Björn Lambertz
 - 11. September 2020

Digitale Freischaltabwicklung in der Instandhaltung Teil 2: Dokumentation für Transparenz und Sicherheit

Die digitale Freischaltabwicklung in der Instandhaltung: Erhalten Sie eine Dokumentation

Einige Unternehmen arbeiten bereits mit einer digitalen Freischaltabwicklung. Neben der Einsparung von Papier ist ein weiterer Vorteil, dass Sie wichtige Dokumentationen einfach und nachvollziehbar abspeichern können. Wieso das nützlich ist, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Laut Arbeitsschutzgesetz sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Unterlagen über die Instandhaltung, die Arbeitsschutzmaßnahmen und die Überprüfung dieser zu speichern. Die Dokumentation von Störungen und Störungsbehebungen in der Instandhaltung sind Aufgaben der Betriebsleitung. Auch während der Instandhaltungsmaßnahmen ist eine lückenlose Dokumentation enorm wichtig.

Warum Sie Instandhaltungsmaßnahmen dokumentieren sollten

Durch Instandhaltungsmaßnahmen sind verschiedene Personengruppen betroffen. Die Produktionsmitarbeiter können ihrer Tätigkeit für die Dauer der Wartung normalerweise nicht nachkommen. Außerdem sind Instandhalter und Vorgesetzte, wie z. B. Schichtleiter oder Betriebsleiter, in den Prozess eingebunden. Während der Wartung müssen die Maschinen und Anlagen abgestellt oder entsprechend gesichert werden.

Je nach Gefahrenlage arbeiten die Mitarbeiter in einem Umfeld von Hochspannung, Hitze oder auch Radioaktivität – der Arbeitsschutz hat dabei oberste Priorität. In solchen Situationen muss besonders gewissenhaft gearbeitet werden und die Wartung sollte möglichst schnell, sicher und effizient ablaufen. Nur dadurch kann ein Verletzungsrisiko durch Arbeitsunfälle ausgeschlossen werden.

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Mithilfe von digitalen Freischaltsystemen kann die Instandhaltung von der Planung über die Absicherung und Durchführung bis zur Freigabe nach Vollendung gesteuert werden. Über ein solches System kann die komplette Kommunikation digitalisiert werden und die Maßnahmen somit sicher und fehlerfrei erfolgen. In vielen Industriebetrieben werden noch papierbasierte Freischaltdokumente verwendet.

Solche Verfahren gelten allerdings meist als Zeitfresser, da die Dokumente von der Schaltzentrale zum Ort der Wartung gelangen müssen. Außerdem können Dokumente verloren gehen oder beschmutzt werden, sodass wichtige Informationen fehlen. Wenn es Änderungen geben sollte, kann es außerdem zu Verwechslungen der Dokumente kommen und die Nachvollziehbarkeit ist nicht mehr gewährleistet.

Um in diesen Situationen stets den vollen Überblick zu haben, ist Nachvollziehbarkeit und Transparenz das A und O. Das ist aus folgenden Gründen besonders wichtig:

Erfahrungsaustausch

Wie die digitale Freischaltabwicklung den Erfahrungsaustausch sicherstellt

Erfahrene Kollegen sind oft hilfreich, wenn es um Instandhaltungsmaßnahmen geht, die regelmäßig anfallen. Bei eingehenden Fehlermeldungen wissen die erfahrenen Mitarbeiter oft schon direkt, was zu tun ist. Dieses Wissen – teilweise über Jahrzehnte aufgebaut – ist von hohem Wert. Wenn diese Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht das Know-how mitunter verloren.

Durch die Verwaltung und Konservierung dieses Wissens in einem digitalen System können neue oder unerfahrenere Mitarbeiter profitieren. Zusätzlich können neue Informationen oder Best Practices direkt im System vermerkt werden. Auf Änderungen im Prozess können alle beteiligten Mitarbeiter direkt zugreifen.

Transparenz ermöglichen – lückenlose Dokumentation schaffen

Der Freischaltprozess sowie der gesamte Instandhaltungsprozess sollte lückenlos nachvollziehbar sein. Das ermöglicht anschließend einen Überblick, ob und wie das Verfahren gelaufen ist. Mögliche Fehler können protokolliert und anschließend analysiert werden. Die Ergebnisse solcher Analysen können anschließend verwendet werden, um den Freischalt- und Instandhaltungsprozess noch sicherer und effizienter zu gestalten.

Sicherheit gewährleisten

Die Sicherheit der Mitarbeiter muss während des Einsatzes – besonders bei parallelen Arbeiten – gewährleistet und ständig kontrolliert werden. Eine standhafte Konfliktprüfung ist daher zu jedem Zeitpunkt unabdingbar. Diese Konfliktprüfung kontrolliert in Echtzeit alle (gleichzeitigen) Arbeiten auf einen Blick und prüft auf Zustands- und Zeitfensterkonflikte. Das ist besonders wichtig, wenn z. B. mehrere Personen nacheinander an einer Anlage arbeiten müssen.

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Verzögern sich die Arbeiten des ersten Instandhalters, kann der Nachfolger informiert werden, sodass kein Sicherheitsrisiko durch gleichzeitiges Arbeiten entsteht. Die Kontrolle der laufenden Instandhaltungsmaßnahmen und Freischaltungen wird bei einem digitalen Freischaltsystem über Cockpits, Logbücher und ähnliche Kontroll-Tools ermöglicht. Dadurch können Mitarbeiter bei der nächsten Instandhaltungsmaßnahme auf den vorherigen Ergebnissen aufbauen und profitieren.

Profitieren Sie von Vorteilen eines Reportings

  • Mit einem digitalen Freischaltsystem haben Sie zu jedem Zeitpunkt eine Übersicht und die Kontrolle über die stattfindenden Maßnahmen. Durch ein übersichtliches Cockpit werden Sie über Fehlermeldungen direkt informiert. Nach der Instandhaltung erhalten Sie ein Protokoll über die einzelnen Schritte des Prozesses.
  • Das digitale Freischaltsystem dient außerdem als Wissenssammlung aller Mitarbeiter. Dadurch können Know-how und Erfahrungswerte gesammelt und an unerfahrene Mitarbeiter weitergegeben werden.
  • Das Logbuch zeigt mit einem Klick die letzten Freischaltungen und die zugehörigen Freischaltlisten und Arbeitsaufträge. Dadurch ist das Betriebspersonal immer auf dem neuesten Stand.

Anhand der gesammelten Daten bei der Instandhaltung lassen sich Fehlerkataloge anlegen, in denen Schritte zur Behebung festgehalten werden. Das lückenlose Reporting von Instandhaltungsmaßnahmen sorgt nicht nur für eine effiziente Instandhaltung, sondern unterstützt auch nachhaltig die Stabilität der Anlagen und Maschinen. Dadurch ist zu allen Zeitpunkten die Sicherheit der Mitarbeiter und die Lebensdauer der Maschinen gewährleistet.

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Mit dem Maintcare eWCM haben wir selbst ein digitales System zur Freischaltabwicklung entwickelt, das bereits bei den ganz großen Playern am Markt im Einsatz ist.

Björn Lambertz

Björn Lambertz

Mein Name ist Björn Lambertz und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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