Björn Lambertz
15. September 2021

Arbeitsfreigabe

Um in einem Unternehmen Inspektionen, Wartungen oder Reparaturen an mechanischen oder elektrischen Betriebsmitteln durchführen zu können, müssen gewisse Arbeitsschutzregeln eingehalten werden. Prozesse zur Arbeitsfreigabe unterstützen die Organisation vorgeschriebener Sicherheitsvorkehrungen bei potenziell gefährlichen Arbeiten. Arbeitsfreigaben gewährleisten, dass angeordnete Tätigkeiten erst dann ausgeführt werden, wenn ein Verantwortlicher die ausdrückliche Erlaubnis dafür erteilt.

Was ist eine Arbeitsfreigabe?

Arbeitsfreigaben sind ein essenzieller Teil von Genehmigungs- und Freischaltprozessen, die bei potenziell gefährlichen Arbeiten z. B. in kerntechnischen Anlagen, in Bereichen mit Brand- und Explosionsgefahr, mit biologischen Arbeitsstoffen oder in engen Räumen gesetzlich vorgeschrieben sind. Damit die Sicherheit von Angestellten während des gesamten Zeitraums der auszuführenden Tätigkeit gewährleistet wird, muss ein festgelegter Ablauf zur Gefahrenbeurteilung und Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen befolgt werden.

Arbeitsfreigaben dienen zur Strukturierung dieses Verfahrens: Erst wenn eine ablaufgemäße Maßnahme abgeschlossen und vom zuständigen Personal kontrolliert und unterzeichnet wurde, wird eine Arbeitsfreigabe als Erlaubnis für die nachfolgende Tätigkeit erteilt. So wird für die größtmögliche Sicherheit gesorgt, indem angeforderte Arbeiten nacheinander und mit dazwischenliegenden Kontrollen durchgeführt werden.

Der Ablauf selbst ergibt sich aus einem Arbeitsfreigabesystem, das eigens dafür genutzte Dokumente einsetzt. An zentraler Stelle steht dabei das Dokument der Arbeitsgenehmigung: Dieses strukturiert allgemeine Arbeitsfreigaben und umfasst ggf. weitere spezifische Erlaubnis- oder Freigabescheine (bspw. Befahrerlaubnis, Heißarbeitsschein, etc.), die ergänzend ausgestellt werden müssen. Je nach anstehenden Tätigkeiten werden also entsprechende Formulare ausgefüllt, die auf den Formblättern festgelegten Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt und anschließend die jeweiligen Arbeitsfreigaben erteilt.

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Prozesse zur Arbeitsfreigabe im Detail

Arbeitsfreigaben sind erforderlich bei

  • Arbeiten (insb. Schweißen) in Behältern & engen Räumen
  • Arbeiten mit Absturzgefahr
  • Erprobung technischer Großanlagen
  • Heißarbeiten (insb. in brand- oder explosionsgefährdeten Bereichen oder an geschlossenen Hohlkörpern)
  • Arbeiten in gasgefährdeten Bereichen
  • dem Umgang mit Gefahrstoffen wie Chemikalien, Strahlungsquellen & Sondermüll
  • Arbeiten mit biologischen Arbeitsstoffen der Risikostufe IV
  • Durchführung von Gasdruckproben und Dichtigkeitsprüfungen an Behältern
  • Arbeiten an offenen Einfüllöffnungen von Ballenpressen mit Stetigförderern
  • Hebezeugarbeiten mit fehlender Sicht auf die Last
  • Spreng- & Abrissarbeiten
  • Fällen von Bäumen
  • Arbeiten im Gleisbereich während des Bahnbetriebs
  • dem Einsatz bei der Feuerwehr
  • Vortriebsarbeiten im Tunnelbau
  • Dienstleistungen an Personen, die sich tätlich dagegen wehren
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Ablauf eines Freigabeprozesses

Für die Durchführung solcher und ähnlicher Arbeiten wird ein Prozess angestoßen, der eine Art Vertrag zwischen Auftraggeber (z. B. Anlagenbetreiber) und Auftragnehmer (z. B. Instandhalter oder externer Kontraktor) darstellt und grundsätzlich folgendermaßen abläuft.

  1. Anforderung einer Arbeitsfreigabe: Der Auftraggeber beantragt eine Arbeitsfreigabe, indem er ein Formular oder eine Checkliste ausfüllt, die den Umfang der anstehen Arbeiten definiert.
  2. Gefährdungsbeurteilung: Anlagenbetreiber stellen orts-, anlagen- und tätigkeitsspezifische Gefahren fest und ordnen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen an, die vor Erteilung einer Arbeitsfreigabe umzusetzen sind.
  3. Durchführen eines Sicherheitschecks: Das arbeitsausführende Personal stellt eine Bewertung potenzieller Gefahren bei Durchführung der Tätigkeiten als Ergänzung zur Gefährdungsbeurteilung auf.
  4. Erstellen der Arbeitsfreigabe: Anlagenbetreiber und Instandhaltungspersonal ermitteln gemeinsam die abzusichernden Gefahren und stimmen Sicherheitsmaßnahmen ab, woraus sich die endgültigen Voraussetzungen für Arbeitsfreigaben ergeben.
  5. Vor-Ort-Einweisung: Das arbeitsausführende Personal wird von einem betriebserfahrenen Mitarbeiter vor Ort eingewiesen. Die Sicherheitsmaßnahmen werden vor Erteilung der Arbeitsfreigabe überprüft und notfalls ergänzt.
  6. Verlängerung einer Arbeitsfreigabe: Bei Unterbrechung der Arbeit kann die Arbeitsfreigabe nach wiederholter Beurteilung der Arbeitsbedingungen verlängert werden. Bei einer längeren Unterbrechung wird die Genehmigung ggf. ungültig und muss komplett neu ausgestellt werden.
  7. Beendigung der Arbeiten: Das ausführende Personal bestätigt durch eine Unterschrift, dass die angewiesenen Arbeiten ordnungsgemäß beendet wurden.
  8. Übernahme durch Anlagenverantwortlichen: Nach einer Inspektion übernimmt das Betriebspersonal die Arbeitsstelle und bestätigt die ordnungsgemäße Übernahme durch Unterschrift auf dem Freigabedokument.
  9. Aufheben von Sicherheitsmaßnahmen: Sicherheitsmaßnahmen dürfen erst nach erfolgreicher Übernahme und auf Anweisung des Anlagenverantwortlichen aufgehoben werden.
  10. Feststellung der Betriebsbereitschaft: Bevor es zur Wiederinbetriebnahme der Anlage kommen kann, muss die Betriebsbereitschaft durch einen Anlagenverantwortlichen festgestellt werden.

