Instandhaltungscontrolling
Die Instandhaltung hat sich mittlerweile als wirtschaftlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen jeder Größe etablieren können. Vor allem hängt dies mit den enormen Veränderungen in den Produktionsprozessen zusammen: Die Produktion eines Endproduktes wird fortschreitend automatisiert, während die Maschinen stets komplexer und dabei anfälliger für technische Probleme werden. Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs im Zuge der Globalisierung ist es heute ein zentrales Anliegen eines jeden Unternehmens, die Verfügbarkeit und vollständige Leistungsfähigkeit der technischen Anlagen gewährleisten zu können.
Die Instandhaltung macht es sich folglich nicht nur zur Aufgabe, Wartungen und Instandsetzungen durchzuführen, wenn der Maschinenausfall bereits eingetreten ist – primär ist es das Ziel, präventiv zu agieren und vorausschauende Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen durchzuführen, um den Ernstfall gänzlich zu vermeiden. Um dies erreichen zu können, ist ein gut durchdachtes Instandhaltungscontrolling unabdingbar.
Was ist Instandhaltungscontrolling?
Der Begriff „Controlling“ leitet sich vom englischen Verb „to control“ ab und lässt sich mit „kontrollieren, steuern, beeinflussen“ übersetzen. Es geht also im Controlling nicht lediglich um eine Kontrolle von bestimmten Prozessen, sondern vielmehr auch um die Lenkung dieser Prozesse.
Beim Instandhaltungscontrolling stehen folglich sowohl die Kontrolle als auch die Lenkung des Geschehens innerhalb der Instandhaltung im Fokus. Das Hauptanliegen des Instandhaltungscontrollings ist es, vorab klare Ziele zu formulieren, auf die alle Instandhaltungsmaßnahmen konkret ausgerichtet werden. Kann ein Ziel nicht erreicht werden, müssen passende Abhilfemaßnahmen eingeleitet werden.
Ganz gleich, ob es sich um die Instandhaltung in einem Klein-, Mittelstands- oder Großunternehmen handelt: Bei der Komplexität der sich heutzutage in Nutzung befindenden technischen Anlagen ist ein IT-System wie SAP nicht nur hervorragend geeignet, sondern auch die notwendige Basis für ein effektives Instandhaltungscontrolling. Selbst in kleineren Betrieben ist es durchaus keine Seltenheit, dass um die tausend oder sogar mehr technische Anlagen instandgehalten werden müssen. IT-Systeme wie SAP und die dort angebotenen vielseitigen Hilfsmittel ermöglichen eine Verbesserung der Planung von vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen – nicht nur mit dem Ziel, die Effektivität der Instandhaltung zu optimieren, sondern auch, um die Instandhaltungs- und Anlageausfallkosten so gering wie möglich zu halten.
Datenbasis als Entscheidungsgrundlage
Mit SAP Instandhaltungscontrolling erhalten Unternehmen eine grundlegende Entscheidungshilfe für wichtige unternehmensbezogene Entscheidungen – sowohl operativ als auch strategisch. Die Entscheidungshilfe bietet sich hierbei in Form einer aufbereiteten Datenbasis. Wie diese Datenbasis allerdings genau aufbereitet ist, hängt gänzlich von den unternehmensspezifischen Informationsbedürfnissen ab. Es sollten sich vorab also folgende Fragen gestellt werden:
- Welche Ausrichtung soll das Instandhaltungscontrolling haben? Kurzfristig (operativ) auf das Tagesgeschäft ausgerichtet, mittelfristig (dispositiv) für die Steuerung und Lenkung der Geschäftsprozesse oder langfristige (strategische) Unternehmensplanung?
- Wo liegt der Betrachtungsschwerpunkt? Stehen einzelne Maßnahme im Fokus, geht es um ein technisches Objekt oder um die Plankosten über einen gewissen Zeitraum hinweg?
- Wie sollen die Daten verdichtet werden – in Listenform, in Auswertungen oder in Kennzahlen?
- Über welches Medium sollen die Daten abrufbar sein? Als Ausdruck, über bestimmte IT-Applikationen wie SAP BW, als Workflow per E-Mail oder mobil auf dem Smartphone?
- In welchem Zyklus wird eine Bereitstellung der Informationen benötigt? Hier muss entschieden werden, ob die Informationen täglich oder wöchentlich gebraucht werden – oder ob eine jährliche Bereitstellung ausreicht.
Sind diese Fragen beantwortet, geht es abschließend um die Entscheidung für die passenden Hilfsmittel, welche die notwendigen Informationen auf gewünschtem Wege liefern können.
Hilfsmittel zur Informationsgewinnung und -aufbereitung
SAP stellt verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung, die zur Informationsgewinnung und -aufbereitung genutzt werden können. Diese stellen wir im Folgenden in Kurzform vor:
SAP List Viewer
Der SAP List Viewer stellt die simpelste Möglichkeit dar, um einen Überblick über bestimmte Informationen zu erhalten. In einer einfachen Liste zu bestimmten, vordefinierten Themen wie Meldungen oder Aufträgen sind bereits Auswertungen der operativen Bewegungsdaten möglich. Auch können die Daten nach bestimmten Kriterien sortiert und gefiltert werden.
