Risikominimierung & Effizienzsteigerung – Vorteile reibungsloser Freischaltabwicklung
In vielen Unternehmen kommen in der Instandhaltung bzw. Freischaltabwicklung papierbasierte Prozesse zum Einsatz. Dies bildet eine unsolide Grundlage, die zu zahlreichen Herausforderungen und weitergehenden Risiken führen kann. Welche genau dazu zählen und welche Vorteile sich andererseits aus einer digitalen Freischaltabwicklung ergeben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Typische Herausforderungen in der Freischaltabwicklung
In der Freischalabwicklung haben viele Unternehmen mit folgenden Problemen zu tun:
- Integration und Zusammenarbeit mit Fremddienstleistern: Obwohl viele Unternehmen Ihre eigene Instandhaltung haben, sind Sie jedoch oft auf externe Spezialunternehmen oder Hersteller zur Reparatur komplexer Anlagen angewiesen. An dieser Stelle besteht oft die Herausforderung, wie das Unternehmen als Auftraggeber diese Fremddienstleister am besten einbindet.
- Fehlende Infrastruktur für mobile Anwendungen: Die Nutzung mobiler Anwendungen ist ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung von Freischaltprozessen. In vielen Unternehmen fehlt jedoch eine entsprechende Infrastruktur. Aus diesem Grund erweist sich die Implementierung und Nutzung von bspw. Apps als problematisch.
- Balance von Sicherheit und Arbeitsdurchführung: Es ist fundamental, eine gesunde Balance zwischen den Sicherheitsmaßnahmen und der Arbeit an der Maschine einzuhalten. Hier gilt es, jeweils einen Mittelweg zu finden, der sowohl produktives Arbeiten als auch umfassende Sicherheitsmaßnahmen ermöglicht.
- Sorgfältige Planung für Freischaltabwicklung und Sicherheit: Trotz des stetigen Wandels der Maschinenlandschaft im Unternehmen nutzen viele Betriebe vorgefertigte Listen zur Planung der Freischaltabwicklung. Dies birgt die Gefahr, dass Änderungen bzw. Freischaltpositionen in der Planungsphase übersehen oder nicht neu eingepflegt werden.
- Faktoren der Arbeitssicherheit: Die Arbeitssicherheit hängt von Maßnahmen der eingesetzten Technik, der Qualifikationen der Mitarbeiter und auch der Organisation ab. Oftmals gibt es bei der Beachtung dieser Faktoren je nach Unternehmen verschiedene Ausprägungen. So kann es z. B. aufgrund mangelnder Organisation zu längeren Wartezeiten für Dienstleister kommen.
- Gesetzliche Compliance-Anforderungen: Viele Unternehmen sind von den gesetzlichen Compliance-Anforderungen abhängig. Im Falle einer Havarie oder eines Zwischenfalls müssen Sie bspw. von der Untersuchungsbehörde eingeforderte Dokumente vorlegen. Hier kann die Suche der entsprechenden Unterlagen bzw. Papiere je nach Sorgfalt in der Archivierung viel Zeit in Anspruch nehmen.
Risiken unbehandelter Herausforderungen in der Freischaltungsabwicklung
Sollten Sie die Herausforderungen in der Instandhaltung bzw. Freischaltungsabwicklung nicht angehen, können daraus weitreichende Folgen resultieren. Dies sind zum einen erhöhte Sicherheitsrisiken durch mangelnde Sicherheitsmechanismen, die im papierbasierten Prozess fehlen. Je nachdem, welche Anlagen Sie in diesem Prozess betreiben, besteht ein hohes Risiko für Unfälle, das es in jedem Fall zu minimieren gilt.
Daneben können Ihre Instandhaltungsprozesse einem Effizienzverlust unterliegen, was bspw. in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern deutlich wird. Hierbei muss der Dienstleister meistens Sicherheitsmaßnahmen anleiten, die die Mitarbeiter des Unternehmens durchführen. Im Falle eines Stillstandes entstehen hierbei durch die Anzahl der Maßnahmen und der damit verbundenen Wartezeiten zeitliche Ineffizienzen.
Des Weiteren besteht in der Freischaltabwicklung oftmals ein hoher Bürokratieaufwand. Darunter fallen die Ermittlung potenzieller Gefahren, die Unterweisung eines Dienstleister oder die Dokumentation. Abhängig davon, wie komplex der Prozess ist und wie gut Sie verwaltungstechnisch aufgestellt sind, kann es hierbei zu erheblichen Ineffizienzen kommen.
Vorteile einer optimierten Freischaltabwicklung
Wenn Sie Ihre Herausforderungen durch die Implementierung eines digitalen Freischaltprozesses in Ihrem Unternehmen angehen, können Sie von einer Reihe von Vorteilen profitieren. In erster Linie verbessern Sie Ihre Sicherheit, den Schutz Ihrer Mitarbeiter und die Compliance. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die digitale Umsetzung eine einfache Anbindung Ihrer Freischaltprozesse an Archivsysteme. So setzen Sie die gesetzlichen Anforderungen einfach und effizient um.
Weitere Effizienzgewinne können Sie durch eine Prozessoptimierung und eine Reduzierung der Arbeitsabläufe erzielen. In dem Zuge sparen Sie kostspielige Stillstandzeiten Ihrer Maschinen ein. Abschließend führen Sie durch die digitale Umsetzung des Freischaltungsprozesses eine umfangreiche Unfallprävention in ggf. besonders gefährlichen Unternehmensbereichen durch. Aus diesen Gründen ist die Nutzung einer reibungslosen Software gerade zum Wohl Ihrer Mitarbeiter und Dienstleister unerlässlich.
Fazit
Zusammenfassend kann eine papierbasierte Freischaltabwicklung zu zahlreichen Herausforderungen in Bezug auf Sicherheit, Effizienz und Bürokratie führen. Da es sich hierbei um fundamentale Prozesse handelt, die die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter gefährden können, tragen diese Ineffizienzen ebenfalls zu einem weitreichenden Gesundheitsrisiko bei.
Die Lösung dieser Herausforderungen liegt in der Implementierung einer digitalen Freischaltabwicklung, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Dazu gehören z. B. eine erhöhte Sicherheit, der Schutz der Mitarbeiter, eine effiziente Anbindung an Archivsysteme oder eine umfassende Prozessoptimierung. Aus diesem Grund ist eine reibungslos funktionierende Software für das Wohlbefinden von Mitarbeitern und Dienstleistern unerlässlich.
Wenn Sie Fragen zu Umsetzungsmöglichkeiten eines digitalen Freischaltabwicklungsprozesses haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