Beispielhafter Ablauf eines Freigabeverfahrens

Papiergebundene vs. digitale Arbeitsfreigabe

Die Erteilung von Arbeitsfreigaben kann auf zweierlei Arten erfolgen: mithilfe physischer Freigabedokumente und Arbeitsgenehmigungen oder durch den Einsatz eines elektronischen Freigabesystems.

Während papiergebundene Dokumente ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt, händisch an Verantwortliche weitergereicht und von diesen persönlich unterzeichnet werden müssen, bieten moderne Software-Lösungen die Möglichkeit, Freigabeprozesse vollständig digital abzuwickeln, zu verwalten und zu dokumentieren. Darüber hinaus bieten derartige Systeme weitere nützliche Funktionen für Instandhaltungs- und Arbeitsschutzmaßnahmen.

Der Einsatz papierbasierter Verfahren ist fehleranfällig und bedeutet einen erhöhten Zeitaufwand für die manuelle Datenübertragung. Darüber hinaus lässt sich der aktuelle Status von Arbeiten nicht in Echtzeit nachvollziehen, wodurch die Koordination beeinträchtigt werden kann, da Verantwortliche möglicherweise nicht über dieselben Informationen verfügen. Außerdem kann es zu Lücken in der Maßnahmendokumentation kommen, etwa indem physische Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden.

Die Digitalisierung von Freischaltprozessen beugt all diesen Problemen vor. Der Aufwand zur Erstellung, Weiterleitung und Unterzeichnung von Arbeitsfreigaben reduziert sich und das Risiko menschlicher Fehler wird auf ein Minimum reduziert. Gleichzeitig sorgt ein zentrales Freigabesystem dafür, dass Verantwortliche jederzeit Zugang zu aktuellen Informationen haben.

Die mobile Freischaltabwicklung

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Die mobile Freischaltabwicklung als signifikante Verbesserung des elektronischen Freischaltverfahrens.

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Die von uns selbstentwickelte Instandhaltungssuite eWCM bietet Software-Komponenten und Funktionen, um Freigabe- und Freischaltprozesse in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren und den gesamten Instandhaltungsprozess zu optimieren. Dadurch lassen sich Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten bequem und übersichtlich verwalten, kontrollieren und dokumentieren, wodurch die Effizienz Ihrer Betriebsabläufe nachhaltig gesteigert wird. Die digitale Instandhaltungssuite eWCM wird bereits in über 80 Kraftwerken europaweit genutzt und bietet im Vergleich zu SAP WCM zusätzliche Funktionen wie die Integration von Fremdmitarbeitern in den Instandhaltungsprozess zur nachhaltigen Effizienzsteigerung.

eWCM ist eine Sammlung einzelner Anwendungen, die über ein intuitives Dashboard erreichbar sind und Nutzer durch den gesamten Freischaltungsprozess leiten. Durch folgende Key-Features wird dabei für Sicherheit, Struktur und Effizienz in Ihrem Betrieb gesorgt:

  • Das eAF Cockpit liefert einen ganzheitlichen Überblick laufender Maßnahmen inkl. Benachrichtigungen für Überfälligkeiten. Hier erstellen Nutzer zudem elektronische Freigabedokumente und stoßen den Prozess des Freigabeverfahrens an.
  • Systemgestützte Workflows stellen sicher, dass definierte Sicherheitsprozesse exakt eingehalten werden.
  • Der digitale Unterschriftenprozess ermöglicht die bequeme Erteilung von Arbeitsfreigaben und gewährleistet, dass Arbeiten erst dann durchgeführt werden, wenn eine ausdrückliche Genehmigung erteilt worden ist.
  • Automatische Konfliktprüfungen zur Abfrage von Statusübergängen.
  • Echtzeitanalysen & Reporting zum Nachweis der Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen
  • Mobile Abwicklung ermöglicht es, Genehmigungen und Schalthandlungen per direkt vor Ort zu organisieren und zu erteilen und so mobile Instandhaltung zu unterstützen.
  • Integration von Lockout & Tagout (LOTO).
Digitale Instandhaltungssuite

Digitale Instandhaltungssuite von Maintcare

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Björn Lambertz

Björn Lambertz

Mein Name ist Björn Lambertz und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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