Der SAP List Viewer bietet somit einen guten ersten Einblick in die gängigsten Informationen zu bestimmten Standardobjekten, ist allerdings auch in der Nutzung oder Abwandlung nur sehr geringfügig flexibel und eignet sich somit nicht für die Gewinnung komplexer Informationen.
SAP Quick Viewer
Der SAP Quick Viewer geht noch einen Schritt weiter als der SAP List Viewer und ermöglicht es dem Nutzer, Informationen aus verschiedenen Listen zusammenzutragen und somit auch spezifischere Fragen beantworten zu können. Die gewünschten Informationen werden hierbei in einer Gesamtübersicht innerhalb einer zusammengeführten Liste dargestellt – beispielsweise die Meldungsliste gemeinsam mit den Informationen der Auftragsliste.
Über die Optionen zum Sortieren und Filtern hinaus lassen sich hier außerdem Summenbildungen und weitere arithmetische Funktionen vornehmen, die zum Teil im SAP List Viewer nicht angewandt werden können. Diese Rechenoperationen und auch weitere Funktionen des SAP Quick Viewers sind zwar einsetzbar, teilweise jedoch mit erhöhtem Aufwand verbunden und setzen oft ein gewisses technisches Knowhow voraus. Dementsprechend ist der SAP Quick Viewer zwar etwas flexibler als der SAP List Viewer, eignet sich jedoch primär auch eher für schnelle Informationseinblicke auf Tabellenebene.
LIS – Das SAP ERP Logistikinformationssystem
Während der SAP List Viewer sowie der SAP Quick Viewer eher für einfache Informationsüberblicke geeignet sind, eignet sich das bereits in SAP ERP integrierte Logistikinformationssystem, kurz LIS, für detailreichere Informationen und einen informativen Einblick in den Abteilungs- oder Unternehmensstand.
Eine der SAP-Komponenten, in denen das LIS genutzt wird, ist das sogenannte PM-IS – das Plant Maintenance Information System. Hier bieten sich dem Nutzer alle Funktionen, wie sie auch im SAP List Viewer oder SAP Quick Viewer zu finden sind. Auch arithmetische Funktionen sind hier nicht mehr mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden, sondern ganz einfach einsetzbar. In komplexen Informationswürfeln werden im PM-IS eine Vielzahl an Daten hinterlegt und abgespeichert. Mit diesen kann der Nutzer im Rahmen von vorgegebenen Standardanalysen oder selbst definierten, flexiblen Analysen arbeiten, um genau die spezifische Information zu erhalten, die benötigt wird. Möglich sind hierbei unter anderem Hersteller-, Standort- oder Kostenanalysen.
Darüber hinaus ist im Logistikinformationssystem ein Frühwarnsystem integriert, das bei vorher festgelegten Daten automatisch eine Warnung über ein gewünschtes Medium verschickt. Jedoch hat auch ein vielseitiges Informationssystem wie das LIS seine Einschränkungen, die es bei der Wahl eines geeigneten Hilfsmittels zu beachten gilt.
Business Warehouse
Business Warehouse ist zwar über eine Schnittstelle mit SAP ERP verbunden, muss allerdings separat installiert werden. Dafür wartet es mit einigen Vorteilen gegenüber den anderen genannten Systemen auf. So lassen sich beispielsweise auch Daten aus externen Systemen neben SAP im Business Warehouse verarbeiten und in etwaige Analysen integrieren. Für die Bedürfnisse innerhalb der Instandhaltung bietet BW sogenannten „Business Content“, der den Datenzugriff enorm erleichtert und einfache, datenübergreifende Abfragen ermöglicht.
In Business Warehouse sind überdies hilfreiche Werkzeuge enthalten, mit denen verschiedene Aktionen durchgeführt werden können. So bietet der BEx Analyzer bestimmte Reporting- und Analysewerkzeuge an und der BEx Web Analyzer erweitert diese Funktionen auf eine webbasierte Detailanalyse. Der BEx Query Designer ermöglicht umfassende Datenabfragen und eine ansprechende, visuelle Darstellung der Querys, während der BEx Report Designer für die Erstellung von präsentationsoptimierten Berichten geeignet ist – um hier nur einige Funktionen zu nennen.
Instandhaltungscontrolling mit maintcare
Wer die Wahl hat, hat die Qual. Um die Instandhaltungsprozesse zu optimieren und die laufenden Geschäftsprozesse sinnvoll und effektiv steuern zu können, sollte zunächst ein genaues Analyseziel definiert werden. Im Anschluss muss nun abgewägt werden, welches der existenten Werkzeuge das richtige für die unternehmensspezifschen Informationsbedürfnisse ist. Gerne können Sie uns hierzu kontaktieren: Wir unterstützen Sie in Ihrem weiteren Vorgehen auf dem Weg zu einem allumfassenden und effizienten Instandhaltungscontrolling.
