Geplante Instandsetzung mit SAP in 5 Schritten
Der Geschäftsprozess der Instandhaltung gliedert sich im SAP auf in die geplante Instandsetzung, die Sofortinstandsetzung und die vorbeugende Instandhaltung, welche wiederum zeitabhängig, leistungsabhängig oder zustandsabhängig geplant werden kann.
Dieser Artikel beschäftigt sich mit der geplanten Instandsetzung in SAP PM bzw. SAP EAM. Bei der geplanten Instandsetzung sind die für die Instandhaltungsmaßnahme benötigten Ressourcen im Vorfeld planbar. Dies umfasst z. B. Arbeitsplätze, Materialen und Fremdfirmen. Die Instandhaltungsmaßnahme ist also geplant, bevor der Bedarf der eigentlichen Instandhaltung eintritt.
Beispiele für die geplante Instandsetzung:
- Anbringen einer neuen Dichtung an einem Pumpengehäuse
- Erneuerung der Hubkette an einem Flurförderfahrzeug
- Austausch einer Tür in einem Gebäude
- Wechseln eines Überdruckventils an einer Anlage
- Schleifen eines Messmittels
Im Folgenden wird der Standard-Prozess für die geplante Instandsetzung in 5 Schritten erläutert. Des Weiteren werden die wichtigsten Bestandteile und Aufgaben im SAP PM vorgestellt.
Der Standard-Prozess in SAP in 5 Schritten
Die SAP bietet einen Standardprozess an, um die geplante Instandsetzung mit SAP abzubilden. Dabei können die einzelnen Schritte auch zusammenfließen oder partiell entfallen oder erweitert werden. Beispielsweise ist die Einbindung der Aufträge für die reine Instandhaltungsabwicklung nicht notwendig. Die Aufträge werden dann wichtig, wenn es um die Themen Kosten und Controlling geht.
Geplante Instandsetzung in SAP
Schritt 1: Erfassung der Meldung
Mithilfe von Meldungen werden Ausnahmezustände von Objekten beschrieben, die entsprechenden Maßnahmen angefordert und die durchgeführten Arbeiten dokumentiert. Somit können Ausnahmezustände bzw. die daraus folgenden Tätigkeiten langfristig auswertbar gemacht werden. Die unterschiedlichen Meldungen können über die Transaktion IW21 angelegt werden.
Störmeldungen, Tätigkeitsmeldungen und Instandhaltungsanforderungen können auch direkt über die Transaktionen IW24, IW 25 und IW26 erzeugt werden. Andere Möglichkeiten zur Erfassung von Meldungen sind bspw. vorgelagerte Systeme, welche die entsprechenden Meldungen über Schnittstellen im SAP automatisch anlegen. Neben den drei aufgeführten Meldungsarten können auch selbst definierte Meldungen angelegt werden. In den Meldungen ist es möglich, Informationen wie z. B. Bezugsobjekt, Standort, Zuständigkeit und Garantie zu hinterlegen. Die Angabe eines Bezugsobjektes ist allerdings kein Muss. Als Druckausgabe kann zwischen Meldungs-, Tätigkeits- und Ausfallberichten gewählt werden.
Anlegen einer Meldung in der Transaktion IW21
Schritt 2: Auftragseröffnung
Nachdem die Meldung erfasst wurde, kann ein Instandhaltungsauftrag aus dieser erzeugt werden. Dafür stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
- Auftragseröffnung auf Basis einer Meldung (IW21 oder IW22)
- Auftragseröffnung mit nachträglicher Meldung (IW31)
- Bündeln mehrerer Meldungen zu einem Auftrag (IW28)
- Direkte Eröffnung eines Auftrags mit oder ohne Meldung (IW34 oder IW31)
Zu einem Auftrag werden Vorgänge angelegt. Diese Vorgänge beschreiben die Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag durchgeführt werden. Zu jedem Vorgang kann das geplante Arbeitsvolumen und die geschätzte Dauer angegeben werden. Beide Werte werden entsprechend für die Kapazitätsplanung und Terminierung benutzt. Bezieht sich ein Auftrag nicht nur auf ein Objekt sondern auf mehrere Objekte, können diese über die Objektliste im Auftrag gepflegt werden.
