Björn Lambertz

24. Juni 2021

2 Kommentare

Was ist ein Freischaltsystem?

Freischaltsysteme, zu denen auch SAP WCM gehört, sorgen für die Einhaltung von Sicherheitsstandards und ermöglichen die Verwaltung und Statusverfolgung von Freischaltprozessen für anfallende Instandhaltungsmaßnahmen. Dafür verfügen diese Systeme über verschiedene Kontroll-Tools wie z.B. Cockpits und Logbücher. Darüber hinaus ermöglichen sie die Kommunikation zwischen Betriebsführungspersonal, Freischaltern und Instandhaltern, um die Transparenz der Prozesse zu gewährleisten und alle möglichen Risiken zu minimieren.

Freischaltsysteme wie SAP WCM gewährleisten die Befolgung von Protokollen, indem sie die schrittweise Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen anordnen und erst dann eine konkrete Arbeitsgenehmigung ausstellen, wenn alle nötigen Vorkehrungen getroffen wurden. Die Arbeitsgenehmigung ist ein papiergebundenes oder elektronisches Zertifikat mit detaillierten Beschreibungen, welche Person welche Arbeit an welchem Ort zu welchem Zeitpunkt durchführen darf und welche Sicherheitsvorkehrungen dafür erforderlich sind.

SAP WCM

Die SAP-eigene Lösung zur Freischaltabwicklung ist SAP WCM, eine Unterkomponente von SAP PM bzw. SAP EAM. SAP WCM existiert seit 1990 und ist aufgrund gesetzlicher Regulation und bestehenden Gefahrenpotenzialen besonders in der Energieerzeugungs- und Ölindustrie verbreitet. Da das Modul dank Customizing allerdings hochgradig anpassbar ist, wird es auch in zahlreichen anderen Branchen genutzt, um vorschriftsgemäße Freischaltabwicklungen zu gewährleisten.

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Dieses E-Book befasst sich mit dem Wesen der Freischaltung, legt die Funktionen eines solchen Systems dar & skizziert die Rollen der in den Prozess involvierten Personen.

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Funktionsweisen

SAP WCM erlaubt die Steuerung und Dokumentation der gesamten Freischaltabwicklung inklusive der Genehmigungsausstellung parallel zur Planung von Instandhaltungsmaßnahmen. Dafür bietet SAP WCM als offenes System fünf Freischaltdokumente für unterschiedliche Abwicklungen an: die Arbeitsgenehmigung, die Freischaltanforderung, die Standardfreischaltliste, die operative Freischaltliste und zusätzliche Anforderungen.

Damit sind folgende Funktionen standardmäßig abgedeckt, um gefahrlose Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter einzuhalten und die Zuverlässigkeit von Anlagen zu garantieren:

• Standardisierter Prozess zur Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Sicherheitsstandards
• Genehmigung, Steuerung & Statusverfolgung von Sicherheitsmaßnahmen
• Bündeln von Aufträgen oder Vorgängen für gemeinsame Sicherheitsvorkehrungen
• Transparente Nachprüfbarkeit durch Änderungsbelege und Zeitstempel
• Drucken von Arbeitspapieren

System- und Anwenderstatus in SAP WCM

Hier finden Sie eine Übersicht gängiger Begriffe, denen Sie bei der Nutzung von SAP WCM begegnen werden inkl. der dazugehörigen Bedeutung:

Integration von SAP WCM

Für eine korrekte Freischaltabwicklung ist die nahtlose Integration von SAP WCM in die bestehende IT-Landschaft wichtig, da nur so die reibungslose Kommunikation zwischen den verschiedenen Verantwortlichen möglich ist. Als Unterkomponente der Instandhaltungsmodule SAP PM bzw. SAP EAM ist es mit SAP WCM möglich, notwendige Sicherheitsmaßnahmen direkt für Instandhaltungsarbeiten zu definieren. SAP WCM prüft das Einhalten dieser Maßnahmen und ermöglicht Genehmigungsverläufe und Statusverfolgungen.

