17. Februar 2026

Phasenbasierte Instandhaltung mit dem neuen SAP Modell

Die phasenbasierte Instandhaltung in SAP S/4HANA stellt einen strukturierten und systematischen Ansatz zur Planung, Durchführung und Überwachung von Instandhaltungsprozessen dar. Ziel dieses Modells ist es, eine optimierte Wartung zu gewährleisten und die maximale Verfügbarkeit von Anlagen zu sichern. Durch den klar definierten Ablauf in mehreren Phasen ermöglicht dieses Modell zudem eine effiziente Steuerung der Instandhaltungsaktivitäten, was zu einer besseren Kontrolle und einer höheren Transparenz im gesamten Instandhaltungsprozess führt.

Neuerungen und Änderungen im neuen Phasenmodell von SAP

Das neue Modell der phasenbasierten Instandhaltung unterscheidet sich deutlich von den traditionellen Prozessen, durch die wir den Prozess von der Meldung bis zum Abschluss des Auftrags relativ starr und linear betrachtet haben. Meldung und Auftrag waren zwei zentrale Punkte, die durch verschiedene Phasen wie Initiierung, Screening, Planung, Durchführung und Abschluss miteinander verbunden wurden. Diese Struktur war zwar einfach und verständlich, konnte aber nicht alle Anforderungen moderner Instandhaltungsprozesse abdecken. Es fehlte eine flexible Handhabung von komplexen Wartungsstrategien und dynamischen Anpassungen.

Das neue, phasenbasierte Modell führt eine modulare Struktur ein, die sich an den verschiedenen Instandhaltungsarten orientiert. Wir haben nun vier zusätzliche Prozessphasen, die vor allem auf reaktive, proaktive und verbessernde Wartungsprozesse abzielen und mit spezifischen Instandhaltungsarten verknüpft sind.

Reaktive Instandhaltung:
- Start mit der Instandhaltungsanforderung (Meldung).
- Umwandlung der Meldung in einen Instandhaltungsauftrag.
- Einführung von Screening und Planung vor der Ausführung.
- Sicherstellung der richtigen Ressourcenzuteilung und Maßnahmenplanung.

Proaktive Instandhaltung:
- Wartungsplan als Trigger für die Wartungsaktivitäten.
- Automatische Auslösung von Wartungsaufträgen basierend auf vordefinierten Plänen.
- Optionale Phasen wie Screening, Planung und Durchführung je nach Ausprägung.
- Reduzierung unerwarteter Ausfallzeiten durch geplante Wartungsmaßnahmen.

Verbessernde Wartung:
- Projektdefinition wird erstellt und mit dem Instandhaltungsauftrag verknüpft.
- Fokus auf langfristige Verbesserungen und Optimierungen.
- Integration von Planung und Instandhaltungsaufträgen für größere Projekte.
- Ermöglicht strukturierte Durchführung von Instandhaltungsprojekten.

Betriebs- und Überwachungswartung:
- Direkte Umsetzung geplanter Wartungsmaßnahmen.
- Verkürzter Prozessablauf durch vorab definierte Wartungsaktivitäten.
- Schnellere Umsetzung der geplanten Maßnahmen ohne zusätzliche Vorbereitungsphasen.
- Fokus auf effiziente Durchführung und Minimierung von Stillstandzeiten.

Der größte Unterschied zwischen dem alten und dem neuen Modell liegt in der Flexibilität und der detaillierten Prozesssteuerung. Während das alte Modell eine eher lineare und wenig anpassbare Vorgehensweise darstellte, ermöglicht das phasenbasierte Modell eine modulare Planung und eine präzisere Steuerung der Wartungsprozesse. Es bietet zudem mehr Raum für die Integration von proaktiven Wartungsmaßnahmen und Verbesserungsprojekten und sorgt dafür, dass Wartungsmaßnahmen effektiver und kostengünstiger durchgeführt werden können.

Ein weiterer entscheidender Vorteil der phasenbasierten Instandhaltung im SAP-Umfeld ist die nahtlose Integration dieses Modells, die weit über die punktuelle Unterstützung durch einzelne SAP-Transaktionen hinausgeht. Mit der phasenbasierten Instandhaltung und den zugehörigen SAP Fiori Apps können alle Phasen vollständig digital abgebildet und durchgängig verfolgt werden. Dies bedeutet, dass auch in der Bewertungsphase oder der Erstellung von Instandhaltungsanforderungen Workflows unterstützt werden, die eine Rückmeldung über den Stand der Anforderungen ermöglichen.

