Wie muss eine Arbeitsgenehmigung aussehen?
Eine Arbeitsgenehmigung als zentrales Freischaltdokument sollte von dem Unternehmen, das die Freischaltung erteilt, unter Berücksichtigung individueller Standortbedingungen und -anforderungen entworfen werden.
Gegebenenfalls sind getrennte Freischaltformulare für verschiedene Aufgaben nötig (Warmarbeit, Eindringen in beengte Räume etc.), die sich auf die einzelnen Gefahren und daraufhin ausgerichtete Vorsichtsmaßnahmen fokussieren.
Freischaltdokumente zusammen mit der Zielgruppe erstellen
Das Einbeziehen der Beschäftigten ist ein wesentlicher Schlüssel zur Gestaltung einer funktionierenden Freischaltabwicklung. Aktiver Input von allen Personalgruppen, die mit Freischaltdokumenten/-formularen arbeiten, ist erforderlich, um sicherzustellen, dass sie den Einsatz des Freischaltsystems korrekt widerspiegeln und ihren Hauptzweck erfüllen: eine klare und genaue Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien unterstützen.
Regeln für eindeutige Freischaltformulare
Dafür empfehlen sich folgende Regeln:
- Kurze und bündige Sätze
- Klare Formulierung: Wer macht wann was?
- Farbkodierung (z.B. zur Veranschaulichung einzelner Rollen)
- Verwendung des Präsens
- Keine Schriftgrößen unter 8 Punkte
- Einzelne Schritte in der Abfolge nennen, in der sie ausgeführt werden sollen
- Einfache Querverweise – verwandte Informationen bündeln
- Freiräume im Text nutzen (Unordnung vermeiden)
- Sparsamer Einsatz von Großschreibung als Mittel der Betonung
- Ausreichend Platz für Beschreibungen lassen (z.B. für die Auflistung der beteiligten Bereiche, Gefahren und Vorsichtsmaßnahmen) mit Angabe des erforderlichen Detaillierungsgrades
- Quantitative (Grenz-)Werte – eine Angabe wie: „xyz darf kritisches Niveau nicht überschreiten“ genügt nicht
Wesentliche Bestandteile einer Arbeitsgenehmigung
Die folgende Auflistung stellt die wesentlichen Elemente dar, die eine Arbeitsgenehmigung enthalten sollte. Unterschriften sollten datiert und zeitlich festgelegt werden:
- Titel
- Nummer der Freischaltung
- Referenzen zu anderen Freischaltungen
- Ort der Arbeitsausführung
- Identifizierung der Anlage
- Beschreibung der auszuführenden Tätigkeit und ihrer Limitierungen
- Identifikation der Gefahren (inklusive verbleibender Gefahren und solchen mit der Tätigkeit verbundenen
- Sicherheitsmaßnahmen und Vorkehrungen für den Notfall
- Schutzausrüstung
- Unterschriebene Bestätigung der ausstellenden Stelle darüber, dass Freischaltungen vorgenommen und Sicherheitsmaßnahmen getroffen wurden, es sei denn, diese können nur während der Arbeit getroffen werden.
- Datum und Uhrzeit der Freischaltung.
- Bei Arbeiten mit hoher Gefährdung weitere Unterschrift des Genehmigers.
- Abnahmeunterschrift zur Bestätigung, dass die durchzuführenden Arbeiten, damit verbundene Gefahren und die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen verstanden und an alle Instandhalter kommuniziert wurden.
- Übergabeverfahren bei Verlängerung oder Schichtwechsel: Unterschriften, die die Überprüfung der Sicherheit der Anlage bestätigen und dass neue Betriebsverantwortliche und Instandhalter sich über Gefahren/Sicherheitsmaßnahmen vollständig im Klaren sind.
- Rückgabeverfahren: Unterschrieben vom Instandhalter und des Betriebsverantwortlichem, die die durchgeführten Arbeiten und den Status der Anlage als bereit für Test- und Wiederinbetriebnahme bescheinigen.
- Stornierung/Zertifizierung der geprüften Arbeiten und Wiederinbetriebnahme der Anlage.
Fazit
Ob das Freischaltdokument papierbasiert oder elektronisch vorliegt, ist nicht relevant – wichtig ist, dass die jeweilige Verwendung und Art der Arbeitserlaubnis jeder Person verständlich ist, die sich mit einer potenziell gefährlichen Tätigkeit befasst.
Im Interesse einer branchenübergreifend konsistenten Darstellungsweise (oder für die Verwendung von nichtstationärem Instandhaltungspersonal, das an vielen verschiedenen Orten im Einsatz ist) wird die Verwendung der drei Primärfarben Blau, Rot oder Gelb empfohlen.
