Digitale Unterschriften: Auf diese rechtlichen Aspekte müssen Sie achten
Bei der Optimierung der Freischaltabwicklung werden digitale Unterschriften immer beliebter. Doch worauf müssen Sie dabei rechtlich achten? Nachdem ich Ihnen in meinem letzten Artikel die Vorteile digitaler Unterschriften in der Freischaltabwicklung vorgestellt habe, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag einen kurzen Überblick über die rechtlichen Aspekte digitaler Unterschriften geben. Außerdem gehe ich einmal darauf ein, wie digitale Unterschriften bei unserem eigenen mindsquare eWCM abgebildet werden.
Verschiedene Arten digitaler Unterschriften
Die digitale Unterschrift, im Fachjargon auch „elektronische Signatur“ genannt, wird durch verschiedene Gesetze und Vorschriften – sowohl auf Bundesebene als auch auf Ebene der Europäischen Union – geregelt. Grundlegend zu nennen ist hier die eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste.
Unterschieden wird grundlegend zwischen drei Arten elektronischer Signaturen:
- die einfache elektronische Signatur
- die fortgeschrittene elektronische Signatur
- die qualifizierte elektronische Signatur
Einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur bezeichnet dabei das einfache Anhängen von Daten an ein Dokument. Beispiele dafür sind etwa die Angabe des Verfassers unter einer E-Mail, oder auch eine digitale Unterschrift auf einem Tablet.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur hingegen besagen, dass die Unterschrift eindeutig dem Unterzeichner zuzuordnen ist und dessen Identifizierung ermöglicht. Eine mit einem kryptografischen Verfahren, wie beispielweise PGP, unterzeichnete E-Mail genügt damit den Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur.
Qualifizierte elektronische Signatur
Eine qualifizierte elektronische Signatur hingegen muss mit einer sogenannten Signaturerstellungseinheit unterschrieben werden. Damit ist üblicherweise eine Hardware gemeint, beispielsweise ein Kartenlesegerät.
Ist eine elektronische Signatur vor Gericht ein Beweismittel?
Die qualifizierte elektronische Signatur bietet hierbei die höchste Rechtssicherheit: Nach §126 BGB kann sie bis auf wenige Ausnahmen eine gesetzlich geforderte Schriftform ersetzen. Gleichzeitig ist sie jedoch mit dem größten Aufwand verbunden und für viele Anwendungsfälle, wie beispielsweise eine schnelle mobile Bestätigung per Smartphone oder Tablet, nicht geeignet. Während die SAP Möglichkeiten bereitstellt, Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, werden diese primär für das Versenden digitaler Rechnungen oder für ein digitales Vertragsmanagement genutzt.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur unter Nutzung kryptographischer Verfahren hat eine höhere Beweiskraft als eine einfache elektronische Signatur. Für beide fordert Art. 25 der eIDAS-Verordnung aber eine grundsätzliche Anerkennung als Beweismittel in Gerichtsverfahren. Mit §127 BGB stellt der Gesetzgeber zudem die Wahl einfacher elektronischer Signaturen für formfreie Vereinbarungen frei.
Im Falle eines Rechtsstreites obliegt es dabei dem Gericht, über die Beweiswürdigkeit einer einfachen oder fortgeschrittenen digitalen Unterschrift zu urteilen. Elektronische Signaturen fallen dabei nach §371 ZPO unter den sogenannten Augenscheinbeweis, bei dem der Richter nach Vorlage des Dokuments über dessen Beweiskraft entscheidet und gegebenenfalls einen Sachverständigen hinzuzieht.
Digitale Unterschriften im eWCM
Die digitale Unterschrift im eWCM der mindsquare AG wird technisch als Datenbankeintrag abgebildet, in dem der SAP-User des Unterzeichners hinterlegt wird. Da hierbei keine kryptographischen Verfahren angewandt werden, handelt es sich rechtlich gesehen um eine einfache digitale Signatur. Im Gegensatz zu einer einfachen Grußformel unter einer E-Mail oder ähnlichen Ausprägungen der einfachen digitalen Signatur wird hierbei jedoch technisch sichergestellt, dass eine solche digitale Unterschrift nachträglich nicht verändert werden kann.
In Anbetracht der Tatsache, dass produktive SAP ERP-Systeme typischerweise auch den Ansprüchen einer Wirtschaftsprüfung im Hinblick auf Manipulationssicherheit genügen müssen, ist eine solche Unterschrift also typischerweise als hinreichend sicher für die Verwendung in der Freischaltabwicklung anzusehen.
Einfache elektronische Signaturen eignen sich in 90 % der Fälle am besten
Allgemein sind einfache elektronische Signaturen die meistverbreitete Form der digitalen Unterschrift. In einem Whitepaper im Auftrag von Adobe Systems zum Einsatz elektronischer Signaturen im Mittelstand schreiben die Autoren, dass einfache elektronische Signaturen in ca. 90% der Anwendungsfälle die richtige Wahl für ein Unternehmen seien. Ein wichtiger Grund dafür ist die Einfachheit in der Durchführung und die damit einhergehende Einsparung an technischen und personellen Ressourcen, die für die Umsetzung einer fortgeschrittenen oder gar einer qualifizierten elektronischen Signatur notwendig sind.
Welche digitale Unterschrift ist die richtige für mich?
Während die digitale Unterschrift eine Unterschrift auf Papier nicht in jedem Fall ersetzen kann, ist sie für die Anforderungen an die Dokumentation in der Freischaltabwicklung sehr gut geeignet. Für rechtliche Aspekte ist dabei zwar die qualifizierte elektronische Signatur die sicherste Variante, allerdings reicht für die meisten Anwendungsfälle eine einfache elektronische Signatur aus. Wie so oft gilt hier: Schauen Sie je nach Fall, welche digitale Signatur sich am besten für den Prozess eignet.
Möchten Sie mehr über die weiteren Funktionen im eWCM erfahren? Dann folgen Sie dem Link oder schreiben Sie mir direkt.
