So vermeiden Sie Stammdatendubletten im Ersatzteilmanagement
Stammdaten bilden eine wichtige Grundlage, um die Prozesse in Ihrem Ersatzteilmanagement zu automatisieren und effizient zu halten. Dabei schränken Dubletten bzw. doppelte Datensätze die Qualität Ihrer Stammdaten ein und machen somit Ihre Basis unsicher. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Dubletten entstehen, welche Risiken damit verbunden sind und wie Sie diese langfristig vermeiden können.
Wie entstehen Dubletten?
Dubletten sind doppelte Datensätze eines Materials. Hierbei sind z. B. digital verzeichnete Güter unter verschiedenen Bezeichnungen oder Materialnummern vorhanden. Darüber hinaus weisen die jeweiligen Datensätze meistens marginale Unterschiedene auf.
Häufig liegen Dubletten einer Fehlkommunikation zwischen Mitarbeitern, abweichenden Schreibweisen oder unterschiedlichen Benennungen von Materialien zu Grunde. Dazu zählen bspw. versehentliche Neuanlagen bei Aktualisierungen oder Importe aus Alt-Systemen.
Was ist das Problem von Dubletten?
Dubletten beeinträchtigen die Qualität Ihrer Stammdaten und können dabei viele Ineffizienzen verursachen. Gerade bei automatisierten Prozessen kommt einer korrekten Datenbasis eine hohe Bedeutung zu. Wenn Sie bspw. einen automatisierten Bestellprozess nutzen, können fehlerhafte Daten dazu führen, dass Sie Bestellungen beim falschen Zulieferer aufgeben oder die Zahlungsbedingungen nicht korrekt einhalten.
Daneben trägt eine instabile Datenbasis zu fehlerhaften Auswertungen oder Berichten bei. Daraus resultieren häufig eine inkorrekte Entscheidungsgrundlage oder ungenaue Prognosen. Wenn Sie z. B. in Ihrer Instandhaltung den Ausfall von Maschinen oder den Bedarf an bestimmten Ersatzteilen abschätzen, kann dies zu verzerrten Ergebnissen führen.
Außerdem steigt die Anzahl an Dubletten an, wenn Sie Ihre Datenbanken nicht regelmäßig pflegen. Aus diesem Grund ist es besonders empfehlenswert, eine regelmäßige Dublettenprüfung in Ihren Datenbanken durchzuführen.
Wie können Sie Dubletten vorbeugen?
Zur langfristigen Beseitigung von Dubletten sollten Sie Ihr Stammdatenmanagement auf Ihr Ersatzteilmanagement hin auslegen und darauf anpassen. Hierfür müssen Sie als erstes ein sauberes Konzept entwickeln, danach Ihre Stammdaten bereinigen, die richtigen Prozesse implementieren und sich für technische Tools entscheiden.
Konzept entwickeln
Zunächst ist es für nachhaltig korrekte Stammdaten zielführend, ein Konzept für Ihr Stammdatenmanagement zu entwickeln und zu etablieren. Dabei ist es z. B. besonders wichtig, Verantwortlichkeiten zu klären oder Prozesse für die Stammdatenpflege zu entwickeln.
Darüber hinaus ordnen Sie in dem Zuge Werte und Felder Ihren Aufgaben und Anwendungsbereichen zu. Daneben legen Sie fest, welche Felder und Werte Sie wirklich benötigen und welche Anforderungen diese erfüllen müssen.
Stammdaten bereinigen
Bevor Sie Ihre Prozesse implementieren oder Konzepte in die Praxis umsetzen können, ist es notwendig, Ihre Stammdaten zu bereinigen. Dieser Schritt kann sowohl manuell als auch mit technischer Unterstützung erfolgen. Hierfür bieten sich bspw. SAP-Tools wie SAP Master Data Management (MDM), SAP Master Data Governance (MDG) oder die Dublettenprüfung innerhalb von SAP S/4HANA an.
Prozesse implementieren
Nachdem Sie Ihre Stammdaten bereinigt und Dubletten entfernt haben, können Sie mit der Implementierung des Prozesses beginnen. Hierfür weisen Sie Ihre zuständigen Mitarbeiter in den Bereichen des Ersatzteilmanagements, wie u. a. der Instandhaltung, dem Einkauf oder der Logistik, in das neue Konzept ein.
In dieser Phase ist es wichtig, in den entsprechenden Abteilungen ein passendes Change-Management umzusetzen und Schulungen bzw. Infomaterial anzubieten. So erhalten Ihre Mitarbeiter eine Übersicht über die Daten, wichtige Werte und werden in dem Zuge für ein sauberes Stammdatenmanagement sensibilisiert.
Das sollten Sie bei dem Einsatz technischer Tools beachten
Wie bereits im vorangegangenen Schritt dargestellt, bietet sich für die Stammdatenpflege der Einsatz technischer Lösungen, wie SAP Master Data Management (MDM) oder SAP Master Data Governance (MDG), an. Diese sollten jedoch auf das umgesetzte Konzept abgestimmt sein und die Unterstützung Ihrer Prozesse zum Ziel haben. Auf diese Weise entlasten Sie Ihre Mitarbeiter in der täglichen Arbeit von einem Großteil manueller Arbeit, sparen Zeit und steigern die Effizienz.
Fazit
Um die Qualität Ihrer Datenbasis zu sichern, ist ein sauberes Stammdatenmanagement notwendig. Dabei sollten Sie Verantwortlichkeiten klären, Prozesse definieren und die Relevanz Ihrer Felder bestimmen. Vor der Umsetzung des Konzepts ist es wichtig, die bestehenden Stammdaten zu bereinigen, was manuell oder mithilfe von SAP-Tools wie SAP MDM und SAP MDG erfolgen kann. Zusammengefasst unterstützt der Einsatz technischer Lösungen die Prozesse, reduziert den Aufwand und steigert die Effizienz Ihrer Abteilungen im Stammdatenmanagement.
Wenn Sie Hilfe bei der Entwicklung eines Konzeptes oder bei der Auswahl der geeigneten Lösungen für Ihr Stammdatenmanagement benötigen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