Vorteile von SAP WCM

Der Einsatz von SAP WCM empfiehlt sich für jedes Unternehmen, welches Bestimmungen oder Normen zu den Themen Arbeitsschutzgesetz, Arbeitssicherheitsgesetz oder Gefahrenstoffverordnung einhalten muss. Durch die verlässliche Ausführung der Freischaltung erhöht SAP WCM die Sicherheit der Mitarbeiter maßgeblich und gewährleistet zusätzlich das Erfüllen und Nachweisen aller Compliance-Anforderungen. Mit SAP WCM werden Ausfallzeiten und der Aufwand für die Freischaltabwicklung spürbar reduziert, was sich positiv auf die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auswirkt.

Startseite der digitalen Instandhaltungssuite eWCM

Statusübersicht von Arbeitsfreigaben im eAF Cockpit

Interface zum Erstellen einer elektronischen Arbeitsfreigabe im eAF Cockpit

Beispiel des Unterschriftenprozesses nach Erstellung einer eAF

Ansicht der Maßnahmenrückmeldung zur mobilen Freischaltabwicklung

SAP WCM in SAP S/4HANA

Seit der SAP S/4HANA Version 1511 ist auch SAP WCM als Teil der neuen ERP-Generation erhältlich. Zwar wurde die grafische Nutzeroberfläche von SAP WCM überarbeitet und modernisiert, allerdings verfügt das Modul über denselben Funktionsumfang wie bisher und bietet keine Innovationen für die Verbesserung der Freischaltabwicklung an.

Grund dafür ist, dass SAP WCM als Nischenprodukt eingestuft wurde und daher die direkte Betreuung des Moduls durch SAP weggefallen ist. Es existiert keine offizielle Roadmap für die weitere Entwicklung von SAP WCM. Es liegt nun bei den Unternehmen selbst, das Modul entsprechend ihrer Anforderungen zu modifizieren und zu ergänzen. Dadurch geht allerdings der Anspruch auf Gewährleistung verloren, während weiterhin hohe Wartungsgebühren anfallen.

Auch für die mobile Freischaltung stehen keine Neuerungen in Aussicht – es wird lediglich empfohlen, aus der bestehenden API selbstständig eine eigene Applikation zur mobilen Freischaltung zu entwickeln.

Nutzungsvoraussetzungen WCM in S/4HANA

Diese Faktoren geben den Anlass, die Nutzung von SAP WCM unter SAP S/4HANA zu reflektieren: Wie wurde SAP WCM bisher eingesetzt und kann das Unternehmen vom Umstieg auf eine alternative Lösung zur Freischaltabwicklung profitieren?

Dafür muss zunächst überprüft werden, ob und wie SAP WCM bisher eingesetzt worden ist. Wurden Modifikationen am Modul vorgenommen und ist es sinnvoll, unter SAP S/4HANA zum Standard zurückzukehren, um bspw. anders als in älteren ERP-Versionen neue Abbildungsmöglichkeiten nutzen zu können.

Zusätzlich sollte evaluiert werden, ob das aktuelle Coding des Moduls unter S/4HANA überhaupt lauffähig ist. Dafür kann der HANA ReadinessCheck durchgeführt werden. Er gibt Aufschluss darüber, ob das Modul unverändert in SAP S/4HANA weitergenutzt werden kann, oder ob das Z-Coding entsprechend angepasst werden muss. Dies kann je nach Modifikationsgrad des Moduls ein größeres Projekt bedeuten.

Alternative Lösungen zur Freischaltabwicklung

Je nach Modifikationsgrad des SAP WCM Moduls kann der Umstieg auf SAP S/4HANA also mit besonderem Aufwand verbunden sein, nur um bisherige Funktionalitäten beizubehalten. Darüber hinaus kann auch unter SAP S/4HANA nicht damit gerechnet werden, dass SAP WCM mit neuen Innovationen zur verbesserten Freischaltabwicklung ausgestattet wird. Aus diesem Grund lohnt sich die Überlegung, eine alternative Lösung zur Freischaltabwicklung in Erwägung zu ziehen.

Besonders für Unternehmen, die Wert auf mobile Instandhaltung legen, Prozessanpassungen digitalisieren möchten und sich eine Einbindung von Dienstleistern in digitale Portale wünschen, kann sich die Nutzung eines Drittanbieter-Tools lohnen, da SAP WCM diese Funktionen standardmäßig nicht unterstützt.