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9 Phasen der Instandhaltung im Überblick: Detaillierte Betrachtung einzelner Prozessschritte

1) Initiierungsphase

Die phasenbasierte Instandhaltung startet mit der Initiierungsphase, in der eine Instandhaltungsanforderung erstellt wird. Diese Phase ist der erste Schritt, um Wartungsarbeiten anzufordern und sicherzustellen, dass die Anforderungen systematisch weiterverarbeitet werden.

Kernaktivitäten:

Erstellung einer Instandhaltungsanforderung: Ein Techniker oder Produktionsmitarbeiter legt eine Anfrage an, um Wartungsarbeiten zu starten.
Technisches Objekt: Die Instandhaltungsanforderung wird für ein bestimmtes technisches Objekt (z. B. Equipment oder technischer Platz) erstellt.
Prioritäten vergeben: Der Ersteller der Anfrage kann eine Priorität für die Wartungsarbeit festlegen.
Automatische Weiterleitung: Die Anfrage wird automatisch an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet.
Statusverfolgung: Der Ersteller kann den Status der Instandhaltungsanforderung verfolgen und sieht, welche Schritte bereits erledigt wurden.
Flexibilität durch Entwurf: Die Anfrage kann als Entwurf erstellt und später, bei Bedarf, finalisiert und abgeschlossen werden.

2) Screening

Im nächsten Schritt übernimmt der Instandhaltungskoordinator oder Planer die Verantwortung und hat die Aufgabe alle eingegangenen Instandhaltungsanforderungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu bearbeiten. Ziel ist es, die eingegangenen Meldungen zu sichten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt sind.

Kernaktivitäten:

Überprüfung der Instandhaltungsanforderungen: Der Instandhaltungskoordinator kann sich alle offenen Meldungen anzeigen lassen und diese nach Bedarf anpassen oder ergänzen.
Technische Objektinformationen: Der Koordinator kann direkt auf das technische Objekt zugreifen, um mehr Details über den Wartungsbedarf zu erfahren. Ein Klick auf den Link führt zu einer App, die alle relevanten Daten des Objekts anzeigt.
Qualitätsprüfung der Meldung: Der Koordinator kann die Qualität der eingereichten Meldung bewerten und entscheiden, ob sie bearbeitet, akzeptiert oder zurückgegeben werden muss.
Bearbeitungsentscheidungen: Je nach Prüfung kann die Meldung bearbeitet, akzeptiert oder mit einer Rückforderung an den Einreicher zurückgegeben werden.

3) Planung

Hier geht es darum, die Instandhaltungsanforderungen in einen konkreten Instandhaltungsauftrag zu überführen, was erneut in der Verantwortung der Instandhaltungskoordinator oder Planer liegt. Er weist eine oder mehrere eingegangene Meldungen einem Instandhaltungsauftrag zu und kann weitere erforderliche Vorgänge hinzufügen.

Kernaktivitäten:

Überführung der Meldungen in einen Auftrag: Der Instandhaltungskoordinator wandelt eingegangene Anforderungen in einen Instandhaltungsauftrag um.
Planung von Maßnahmen: Interne oder externe Maßnahmen werden geplant, um die Wartungsarbeiten zu gewährleisten.
Ersatzteilplanung: Der Koordinator kann benötigte Ersatzteile für die Wartungsarbeiten einplanen.
Kostenfreigabe: Der Auftrag kann zur Kostenfreigabe weitergeleitet werden, um sicherzustellen, dass das Budget eingehalten wird.

4) Genehmigung

In der Genehmigungsphase werden viele Workflows im Hintergrund ausgeführt. Besonders bekannt ist der Genehmigungsworkflow unter Fiori, der über “My Inbox” zugänglich ist. Mit dem Fokus auf Maintenance Management können Instandhaltungsleiter oder Budgetverantwortliche für das jeweilige technische Objekt alle gestellten Anforderungen einsehen und die Genehmigung erteilen. Wichtig ist, dass diese Phase optional ist. In vielen Fällen gibt es Auftragsarten oder geplante Tätigkeiten, bei denen keine Genehmigung erforderlich ist und die automatisch genehmigt werden. Diese Funktion wird häufig in Unternehmen genutzt, die Instandhaltungsprojekte oder nicht-standardisierte Instandhaltungsanforderungen durchführen möchten.

Kernaktivitäten:

Genehmigung von Anforderungen: Instandhaltungsleiter können eingereichte Anforderungen einsehen und genehmigen.
Fokus auf technische Objekte: Genehmigungen können für spezifische technische Objekte erteilt werden.
Optionale Genehmigung: Nicht jeder Auftrag benötigt eine Genehmigung, oft erfolgt die Genehmigung automatisch.
Einsatz bei Instandhaltungsprojekten: Besonders relevant bei komplexeren oder projektbasierten Wartungsanforderungen.

5) Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase ist der Instandhaltungsplaner dafür verantwortlich, den Instandhaltungsauftrag im Detail zu planen. Nachdem der Auftrag in der Genehmigungsphase freigegeben wurde, erfolgt nun die genaue Planung, bei der alle erforderlichen Ressourcen und Arbeitsschritte festgelegt werden.

Kernaktivitäten:

Detaillierte Planung: Der Planer stellt sicher, dass alle notwendigen Schritte für die Instandhaltung festgelegt sind.
Ressourcenmanagement: Er plant alle benötigten Ressourcen, wie Arbeitskräfte und Material.
Vorbereitung für die Durchführung: Alle Schritte werden organisiert, um eine reibungslose Ausführung zu gewährleisten.

6) Terminierung

In der Terminierungsphase geht es darum, den Instandhaltungsauftrag im Detail zu planen. Hier können Instandhaltungsaufträge entweder komplett eingeplant oder mit spezifischen Vorgängen im Detail abgestimmt werden. Es besteht die Möglichkeit, das über eine Instandhaltungsplantafel zu tun, die eine visuelle Übersicht bietet. Eine erweiterte Funktion für die Ressourceneinsatzplanung ist ebenfalls verfügbar, benötigt jedoch zusätzliche Lizenzen. Unternehmen, die diesen Schritt ohne Ressourceneinsatzplanung durchführen möchten, können die Planung weiterhin über das Standardwerkzeug im SAP vornehmen.

Kernaktivitäten:

Detaillierte Planung: Planung von Instandhaltungsaufträgen und zugehörigen Vorgängen.
Ressourceneinsatzplanung: Optionale Planung der benötigten Ressourcen.
Visuelle Planung: Nutzung der Instandhaltungsplantafel für eine bessere Übersicht.

7) Ausführung

Die Ausführung der Instandhaltungsaufträge erfolgt durch den Techniker vor Ort. Mit der Fiori App “Perform Maintenance Jobs” kann der Techniker die Arbeiten durchführen, den Status aktualisieren und Materialien melden. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass spezialisierte Lösungen, wie der Sub Service oder Asset Manager, oft effektiver sind, da sie auch offline genutzt werden können und eine bessere Auftragsbearbeitung ermöglichen.

Kernaktivitäten:

Durchführung von Wartungsmaßnahmen: Der Techniker führt die Aufgaben gemäß dem Instandhaltungsauftrag aus.
Statusaktualisierung: Der Techniker aktualisiert den Fortschritt der Wartungsarbeiten.
Materialverwaltung: Er meldet Materialverbrauch und weitere relevante Informationen.
Spezialisierte Lösungen: Nutzung von spezialisierten Apps oder Lösungen für eine bessere Handhabung vor Ort.

8) Nacharbeit

Nach der Ausführung des Instandhaltungsauftrags folgt die Nacharbeit. Der Techniker gibt den Auftrag zurück, markiert ihn als abgeschlossen und kann zusätzliche Daten wie Störungsdetails oder Fehlerdaten erfassen. Der Instandhaltungsplaner überprüft diese Informationen, pflegt die Kosten und stellt sicher, dass alle offenen Bestellungen oder Reservierungen freigegeben werden.

Kernaktivitäten:

Erfassung von Fehlerinformationen: Der Techniker dokumentiert Fehler und Störungen.
Abschluss des Auftrags: Der Techniker markiert den Auftrag als abgeschlossen.
Kostenpflege und Freigaben: Der Planer prüft und pflegt die Kosten und gibt offene Bestellungen oder Reservierungen frei.

9) Abschluss

In der Abschlussphase wird der Auftrag finalisiert, und es erfolgt eine Kostenanalyse sowie die finanzielle Abrechnung. Hier wird entschieden, auf welche Kostenstellen der Auftrag gebucht wird und ob alternative Abschlussmaßnahmen wie das Löschen des Auftrags notwendig sind. Diese Phase wird in der Regel vom Instandhaltungsplaner oder Finanzcontroller durchgeführt.

Kernaktivitäten:

Kostenanalyse und Abrechnung: Durchführung einer Kostenanalyse und Zuordnung der Kosten.
Alternative Abschlussmaßnahmen: Der Auftrag kann bei Bedarf gelöscht oder anderweitig abgeschlossen werden.
Finanzielle Abwicklung: Sicherstellung der korrekten Buchung auf den entsprechenden Kostenstellen.

