartungstechniker sollten bei ihrer täglichen Arbeit nur zwei bis drei Transaktionen nutzen müssen, um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können. Dafür empfiehlt sich auch das benutzerspezifische Einrichten von Listvarianten für IW38 / IW28 etc. Persönliche Standardeinstellungen und personalisierte Listen in allen Bereichen für die Dateneingabe reduzieren den Erfassungsaufwand. Techniker sollten in der Lage sein, historische Informationen leicht zu finden, zu überprüfen und zu nutzen.
  4. Der Einkauf ist eng mit der Pflegegruppe integriert. Der Einkauf von Nichtlagerteilen und Dienstleistungen erfordert die Integration mit den Einkaufsprozessen. Hier können Workflow Implementierungen große Auswirkungen auf einen reibungslosen Informationsfluss haben.

Einführung

Weder für die SAP-gestützte Instandhaltung als Ganzes noch für Teilbereiche wie die Anlagenstrukturierung gibt es allgemeingültige Vorlagen, die überall gleich gut funktionieren. Vielmehr muss jedes Unternehmen eine eigene Strategie entwickeln.

Wie viele andere SAP-Lösungen sollte SAP PM weder auf einen Schlag noch zwingend mit der vollen Funktionalität eingeführt werden. Es gilt das Prinzip: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Angesichts der unterschiedlichen Herangehensweisen sollten die Anforderungen dafür in einem Einführungsprojekt erarbeitet werden.

Wir von Maintcare können Ihnen bei der Entscheidung für das in Ihrem Fall am besten passende Vorgehen in Sachen SAP Instandhaltung helfen. Wir strukturieren die Informationen über Ihre Anlagen und erarbeiten mit Ihnen eine langfristige Wartungsstrategie. Dabei orientieren wir uns an den individuellen Gegebenheiten Ihres Unternehmens und Ihren Prozessen.

Unser Fachbereichsleiter Björn Lambertz

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FAQ

Was ist SAP PM?

SAP PM (Plant Maintenance) ist eine Software zur Verwaltung aller Wartungsarbeiten einer Organisation. Sie beinhaltet sämtliche Aktivitäten, einschließlich der Inspektion, Benachrichtigung, Wartung, Reparatur sowie weitere Maßnahmen zur Aufrechterhaltung technischer Anlagen und Maschinen.

Welche Aufgaben und Funktionen hat SAP PM?

Das Modul SAP PM dient zur Automatisierung von Reparaturen und Wartungsarbeiten. Hierfür unterstützt es die Identifizierung von Problemen im SAP-System, die Planung der Arbeits- und Materialaktivitäten sowie die Erfassung und Abrechnung von Kosten. Auf diese Weise können Unternehmen Probleme mühelos identifizieren, dokumentieren, verwalten und EAM für erforderliche Ressourcen durchführen.

Wie können Anwender den Umgang mit SAP PM erlernen?

Das grundlegende Wissen über SAP PM lässt sich eigenständig oder mithilfe eines Tutorials aneignen. Für tiefergehende Kenntnisse sowie fortgeschrittene Szenarien sollten jedoch Schulungen besucht werden. Dort werden neben den wichtigsten Grundlagen spezifische Problemfälle sowie Best Practices behandelt.

Welche Vorteile bietet SAP PM?

SAP PM kann als Datenlieferant für die Optimierung der Instandhaltung angesehen werden. Demzufolge besteht ein Vorteil darin, Wartungsarbeiten frühzeitig zu prognostizieren, damit der Ausfall einer technischen Anlage oder Maschine verhindert werden kann.

Björn Lambertz

Björn Lambertz

Mein Name ist Björn Lambertz und ich bin Senior Vice President IT für Produktion & Logistik bei mindsquare. Seit Jahren bewege ich mich im Instandhaltungsumfeld und möchte meine Erfahrungen und mein Wissen für unsere Kunden einsetzen.

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