Alexander Lukas
 - 10. Januar 2020

Optimieren Sie Ihren Freischaltprozess mit digitalen Unterschriften

Mit SAP eWCM digitale Unterschriften m├Âglich machen.

Gibt es in Ihrem Betrieb einen Freischaltprozess, der noch analoge Unterschriften erfordert? Das kann wertvolle Zeit kosten und f├╝r Probleme bei der Dokumentation sorgen! Lassen Sie uns ein kurzes Beispielszenario betrachten, um zu sehen, wie Sie durch SAP eWCM von Maintcare mit digitalen Unterschriften Ihre Prozesse unterst├╝tzen und verbessern k├Ânnen.

Ausgangslage: Ben├Âtigte Arbeitsfreigabe

Stellen Sie sich das folgende Problem vor: Ein kritischer Anlagenteil ist ausgefallen, die Produktion steht still. Bevor die Instandhalter die Maschine reparieren k├Ânnen, muss aufgrund potenzieller Gef├Ąhrdungen eine Arbeitsfreigabe erfolgen ÔÇô der entsprechende Schein muss aber erst vom Meister unterschrieben werden.

Nun gibt es zwei M├Âglichkeiten:

  • Entweder warten Sie, bis einer der Instandhalter die Unterschrift beim Meister einholen kann,
  • oder Sie lassen sich vom Meister telefonisch best├Ątigen, dass die Freigabe erfolgen kann, und er eine Unterschrift nachreicht.

Potentieller Zeitverlust bei analogem Vorgehen

Beide Varianten bringen Nachteile mit sich: Wenn der Instandhalter erst die Unterschrift einholen muss, kann das bei einem gro├čen Werksgel├Ąnde entscheidende Zeit kosten ÔÇô Zeit, die durch eine digitale Unterschrift direkt in die Reparatur der Maschine flie├čen k├Ânnte.

Dateninkonsistenzen bei telefonischer Best├Ątigung

Bei einer telefonischen Best├Ątigung hingegen kann der Instandhalter direkt loslegen, aber wie h├Ąufig wird hinterher vergessen, die Unterschrift nachzutragen? Das passiert oft, wenn der Instandhalter beispielsweise direkt nach erfolgter Reparatur den n├Ąchsten Auftrag erledigen muss.

Digitale Freischaltabwicklung eWCM

SAP WCM - elektronische Freischaltabwicklung

Das eWCM (extended Work Clearance Management) des Fachbereichs maintcare sorgt f├╝r die einfach sichere Organisation und Durchf├╝hrung Ihrer Instandhaltungsma├čnahmen. In ├╝bersichtlichen Cockpits behalten Sie stets den ├ťberblick ├╝ber Ihre freigaberelevanten Instandhaltungsma├čnah ...

Mit digitalen Unterschriften wichtige Zeit sparen

Mit der digitalen Unterschrift direkt im SAP-System gibt es eine dritte Variante, mit der beide Nachteile vermieden werden:

├ťbersicht ├╝ber alle offenen Arbeitsfreigaben

Wenn Sie ein digitales Freischaltsystem wie das ins SAP integrierte eWCM von Maintcare einsetzen, verf├╝gt der Betriebsmeister in seinem Cockpit ├╝ber eine ├ťbersicht aller offenen Arbeitsfreigaben. Diese kann er nun aus dem Cockpit heraus unterschreiben ÔÇô im System wird dazu der SAP-User, mit dem die Unterschrift get├Ątigt wurde, sowie Datum und Uhrzeit gespeichert. Damit ist einwandfrei nachweisbar, dass die Arbeitsfreigabe genehmigt wurde.

Revisionssicherheit festigen und Dokumentationspflicht erf├╝llen

Ein weiterer Vorteil dieser digitalen Unterschrift ist, dass auch der Stand der Arbeitsfreigabe bei Unterschrift sowie danach erfolgte Änderungen im System erfasst werden. Dadurch ist die Revisionssicherheit gegeben und die Dokumentationspflicht in Hinsicht auf die Genehmigung durch den Betriebsmeister erfüllt.

Potenzierung der Zeitersparnis bei zunehmenden Instanzen

Nat├╝rlich gilt dies in ├Ąhnlicher Form f├╝r alle in Ihrem Freischaltprozess beteiligten Instanzen: Auch die Unterschriften des Betriebsleiters, des Schichtf├╝hrers, und aller weiteren beteiligten Personen lassen sich im SAP abbilden. Je mehr Instanzen die Freigabe genehmigen m├╝ssen, umso gr├Â├čer ist die Zeitersparnis, wenn Sie analoge Unterschriften vermeiden.

Arbeitsfreigaben organisieren: So liegt der Freigabeschein immer fristgerecht vor

Auch bei Arbeitsfreigaben f├╝r geplante Wartungen kann die digitale Unterschrift ihre St├Ąrken ausspielen. Wird die Arbeitsfreigabe in Ihrem Betrieb direkt vor Beginn der Wartung erstellt und genehmigt, kann es zu denselben Herausforderungen wie in dem oben beschriebenen Szenario kommen. Wird die Freigabe hingegen im Vorhinein erstellt und unterschrieben, ist nicht garantiert, dass der Freigabeschein zu Beginn der Wartung auch wirklich vorliegt.

├ťbersicht und Priorisierung f├╝r ausstehende Freigaben schaffen

Vielleicht wurde der Schein bereits ausgef├╝llt, aber liegt noch zur Unterschrift beim Betriebsmeister ÔÇô bei gro├čen Mengen an Arbeitsfreigaben ist der resultierende Papierstapel kaum zu ├╝berblicken. Bei gro├čen Stapeln an Freigabescheinen ist zudem nicht ersichtlich, welche Freigaben in n├Ąchster Zeit erfolgen m├╝ssen, wenn Sie nicht durchg├Ąngig eine chronologische Sortierung vornehmen, die wiederum Zeit kostet.

Stati von Freigaben einsehen

Bei digital unterschriebenen Arbeitsfreigaben hingegen hat der Betriebsmeister direkt im Blick, welche Freigaben f├╝r Wartungen zum Beispiel am n├Ąchsten Tag unterschrieben werden m├╝ssen. Au├čerdem kann die Instandhaltung einsehen, ob eine Freigabe bereits genehmigt wurde oder nicht ÔÇô fehlt die Genehmigung noch, gen├╝gt ein kurzer Anruf und die Unterschrift ist geleistet.

Umsetzung mit eWCM

Digitale Unterschriften sind nur ein Vorteil des eWCM von Maintcare. Das eWCM integriert sich in die bestehende SAP-Landschaft und bildet Ihren Freischaltprozess digital ab. Dadurch wird der Prozess f├╝r alle Beteiligten einfach ersichtlich gemacht. Dabei werden Sie von intuitiven Benutzeroberfl├Ąchen in Ihrer Arbeit unterst├╝tzt.

Konnte ich Sie f├╝r die Vorteile einer Freischaltabwicklung mit digitalen Unterschriften begeistern? Hier finden Sie mehr Informationen zu unserem digitalen Freischaltsystem.



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