Einführung bewusst entscheiden

Das neue Phasenmodell ist bei der Migration auf SAP S/4HANA optional, weshalb Unternehmen bewusst prüfen sollten, ob es zu ihren eigenen Abläufen passt. Zwar bietet es eine strukturierte und flexible Prozesslandschaft, doch einmal aktivierte Business-Funktionen lassen sich nicht wieder deaktivieren. Wir empfehlen daher eine sorgfältige Testphase in einer seperaten Systemumgebung.

Webinar: Instandhaltung unter SAP S/4HANA – Ihre Potenziale durch das neue Phasen-Modell

In diesem 60-minütigen Webinar werfen wir gemeinsam einen Blick auf die Herausforderungen, die sich vielen Unternehmen durch die neuen Instandhaltungsprozesse im Zuge der Einführung von S/4HANA stellen und wie Sie diese auflösen. Im Vordergrund stehen dabei die Potenziale des vielerorts noch unbekannten, neuen Phasen-Modells in der Instandhaltung unter S/4HANA.

Vor- und Nachteile der phasenbasierten Instandhaltung

Die phasenbasierte Instandhaltung bietet viele Vorteile in Bezug auf Struktur, Nachvollziehbarkeit und Kommunikation, hat jedoch auch einige Herausforderungen, besonders in Bezug auf den Implementierungsaufwand und die Akzeptanz der Mitarbeiter.

Hier eine detaillierte Übersicht:

Vorteile der phasenbasierten Instandhaltung:

Strukturierter Prozessablauf: Das Modell unterteilt den gesamten Wartungsprozess in klar definierte Phasen, was zu einer transparenten und nachvollziehbaren Prozessabfolge führt. Jeder Schritt ist eindeutig definiert, was für die Mitarbeiter eine klare Orientierung bietet.
Hohe Nachvollziehbarkeit: Mitarbeiter können den aktuellen Status eines Wartungsauftrags jederzeit einsehen und wissen genau, welche Schritte als Nächstes anstehen. Das führt zu einer besseren Nachverfolgbarkeit der Arbeiten. Auch der Anforderer erhält automatisch ein Feedback über den Fortschritt der Anfrage.
Verbesserte Planbarkeit: Durch die gezielte Planung und Terminierung können Ressourcen effizient zugewiesen werden. Dadurch werden Planungskosten gesenkt und der gesamte Wartungsprozess wird optimiert.
Qualitäts- und Compliance-Sicherung: Das Modell sieht festgelegte Schritte zur Überprüfung und Genehmigung vor, die sicherstellen, dass die Arbeiten im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien und Qualitätsstandards erfolgen. Beispielsweise kann hinterlegt werden, dass eine Instandhaltung an einem technischen Objekt, das noch unter Garantie steht, einer speziellen Genehmigung bedarf. So können Garantieansprüche nicht unabsichtlich verloren gehen.
Effiziente Kommunikation: Durch eine klare Struktur und transparente Informationen wird der Informationsfluss verbessert. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Rollen im Unternehmen, da jeder Mitarbeiter stets den aktuellen Status und die nächsten Schritte kennt.
Ganzheitlicher Ansatz: Das Modell ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit des gesamten Prozesses – vom Beginn der Anfrage über die Planung und Durchführung bis hin zum Abschluss und Feedback. Dadurch wird eine umfassende Prozessoptimierung gewährleistet.

Nachteile der phasenbasierten Instandhaltung:

Erhöhter Implementierungsaufwand: Die Einführung des phasenbasierten Modells erfordert eine initiale Zeit- und Ressourceninvestition. Unternehmen müssen sich intensiv mit der Umsetzung des neuen Prozesses beschäftigen, was zu einem hohen Implementierungsaufwand führen kann.
Komplexität bei einfachen Prozessen: Für Unternehmen, die einfache Instandhaltungsprozesse haben, kann das Modell zu komplex und umständlich wirken. Der gesamte Workflow könnte in solchen Fällen unnötig kompliziert und schwerfällig sein.
Widerstand bei den Mitarbeitern: Die Umstellung auf das neue Modell kann bei den Mitarbeitern auf Widerstand stoßen. Vor allem, wenn sie es gewohnt sind, schnell und ohne viele Prozesse zu arbeiten, könnte der zusätzliche Aufwand in der Prozessdokumentation als störend empfunden werden. Dies könnte die Akzeptanz des Modells beeinträchtigen.
Kontinuierliche Anpassung erforderlich: Nach der Einführung muss das Modell kontinuierlich an die gelebten Prozesse angepasst werden. Es ist wichtig, dass keine Lücken entstehen, die zu ineffizienten Abläufen oder Dateninkonsistenzen führen könnten. Das erfordert eine ständige Überprüfung und Optimierung des Modells.