Bei der Planung des Materials muss zwischen Lager- und Nichtlagermaterial unterschieden werden. Dementsprechend ändert sich der Prozessablauf und buchhalterisch wird entweder ein Warenausgang oder -eingang gebucht. Zusätzlich müssen bei der Planung der Instandhaltung auch Fertigungshilfsmittel berücksichtigt werden. Diese werden im Gegensatz zu Materialien nicht verbraucht, sondern lediglich genutzt und nach Benutzung wieder zurückgegeben. Fertigungshilfsmittel können in Material, Dokument und Equipment unterteilt werden.
Anlegen eines Instandhaltungsauftrags in der Transaktion IW31
Schritt 3: Steuerung
Im Anschluss wird der Auftrag in der Transaktion IW32 hinsichtlich Kapazität und Verfügbarkeit geprüft, um eine unproblematische Durchführung sicherzustellen. Beim Kapazitätsabgleich wird das geplante Arbeitsvolumen dem Kapazitätsangebot gegenübergestellt. Wenn das Kapazitätsangebot nicht ausreicht, können die Aufträge bspw. terminlich verschoben oder extern vergeben werden. Bei der Verfügbarkeitsprüfung wird überprüft, ob die Materialien und Fertigungshilfsmittel in der notwendigen Menge vorhanden sind. Sind die Prüfungen erfolgreich, kann der Auftrag freigegeben werden. Anschließend ist die Druckausgabe des Auftrags möglich. Ferner werden mit diesem Status Reservierungen wirksam und Rückmeldungen sowie Warenbewegungen können gebucht werden.
Freigabe des Auftrags in der Transaktion IW32 mithilfe des Flaggen-Symbols
Schritt 4: Durchführung
In diesem Schritt werden die eigentlichen Instandhaltungstätigkeiten durchgeführt. Geplante und ungeplante Materialbewegungen können auf den Instandhaltungsauftrag gebucht werden. Materialentnahmen können wie gewohnt über die Transaktion MIGO durchgeführt werden. Ungeplante Materialentnahmen sind oftmals unumgänglich, weil der Instandhaltungsprozess per se nicht ganzheitlich planbar ist und der Materialbedarf gelegentlich erst der Durchführung deutlich wird. In der Transaktion IW13 kann über den Materialverwendungsnachweis überprüft werden, welche Materialbewegungen geplant und ungeplant waren.
Materialverwendungsnachweis in der Transaktion IW13
Schritt 5: Abschluss
Nachdem die notwendigen Tätigkeiten durchgeführt wurden, kann die entsprechende Zeitrückmeldung durchgeführt werden. Für die Zeitrückmeldung steht bspw. die Transaktion IW41 (Einzelrückmeldung) oder die Transaktion IW44 (Sammelzeitrückmeldung) zur Verfügung. Informationen wir Schadensursachen, Ausfallzeiten und Zählerstände können über eine technische Rückmeldung erfasst werden.
Wenn der Auftrag technisch abgeschlossen wurde, werden offene Bestellanforderungen und Reservierungen gelöscht. Ebenso werden offene Kapazitäten abgebaut. Zeitrückmeldungen und Waren- bzw. Rechnungseingänge können allerdings weiterhin erfasst werden. Abschließend kann der Auftrag kaufmännisch abgeschlossen werden. Ist der entsprechende Status gesetzt, können Zeitrückmeldungen sowie Waren- und Rechnungseingänge nicht mehr gebucht werden. Alle Rückmeldungen und Abschlüsse können über die Transaktion IW32 durchgeführt werden.
Zeitrückmeldung in der Transaktion IW41
Zusammenfassung
In diesem Artikel wurden die 5 Standard-Prozessschritte für die geplante Instandsetzung erklärt und erläutert, wie diese im SAP PM umgesetzt werden können. Zu Beginn wird ein Missstand als Meldung erfasst. In dieser Meldung werden alle notwendigen Informationen abgelegt. Auf Basis dieser Meldung kann anschließend ein Instandhaltungsauftrag angelegt werden.
Bevor dieser Instandhaltungsauftrag freigegeben und somit durchgeführt werden kann, werden die erforderlichen Materialien und Ressourcen hinsichtlich ihrer Verfügbarkeit überprüft. Nachdem die eigentliche Instandsetzung durchgeführt wurde, werden die Zeiten rückgemeldet. Technische Informationen wie z. B. Zählerstände können in Form einer technischen Rückmeldung erfasst werden. Abschließend wird der Auftrag technisch und kaufmännisch abgeschlossen.
