SAP PPM

SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) verbindet Lösungen für Portfolio-, Projekt- und Ressourcenmanagement zu einer Einheit. Unternehmen werden damit unterstützt, profitable Projektideen zu entwickeln und effizient termin- und budgetgerecht umzusetzen.

Beim Portfoliomanagement geht es darum, zu einem Unternehmen bestmöglich passende Projekte zu kreieren. Das Ressourcenmanagement optimiert die Nutzung der Mittel, während das Projektmanagement für die planmäßige Ausführung sorgt. Das Portfolio an Projekten wird mit SAP PPM von der Prognose über die Planung bis hin zur Rechnungslegung und Schließung in der Spur gehalten.

Strategische Projektentwicklung und Verwaltung des gesamten Lebenszyklus

Projekte sollen mit der Unternehmensstrategie in Einklang stehen und Risiken vermeiden. Ziel ist die profitable Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen bei Optimierung der Ressourcen und Verkürzung der Markteinführungszeiten. Von der Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung sollen alle Ressourcen optimal genutzt werden. Mit SAP PPM wird der ganze Lebenszyklus eines Projekts zentral verwaltet, von der Prognose über die Planung bis hin zur Nachverfolgung und Abrechnung.

Dies hilft dem Projektmanager, die richtigen Ressourcen in die richtigen Projekte zu investieren und die Strategie an den Geschäftszielen auszurichten. Dazu werden die Informationen zu Investitionen, Einnahmen, Ausgaben und Ressourcen aus verschiedenen Quellen in einem einzigen integrierten Analyse- und Bewertungs-Tool zusammengefasst. Derart integriertes Projektmanagement optimiert die Verfahren und reduziert Verwaltungs- und Systemkosten.

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Portfoliomanagement

Die strategische Planung des Unternehmens-Portfolios wird mit SAP Portfolio Management betrieben. In dieser Komponente von SAP PPM werden zunächst Annahmen und Pläne zu angedachten Projekten festgehalten. So wird der Grundstein für den Erfolg von Projekten gelegt.

Antworten auf Fragen zu einem geplanten Projekt u.a. zum Konzept, zur Einordnung in das Portfolio, zur Übereinstimmung mit der Ausrichtung des Unternehmens, zu erforderlichen Ressourcen, Kosten, Dauer, Ertrag und Risiken werden hier dokumentiert. Daraufhin können die Ideen verifiziert und konsolidiert, das Budget angepasst und die Entscheidung vorbereitet werden.

Während der Realisierungsphase werden mit SAP Portfolio Management Kennzahlen gesammelt und zur Bewertung in die Finanz- und Kapazitäts-Dashboards aufgenommen.

Portfolios

Portfolios stellen in SAP PPM die Aktivitätsfelder eines Unternehmens dar. Es kann entweder ein Portfolio für das gesamte Unternehmen oder verschiedene Portfolios geben, die unabhängig verwaltete Bereiche widerspiegeln. Prozesse, Projekte, Services und Produkte werden so über ihren ganzen Lebenszyklus hinweg gesteuert, Geschwindigkeit und Qualität optimiert.

Buckets

Ein Portfolio setzt sich aus sog. Buckets zusammen. Buckets können Projekte und zuständige Instanzen wie Personen und Abteilungen sein. Die Gesamtstruktur eines Portfolios spiegelt sich in einer hierarchischen Anordnung von Buckets wider. Portfolios können auf diese Weise flexibel aus Produkten, Diensten und organisatorischen Strukturen zusammengesetzt werden.

Es können die finanziellen und kapazitätsmäßigen Kennzahlen für alle in einem Bucket enthaltenen Elemente in aggregierter Form ausgewertet werden. Ein oberer Bucket in der Hierarchie aggregiert die Kennzahlen aus den untergeordneten Buckets. Je nach Geschäftsanforderungen kann es viele alternative hierarchische Positionen von Buckets für ein Portfolio geben.

Initiativen

Sogenannte Initiativen haben in SAP PPM den Zweck, ein bestimmtes Ziel eines Buckets zu erreichen. In Initiativen werden Konzept, Ideen, Umfang, Anforderungen, ursprüngliche Schätzungen, Risikoberichte, Risikoanalysen, Kosten-Nutzen-Analysen und Ausführungsmethoden dokumentiert. Bei den Initiativen handelt es sich in der Regel um mehrere Teilprojekte, die zur Umsetzung eines Projekts erforderlich sind.

Eine Produktinitiative umfasst beispielsweise die Phasen der Ideenfindung, Entwicklung, Markteinführung und Wartung eines Produkts. Personen werden definiert, die in bestimmten Rollen für Initiativen und Aspekte davon verantwortlich sind. Mithilfe von Checklisten werden die zu erbringenden Leistungen definiert, z.B. Key Performance Indicators (KPIs) oder Dokumente, die für die Genehmigung einer Projektphase erforderlich sind.

Portfolio Collection

Portfolios können in SAP PPM zu einer Portfolio Collection gruppiert werden. Eine Sammlung verfügt über ein eigenes Reporting-Cockpit, mit dem der Portfoliomanager die Leistung der Collection hinsichtlich ihres gemeinsamen strategischen Ziels überwachen kann.

Auch Momentaufnahmen eines Portfolios, eines Buckets oder einer Initiative können jederzeit erstellt oder Änderungen am augenblicklichen Stand simuliert werden.

Für portfolioübergreifende Analysen kann mittels Business Intelligence-Technologie aus Unternehmens- und Marktdaten erfolgskritisches Wissen über Status, Perspektiven und Potenziale gewonnen werden.