Abschließend lässt sich sagen, dass das Modell insbesondere mit Blick auf Unternehmen entwickelt wurde, die komplexe Instandhaltungsprozesse haben. Dazu gehören Unternehmen mit einer anspruchsvollen Fertigungsinfrastruktur oder aus der Transportindustrie, die einen hohen Bedarf an strategischer und operativer Wartungsplanung haben. Auch Organisationen, die Ausfälle minimieren und die Anlagenverfügbarkeit maximieren möchten, profitieren von dieser strukturierten Vorgehensweise. Zusätzlich ist das Modell auch für Unternehmen geeignet, die ihre Wartungsprozesse digitalisieren und standardisieren möchten.

Zusammenspiel von SAP IAM und phasenbasierter Instandhaltung

Das Phasenmodell bildet die organisatorischen Rahmen für die Instandhaltung, indem es mit den Kerndaten arbeitet, die allen Prozessen zugrunde liegen. Auf dieser Basis ermöglicht das Intelligente Asset Management (IAM) die Durchführung intelligenter, datengestützter Prozesse. Durch die Integration von Echtzeit-Maschinendaten, IoT-Anbindung und Predictive Maintenance wird die Planungsphase optimiert: Wartungspläne können gezielt ausgelöst und Ersatzteile effizient eingeplant werden.

Das Zusammenspiel zwischen dem Phasenmodell und SAP IAM bietet eine umfassende Lösung zur Steuerung und Optimierung von Wartungsprozessen. Während das Phasenmodell eine klare, strukturierte Prozessabfolge garantiert, sorgt IAM dafür, dass diese Prozesse durch intelligente Technologien noch effektiver und vorausschauender werden. Es ermöglicht eine Condition-Based Instandhaltung, bei der Wartungsmaßnahmen basierend auf dem aktuellen Zustand der Assets durchgeführt werden – eine effiziente Strategie, die sowohl reaktive als auch präventive Instandhaltungsmaßnahmen integriert.

Wenn das Unternehmen jedoch vor der Migration auf SAP S/4HANA steht und noch kein etabliertes Asset Performance Management (APM) hat, müssen zunächst die passenden Prozesse für APM eingeführt werden. Ziel ist hier die Harmonisierung der Instandhaltungsprozesse, die Reduktion von eigenen Entwicklungen und die Förderung des Prozessverständnisses.

Zusätzliche Herausforderungen bei der Implementierung warten im Bereich Change Management. Die Einführung von IAM bringt zusätzliche Komplexität mit sich, da Unternehmen Expertenwissen benötigen und es zu Prozessüberschneidungen kommen kann. Dennoch bietet das Modell große Zukunftspotenziale, insbesondere für Unternehmen, die den Übergang von reaktiver hin zu präventiver Instandhaltung vollziehen möchten. Langfristig ermöglicht IAM eine Condition-Based Instandhaltung, bei der Wartungsmaßnahmen auf dem aktuellen Zustand der Assets basieren, was eine noch intelligentere und datengestützte Instandhaltungsstrategie bietet.

Zusammenfassung und Fazit

Zusammenfassend bietet das 9-Phasen-Modell eine klare und strukturierte Vorgehensweise für die Instandhaltung, die von der ersten Meldung bis zum Abschluss einen nachvollziehbaren Ablauf gewährleistet. Die präzise Planung und Ressourcenkalkulation senken Kosten und reduzieren Ausfälle, während die Nutzung von SAP Fiori Apps eine effiziente und mobile Bearbeitung der Aufträge ermöglicht. Das Modell überzeugt durch seine Flexibilität und Anpassbarkeit, sodass es sich an die spezifischen Prozesse eines Unternehmens anpassen lässt, ohne die Vorteile der SAP-Standards zu verlieren.

Die Integration mit anderen Modulen wie MM, PP und EWM sorgt für einen durchgängigen Prozessfluss und steigert die Effizienz. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung durch KI und IoT eine Verbesserung der prädiktiven Instandhaltung, was zu einer proaktiveren Wartungsstrategie führt. Erweiterte mobile Nutzung und Echtzeitanalysen tragen zu einer schnelleren Entscheidungsfindung bei, während die kontinuierliche Prozessoptimierung durch Feedback und Datenanalyse eine langfristige Effizienzsteigerung sichert. Insgesamt bietet das Modell einen modernen, flexiblen und zukunftssicheren Ansatz für die Instandhaltung.