Björn Lambertz
 - 14. September 2020

Digitale Freischaltabwicklung in der Instandhaltung Teil 3: Verringern Sie unnötige Wartezeiten

Digitale Freischaltabwicklung in der Instandhaltung: So verringern Sie unnötige Wartezeiten

Freischaltprozesse in der Instandhaltung sind oft ineffizient und langsam – insbesondere analog abgebildete. Dabei ist Zeit bei Instandhaltungsmaßnahmen kostbar, denn jeder Anlagenstillstand kostet Geld und Nerven. Die Lösung: Mit einem System zur digitalen Freischaltabwicklung können Sie unnötige Wartezeiten verringern.

Lange Wege kosten Zeit

Die jeweiligen Maschinen und Anlagen müssen vor der Instandhaltung in der Regel abgeschaltet und besonders gesichert werden. Erst nach Abschluss der Sicherung und der Freigabe kann mit der eigentlichen Instandhaltung begonnen werden. Dafür werden Genehmigungsdokumente verwendet, die von der Schaltzentrale zum Ort der Wartung gelangen müssen.

Industrieanlagen sind oft so weitläufig, dass sie sich über mehrere tausend Quadratmeter erstrecken können. Bei einer analogen Freischaltung kann es passieren, dass Dokumente über lange Wege an die entsprechenden Stellen und zurückgeleitet werden. Die Autorisierungsdokumente werden von A nach B transportiert und die Rückgabeverfahren laufen auf demselben Weg zurück. Obwohl der Prozess möglicherweise freigegeben wurde, kann es einige Zeit dauern, bis die beteiligten Mitarbeiter darüber informiert werden und mit ihrer Arbeit starten.

Wartezeiten durch analoge Verfahren

Werden die Freischaltprozesse analog ausgeführt, z. B. mit Freigabedokumenten in Papierform, gelangen diese von der Schaltzentrale zum Ort der Wartung. Das Problem dabei ist: Ändert sich auch nur ein Detail während des Prozesses, müssen ggf. neue Dokumente erstellt, gedruckt, unterschrieben und überbracht werden.

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Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Prozess in der Instandhaltung beteiligt sind, müssen diese auch informiert werden. Sind die beteiligten Personen mitunter in großen Betriebshallen verteilt, entsteht wiederum Wartezeit. Auch bei Beendigung der Instandhaltung muss die Info zurück an die Schaltzentrale gehen, damit der Produktionsbetrieb wiederhergestellt werden kann. Gerade bei unvorhergesehenen Ausfällen können durch die Wartezeiten deshalb hohe Kosten entstehen.

Digitalisieren spart Zeit

Die Freischaltabwicklung kann mithilfe einer Software komplett digitalisiert werden. Eine digitale Freischaltabwicklung bringt folgende Vorteile:

Übersichtlich und nachvollziehbar

Bei einem digitalen Freischaltsystem kommt oft ein übersichtliches Dashboard zum Einsatz, in dem alle aktuellen Aufträge aufgelistet sind. Kommt es zu einer Störung oder einer Sicherheitsgefährdung, kann über das System in Echtzeit nachvollzogen werden, wer für welche Arbeiten verantwortlich ist. Diese Person kann dann kontaktiert und Arbeitsgenehmigungen ausgesetzt werden. Die Verantwortlichkeiten für alle Prozessbeteiligten sind übersichtlich einsehbar. Dadurch kann effizienter gearbeitet werden – ohne, dass einzelne Beteiligten erst ausfindig gemacht und informiert werden müssen.

Außerdem sind alle beteiligten und autorisierten Mitarbeiter über den aktuellen Status der Instandhaltung informiert. Das heißt, jeder Mitarbeiter weiß zu jedem Zeitpunkt, wie weit der Status ist, wer was zu tun hat und was als nächstes zu tun ist. Sind die Arbeiten abgeschlossen, kann schnell wieder in den Produktionsbetrieb gewechselt werden. Verzögern sich die Arbeiten, sind ebenfalls alle Mitarbeiter informiert.

Wege sparen

Die Kommunikation zwischen den beteiligten Rollen wie Instandhalter und Genehmiger kann durch die digitale Freischaltabwicklung unterstützt oder übernommen werden. Dadurch entfallen lange Wegzeiten, denn die Instandhalter können mit den Genehmigern aus der Schaltzentrale über das System kommunizieren.

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Die Freischaltung wird im System angezeigt und die Mitarbeiter können direkt mit der Wartung beginnen, ohne auf unterschriebene Dokumente warten zu müssen. Sind die Wartungen dann abgeschlossen, kann das an die Vorgesetzten gemeldet werden und der Betrieb kann über das System wieder vollständig freigegeben werden. Da alles digital abgewickelt wird, muss sich niemand auf den Weg machen, um Dokumente zu überbringen.

Das Rad muss nicht neu erfunden werden

Die einmal im elektronischen Freischaltsystem erfassten Informationen werden gespeichert. Bei regelmäßig anfallenden Wartungsaufgaben kann so auf bestehendes Wissen zurückgegriffen werden. Das spart Zeit, denn Best Practices lassen sich direkt umsetzen. Davon profitieren auch unerfahrene Mitarbeiter.

Zeit sparen mit mobiler Freischaltabwicklung

Ein mobiles Freischaltsystem ermöglicht die schnelle Abwicklung von Prozessen. Dabei erledigen die involvierten Personen – ob Genehmiger oder Instandhalter – die Kommunikation während des gesamten Prozesses mobil. Das funktioniert über mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder Laptops. Jeder beteiligte Mitarbeiter ist mit seinem Gerät vernetzt und kann den aktuellen Stand einsehen. Wenn bereits neue Aufträge anstehen, werden die Mitarbeiter über ihre Geräte direkt informiert und können den nächsten Instandhaltungsprozess einleiten. Der Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter sein Gerät bei sich hat und überall erreichbar und einsetzbar ist.

Insgesamt werden durch eine mobile Freischaltabwicklung viele Wege und Wartezeiten zwischen Schaltraum und Messwarte verkürzt. Die Arbeitssicherheit bleibt dabei trotzdem voll oder sogar besser gewährleistet und die Effizienz der Instandhaltung erhöht.

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Mit dem Maintcare eWCM haben wir selbst ein digitales System zur Freischaltabwicklung entwickelt, das bereits bei den ganz großen Playern am Markt im Einsatz ist.

Björn Lambertz

Björn Lambertz

Mein Name ist Björn Lambertz und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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