SAP PS

Projekte sind in der heutigen Wirtschaft an der Tagesordnung. Vom kleinen Mittelständler bis zum großen DAX-Konzern – Projekte gehören somit zum alltäglichen Geschäft. Als Projekt kann dabei jedoch vieles deklariert werden. Ein Projekt zeichnet daher eine klare zeitliche Rahmenstruktur und ein genau kalkulierten oder zuvor festgelegten Kostenrahmen aus. Beispielsweise kann ein Hausbau als Projekt bezeichnet werden – aber eben auch die Entwicklung einer neuen Software. Um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen und optimale Ergebnisse zu liefern sollte ein Projekt eine bestimmte Form aufweisen. Innerhalb dieser Form können die Strukturen nach Bedarf individuell angepasst werden. In diesem Kontext hat SAP das Modul SAP PS auf den Markt gebracht, welches zur Steuerung und Abwicklung solcher Projekte genutzt werden kann.

Integration SAP Project System

Wie schon beschrieben ist SAP PS ein bestimmtes Spezial-Modul (Projekt-Management-Modul) der Softwarefirma SAP und ist in seiner Aufgabe auf die Projektabwicklung fokussiert. „PS“ steht in der Bezeichnung für „Project System“. Mit dem Aufbau in Modulen hat das SAP-System einen großen Vorteil für den Kunden, denn die einzelnen Module können passgenau an die individuellen Bedürfnisse angepasst und optimiert werden.

Aus dem modularen System der SAP sticht das SAP PS Modul nochmal hervor, denn es muss nicht mit den anderen Modulen der SAP zusammenarbeiten und kann dennoch in ein bereits bestehendes SAP System integriert werden. Diese Integration bedeutet keinen direkten Change im gesamten System für den Kunden.

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Einsatzzweck

Ein Projekt ist eine einmalige Arbeit innerhalb eines Unternehmens. Es weist eine komplexe Struktur auf, weshalb es unabdingbar ist, eine klare Struktur und exakte Zeitvorgaben vor dem Start zu benennen. Da ein Projekt kosten- und kapazitätsintensiv ist, muss auch ein Reporting zum Controlling implementiert werden. Ein Projekt wird in den betrieblichen Ablauf eines Unternehmens eingebunden, aber oftmals sind auch externe Kräfte und Freelancer zur Unterstützung der bestehenden Belegschaft an einem Projekt beteiligt.

SAP PS hilft als Tool, die Übersicht über den Rahmen und die Kosten eines Projektes zu behalten. Auch die zeitliche und finanzielle Struktur werden direkt erfasst, sodass das Unternehmen jederzeit aktuelle Daten über den Fortgang des Projektes und die Umsetzung der Zielvorgaben erhalten kann. Projekte sind dabei aber nicht zwangsläufig damit verbunden, dass eine Dienstleistung, eine Produktion oder ein Beschaffungsprozess angegangen wird.

Auch eine zeitlich befristete Zusammenarbeit mit einem Kunden oder externen Partner kann als Projekt bezeichnet werden, weil auch hier die gleichen Kriterien greifen.

Möglichkeiten & Potential

SAP PS lässt sich direkt und einfach als eigenständiges Modul in die vorhandene SAP Landschaft integrieren. Über Schnittstellen kann SAP PS aber dennoch mit den Modulen CO, PM, SD, FI oder PP kommunizieren und verbunden werden. Auf diese Weise fungiert SAP PS als Zentrale in der Kommunikation der verschiedenen SAP-Module und genau hier kann SAP PS auch sein volles Potential ausschöpfen.

Bei dieser zentralen Aufgabe steht der Project Builder im Mittelpunkt, denn hier werden alle Prozesse hierarchisch geordnet angezeigt, damit der Überblick nicht verloren geht. Das Projekt wird so in kleinere Schritte zerlegt, denen eine bestimmte Priorisierung zugewiesen werden kann.

Zwei unterschiedliche Möglichkeiten der Betrachtung werden von SAP PS angeboten: Entweder werden alle Schritte unter dem Aspekt des Controllings nach dem Budget angezeigt oder es wird die zeitliche Abfolge der Schritte angegeben.

SAP PS Funktionen

Daraus ergeben sich folgende Funktionen von SAP PS:

  • Terminplanung
  • Ressourcenplanung
  • Budgets/Überwachung
  • Möglichkeiten der Kostenplanung
  • Fortschritt IST-/SOLL-Daten bzw. Prognosen

Bei SAP PS wird die Terminplanung einfach gemacht, denn das Modul verfügt nicht nur über einen Kalender, in dem die Termine angezeigt werden, sondern überwacht die Termine und damit verknüpften Ereignisse auch automatisch, wenn dies gewünscht wird. Termine und Zeiten als Puffer können so immer aktualisiert werden und auch eine Anpassung des Budgets ist bei Kostenveränderungen fast in Echtzeit möglich.

Die Ressourcenplanung und die Überwachung des Budgets wird auf diese Weise automatisch in den gesamten Prozess des Projektmanagements integriert und läuft unbemerkt im Hintergrund mit. Aufgrund der aktuellen Datenlage lassen sich die Kosten natürlich auch bequem und effizient planen. Über den Rahmen der Kosten hinaus lassen sich aufgrund der Datenanalyse zu jeder Zeit Prognosen über den Erfolg und den Nutzen des Projektes ableiten.

Vorteile

Die Hauptaufgabe von SAP PS ist die Verwaltung und Planung von Kosten und Terminen. Zunächst ist erst kein direkter Impact zu festzustellen, doch profitiert der Kunde durch eine effizientere Verwaltung und ein Controlling in Echtzeit. Der Verdienst oder die Ersparnis, die der Kunde durch die Implementierung des SAP PS Moduls gewinnt, lässt sich vorab somit nur schwer einschätzen.

Der große Vorteil von SAP PS liegt jedoch auch darin, dass es eigenständig arbeiten kann. Somit kann der Kunde ab der ersten Minute das Modul für seine Zwecke nutzen. Es lässt sich flexibel mit allen gewünschten SAP Modulen verbinden, ohne die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu beschneiden. Durch das Monitoring im Hintergrund lassen sich zudem Schwachstellen in den Abläufen der IT des Unternehmens aufdecken, die dann passgenau gelöst werden können.

Eine effiziente Verwaltung und Planung von Ressourcen und Zeit wirkt sich positiv auf das Ergebnis des Projektes aus, sodass der Erfolg von SAP PS am Budget- und Zeitplan des jeweiligen Projektes gemessen werden kann.

Fazit

Mit dem Modul SAP PS lassen sich Projekte einfach und effizient überwachen. Sowohl Kosten als auch Zeit hat man mit diesem Projektmanagement-Tool immer im Blick. Daten aus verschiedenen SAP-Modulen lassen sich schnell und einfach darstellen und zusammenfassen. Dabei agiert SAP PS jedoch eigenständig.

Auswertungen für Teile oder das Gesamtprojekt können leicht vorgenommen werden und basieren auf den aktuellsten Daten aus den anderen Modulen – somit ist ein Controlling und Reporting in Echtzeit möglich.


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