Digitale Freischaltabwicklung in der Instandhaltung Teil 1: So verzichten Sie auf Papier
In Zeiten der Digitalen Transformation und der Industrie 4.0 werden viele Prozesse papierlos. Obwohl viele Dinge bereits seit Jahren digital funktionieren, trifft man im Arbeitsalltag der Instandhaltung immer noch auf lästige „Zettelwirtschaft“. Wie Sie Ihre Prozesse durch digitale Freischaltabwicklung papierlos gestalten können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Effizienz statt Papierkrieg
In der Instandhaltung gibt es oft ein Ziel: Ausfälle vermeiden und effizient arbeiten. Aus Sicherheitsgründen gibt es in der Instandhaltung Workflows zur Freischaltung: So können Sie an Anlagen und Maschinen erst nach der Gefährdungsbeurteilung und anschließender Freigabe Instandhaltungsarbeiten durchführen und den Regelbetrieb erst nach eindeutiger Beendigung der Instandhaltung wiederherstellen.
Beim Einsatz von analogen – also papierbasierten – Verfahren kann es zu Fehlern bei der Datenübertragung kommen. Außerdem können Sie den aktuellen Status und die Dokumentation der Arbeiten nicht in Echtzeit nachvollziehen. Wird eine Instandhaltung an mehreren Orten ausgeführt, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass alle Personen im gleichen Moment über die gleichen Informationen verfügen. Mit papierbasierten Verfahren besteht zusätzlich auch immer die Gefahr, dass Zettel verloren gehen, beschmutzt oder beschädigt werden.
Wenn Sie den Genehmigungsvorgang dann wieder von vorne starten müssen, kostet das Ihnen viel Zeit und Geld. Sie sind zudem durch das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, alle Unterlagen aufzubewahren, die die Maßnahmen des Arbeitsschutzes dokumentieren. Sollten trotz aller Vorsichtsmaßnahmen doch Unfälle passieren, müssen Sie auch diese unbedingt dokumentieren. Durch den Einsatz von digitalen statt papierbasierten Freischaltprozessen soll der Aufwand reduziert und auch menschlichen Fehlern vorgebeugt werden. Wir zeigen die Möglichkeiten solcher papierloser Verfahren auf.
Die Lösung: Digitale Freischaltabwicklung
Eine digitale Freischaltabwicklung ermöglicht die Digitalisierung des gesamten Freischaltprozesses. Genehmigungen werden dabei organisiert und von dem „Genehmiger“ bis zum „Ausführer“ gesteuert. Dabei können sowohl mobile als auch stationäre Geräte oder Terminals genutzt werden.
Die digitale Freischaltabwicklung ermöglicht Ihnen eine Echtzeit-Übersicht und verkürzt Informationswege. Zu jedem Zeitpunkt sind alle Beteiligten über den aktuellen Status informiert. Kommt es zu Störungen, können die zuständigen Personen direkt alarmiert und Vorgänge abgebrochen oder pausiert werden – die Arbeitssicherheit wird somit sichergestellt. Durch Konfliktprüfungen können zudem kritische Situation (durch parallele Tätigkeiten) im Vorhinein verhindert werden.
Durch eine lückenlose Dokumentation können Sie alle Schritte im System protokollieren und für eine anschließende Analyse nutzen. Dadurch lassen sich kritische Situationen schnell und nachvollziehbar analysieren. Potenzielle Fehlerquellen können Sie in einer Nachbesprechung identifizieren und den Workflow bzw. die Prozesse auf Basis von Praxiserfahrungen verbessern.
Nie wieder Papier? Die Vorteile einer digitalen Freischaltabwicklung im Überblick
Ein System zur digitalen Freischaltabwicklung kann Ihnen dabei helfen, Arbeitsabläufe effizienter und sicherer zu gestalten. Weitere Vorteile sind:
- Kosteneffizienz & Nachhaltigkeit: Druckkosten werden gespart und Änderungen an Vordrucken können direkt im System verbucht werden. Dadurch lassen sich hunderte von Neudrucken vermeiden.
- Sicherheit: Durch die Überwachung in Echtzeit und die Integration in viele Systeme können Unfälle und menschliche Fehler vermieden werden.
- Dokumentation & Sicherstellung: Änderungen und Vorgänge können nachvollzogen und ausgewertet werden. Außerdem wird vorhandenes Wissen konserviert und kann an neue Mitarbeiter weitergegeben werden.
Durch eine digitale Lösung werden die Effizienz und Sicherheit von Instandhaltungsprozessen gesteigert und nicht dem Zufall überlassen. Wie weit sind Sie mit der Digitalisierung Ihrer Instandhaltung?