Portfolio Reviews

Portfolio Reviews können mithilfe von verschiedenen Bewertungsmodellen, erstellt werden. Sie bewerten die Bestandteile eines Portfolios und geben dem Portfoliomanager eine faktenbasierte Grundlage für Entscheidungen. Reviews bieten sich an, wenn Buckets oder Initiativen einen Entscheidungspunkt erreicht haben.

An Entscheidungspunkten gelangt ein Objekt beispielsweise von der Spezifikation zum Design oder vom Design zur Implementierung. Jeder Entscheidungspunkt kann mehrere konfigurierbare Statuswerte haben. Ebenso können Risikoanalysen für einzelne Elemente eines Portfolios durchgeführt werden.

SAPs Portfoliomanagement macht Projektportfolios besonders transparent. Daten des Projektmanagements, des Personalwesens und der Finanzverwaltung werden dazu in Dashboards (Übersichtsseiten) zusammengeführt. Projektkosten, Zeitpläne, Personalbesetzung und Fortschrittszustand liegen jederzeit offen. Bewertungsmodelle analysieren die Daten und gleichen sie mit den Unternehmenszielen ab.

Budgets und Kapazitäten für Projektvorschläge werden auf Einklang mit der Geschäftsstrategie hin eingeschätzt.

Ressourcenmanagement

Das Planungstool des rollenbasierten SAP Ressourcenmanagements von SAP PPM optimiert den Personaleinsatz in einem Projekt. Im Mittelpunkt steht der effiziente Einsatz von Mitarbeitern, deren Zuordnung zu Projekten nach Bedarf, Qualifikation und Verfügbarkeit.

Das SAP Ressourcenmanagement hilft, die passenden Ressourcen zu identifizieren, die Auslastung zu optimieren und Projektengpässe zu vermeiden. Personal kann komfortabel anhand von strategischen Prioritäten und Qualifikation prognostiziert und zugeordnet werden.

Projektmanagement

SAP Project Management ist abgestimmt auf die Verwaltung phasenbasierter Projekte, z.B. für Produktentwicklung. Diese Software dient der Planung, Verwaltung und Überwachung aller Projektaktivitäten. Projektmanagement mit SAP PPM setzt sich aus Projektplanung, -durchführung und -kontrolle, Ressourcenmanagement und Abrechnung zusammen.

Mit Standardisierung hilft die Software dabei, unternehmensweit einheitliche Vorgehensweisen zu etablieren.

Projekten untergeordnet verwaltet werden Aufgaben und Zeitpläne, Zusammenhänge visualisiert, Ressourcen zugewiesen und der Fortschritt verfolgt. Das System identifiziert dabei kritische Aspekte; es prüft beispielsweise, ob vorgegebene Schwellenwerte verletzt wurden.

Unterstützt werden verschiedene Managementmodelle wie Six Sigma, Phase Gate, Critical Path und Product- and Cycle-Time-Excellence (PACE).

SAP PPM Features

  • Verwaltung mehrerer Portfolios mit Produkten, Dienstleistungen und Projekten aus Forschung & Entwicklung (F&E)
  • Zusammenfassung aller Personal- und Finanzressourcen in Ressourcenpools unternehmensweit
  • Planung des bevorstehenden Ressourcenbedarf mit aggregierten Informationen zu Aufwand, Standort, Qualifikationen und Anforderungen
  • Jederzeitige Übersicht über Projektkosten, Prognosen, Annahmen und anderen KPIs
  • Einsicht in gegenwärtige Einschränkungen und zukünftige Möglichkeiten durch Was-wäre-wenn-Szenarien, Bewertung der Auswirkungen verschiedener Bedingungen auf Budgets, Ressourcen und Zeitpläne
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Vorteile von SAP PPM

  • Das Portfolio lässt sich optimal auf strategische Ziele hin entwickeln
  • Das Portfolio wird nach Risiken, Geschäftszielen und Anlagetypen ausbalanciert
  • Laufende Evaluierungen, Projektanomalien und -risiken werden identifiziert und Anpassungen während der Projektdurchführung vorgenommen
  • Optimierte Zuweisung von Ressourcen durch Erfassung, Priorisierung und Anpassung des Angebots – auf die Nachfrage hin
  • Reduzierung der Gesamtbetriebskosten durch Integration in unterschiedliche Back-End-Systeme
  • Einblicke in den Projektfortschritt und die Kostenperformance – stets auf dem aktuellsten Stand und über Standorte hinweg
  • Prozessübergreifende Einbindung des Projektmanagements in die Finanz- und Logistikprozesse – ohne zusätzliche Kosten
  • Reporting ermöglicht mit wenig Aufwand Projektberichte für Stakeholder und Entscheider.

SAP Portfolio- und Projektmanagement für SAP S /4HANA

Die aktuelle Version des SAP Portfolio- und Projektmanagements basiert auf der Datenbank-Plattform SAP HANA. SAP HANA ermöglicht datenintensive Berechnungen direkt („In-Memory“) in der Datenbank, ohne Transport von Daten in die Anwendungsschicht bei konventionellen relationalen Datenbanken.

Anwendungen können dadurch ihre Geschäfts- und Kontrolllogik in die Datenbankschicht integrieren. Die Folge ist ein sehr gutes Laufzeitverhalten bei Datenanalyse und -verarbeitung.

Packaging

Durch den modularen Aufbau von SAP PPM müssen nur die Funktionalität und die Anzahl der Benutzer lizenziert werden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden. Die Anwendungen können vor Ort (on-premise) oder in der Cloud mit einer unbefristeten Lizenz bereitgestellt werden.


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