Optimieren Sie Ihren Freischaltprozess mit digitalen Unterschriften
Gibt es in Ihrem Betrieb einen Freischaltprozess, der noch analoge Unterschriften erfordert? Das kann wertvolle Zeit kosten und für Probleme bei der Dokumentation sorgen! Lassen Sie uns ein kurzes Beispielszenario betrachten, um zu sehen, wie Sie durch SAP eWCM von Maintcare mit digitalen Unterschriften Ihre Prozesse unterstützen und verbessern können.
Ausgangslage: Benötigte Arbeitsfreigabe
Stellen Sie sich das folgende Problem vor: Ein kritischer Anlagenteil ist ausgefallen, die Produktion steht still. Bevor die Instandhalter die Maschine reparieren können, muss aufgrund potenzieller Gefährdungen eine Arbeitsfreigabe erfolgen – der entsprechende Schein muss aber erst vom Meister unterschrieben werden.
Nun gibt es zwei Möglichkeiten:
- Entweder warten Sie, bis einer der Instandhalter die Unterschrift beim Meister einholen kann,
- oder Sie lassen sich vom Meister telefonisch bestätigen, dass die Freigabe erfolgen kann, und er eine Unterschrift nachreicht.
Potentieller Zeitverlust bei analogem Vorgehen
Beide Varianten bringen Nachteile mit sich: Wenn der Instandhalter erst die Unterschrift einholen muss, kann das bei einem großen Werksgelände entscheidende Zeit kosten – Zeit, die durch eine digitale Unterschrift direkt in die Reparatur der Maschine fließen könnte.
Dateninkonsistenzen bei telefonischer Bestätigung
Bei einer telefonischen Bestätigung hingegen kann der Instandhalter direkt loslegen, aber wie häufig wird hinterher vergessen, die Unterschrift nachzutragen? Das passiert oft, wenn der Instandhalter beispielsweise direkt nach erfolgter Reparatur den nächsten Auftrag erledigen muss.
Mit digitalen Unterschriften wichtige Zeit sparen
Mit der digitalen Unterschrift direkt im SAP-System gibt es eine dritte Variante, mit der beide Nachteile vermieden werden:
Übersicht über alle offenen Arbeitsfreigaben
Wenn Sie ein digitales Freischaltsystem wie das ins SAP integrierte eWCM von Maintcare einsetzen, verfügt der Betriebsmeister in seinem Cockpit über eine Übersicht aller offenen Arbeitsfreigaben. Diese kann er nun aus dem Cockpit heraus unterschreiben – im System wird dazu der SAP-User, mit dem die Unterschrift getätigt wurde, sowie Datum und Uhrzeit gespeichert. Damit ist einwandfrei nachweisbar, dass die Arbeitsfreigabe genehmigt wurde.
Revisionssicherheit festigen und Dokumentationspflicht erfüllen
Ein weiterer Vorteil dieser digitalen Unterschrift ist, dass auch der Stand der Arbeitsfreigabe bei Unterschrift sowie danach erfolgte Änderungen im System erfasst werden. Dadurch ist die Revisionssicherheit gegeben und die Dokumentationspflicht in Hinsicht auf die Genehmigung durch den Betriebsmeister erfüllt.
Potenzierung der Zeitersparnis bei zunehmenden Instanzen
Natürlich gilt dies in ähnlicher Form für alle in Ihrem Freischaltprozess beteiligten Instanzen: Auch die Unterschriften des Betriebsleiters, des Schichtführers, und aller weiteren beteiligten Personen lassen sich im SAP abbilden. Je mehr Instanzen die Freigabe genehmigen müssen, umso größer ist die Zeitersparnis, wenn Sie analoge Unterschriften vermeiden.
Arbeitsfreigaben organisieren: So liegt der Freigabeschein immer fristgerecht vor
Auch bei Arbeitsfreigaben für geplante Wartungen kann die digitale Unterschrift ihre Stärken ausspielen. Wird die Arbeitsfreigabe in Ihrem Betrieb direkt vor Beginn der Wartung erstellt und genehmigt, kann es zu denselben Herausforderungen wie in dem oben beschriebenen Szenario kommen. Wird die Freigabe hingegen im Vorhinein erstellt und unterschrieben, ist nicht garantiert, dass der Freigabeschein zu Beginn der Wartung auch wirklich vorliegt.
Übersicht und Priorisierung für ausstehende Freigaben schaffen
Vielleicht wurde der Schein bereits ausgefüllt, aber liegt noch zur Unterschrift beim Betriebsmeister – bei großen Mengen an Arbeitsfreigaben ist der resultierende Papierstapel kaum zu überblicken. Bei großen Stapeln an Freigabescheinen ist zudem nicht ersichtlich, welche Freigaben in nächster Zeit erfolgen müssen, wenn Sie nicht durchgängig eine chronologische Sortierung vornehmen, die wiederum Zeit kostet.
Stati von Freigaben einsehen
Bei digital unterschriebenen Arbeitsfreigaben hingegen hat der Betriebsmeister direkt im Blick, welche Freigaben für Wartungen zum Beispiel am nächsten Tag unterschrieben werden müssen. Außerdem kann die Instandhaltung einsehen, ob eine Freigabe bereits genehmigt wurde oder nicht – fehlt die Genehmigung noch, genügt ein kurzer Anruf und die Unterschrift ist geleistet.
Umsetzung mit eWCM
Digitale Unterschriften sind nur ein Vorteil des eWCM von Maintcare. Das eWCM integriert sich in die bestehende SAP-Landschaft und bildet Ihren Freischaltprozess digital ab. Dadurch wird der Prozess für alle Beteiligten einfach ersichtlich gemacht. Dabei werden Sie von intuitiven Benutzeroberflächen in Ihrer Arbeit unterstützt.
Konnte ich Sie für die Vorteile einer Freischaltabwicklung mit digitalen Unterschriften begeistern? Hier finden Sie mehr Informationen zu unserem digitalen Freischaltsystem.