Innovative Instandhaltungssuite eWCM

Unsere Mitarbeiter des auf Instandhaltung spezialisierten Fachbereichs Maintcare verfügen über langjährige und umfangreiche Projekterfahrungen im SAP-Umfeld. Auf dieses Wissen haben wir für die Entwicklung unseres eigenen Freischaltsystems eWCM zurückgegriffen, um Standards zu erweitern, Prozesskompetenzen aufzubauen und neueste Technologien in einer ansprechenden Oberfläche zugänglich zu machen.

Die digitale Instandhaltungssuite eWCM wird bereits in über 80 Kraftwerken europaweit genutzt und bietet im Vergleich zu SAP WCM zusätzliche Funktionen wie die Integration von Fremdmitarbeitern in den Instandhaltungsprozess zur nachhaltigen Effizienzsteigerung. eWCM kann nach individuellen Bedürfnissen eingerichtet, problemlos in bestehende SAP-Infrastrukturen implementiert aber auch unabhängig von SAP PM bzw. SAP EAM genutzt werden. Für die Nutzung von eWCM fallen keine Lizenz- oder Wartungsgebühren an und die Originalität bleibt selbst bei individuellen Veränderungen erhalten.

Digitale Instandhaltungssuite von Maintcare

Mit unserer digitalen Instandhaltungssuite erhalten Sie eine Software, mit der Sie die Kontrolle und die Übersicht über sämtliche Instandhaltungsmaßnahmen behalten und u. a. durch systemgestützte Workflows die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöhen – und das Ganze ohne Papier. Zudem ist unsere Suite zu 100 % S/4HANA-kompatibel und problemlos an Ihre Unternehmensstrukturen und Konzernstandards anpassbar.

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Funktionsumfang von eWCM

Die digitale Instandhaltungssuite ist eine Sammlung einzelner Anwendungen, die in einer Neptune-basierenden Kacheloberfläche angezeigt werden und Nutzer durch den gesamten Freischaltungsprozess leiten. Im Folgenden finden Sie eine kurze Erläuterung der einzelnen Funktionen:

• Offene Unterschriften: eine rollenbasierte Auflistung fehlender Unterschriften, die für Freigabeprozesse benötigt werden. Je nach Berechtigungen des Nutzers werden hier Dokumente angezeigt, für deren Unterzeichnung der Nutzer autorisiert ist.
• eAF Cockpit: konfigurierbarer Überblick der laufenden Maßnahmen inkl. Benachrichtigung für Überfälligkeiten. Nutzer haben hier die Möglichkeit zum Anlegen elektronischer Arbeitsfreigaben und werden dabei vom Programm durch die nötigen Schritte geleitet. Der Freigabeprozess kann dabei individuell angepasst werden (bspw. anhand vorgefertigter Muster für technische Plätze oder mit Sicherheitscheck für Dienstleister). Nach Abschluss der Sicherheitsplanung wird der Unterschriftenprozess angestoßen, bei dem Verantwortliche informiert werden, sobald benötigte Unterschriften ausstehen.
• Geschaltete Komponenten: Eine Liste aller nicht in Betrieb befindlicher Anlagenteile verschafft einen Überblick vorliegender Schaltungen.
• Elektrische Schaltungen: optionales Dispatcher-Cockpit für übergeordnete Elektrofachkräfte zur Anweisung rein elektrischer Schaltungen.
• Mobile Maßnahmenrückmeldung: Erstellte Arbeitsfreigaben werden hier für mobile Endgeräte zur Ansicht und Bearbeitung angezeigt, um Rückmeldungen vor Ort zu ermöglichen.
• Scanner Kontrolle: Mittels QR-Codes können Dokumente hier eingescannt und in ein elektronisches Archiv gespeichert werden. Ein automatischer Service prüft die Vollständigkeit der Dokumente und ordnet diese dann den entsprechenden Objekten zu.
• Konfiguration: Einstellungen bzgl. Bereichszuordnung, Userdaten, etc.

Insgesamt zielt eWCM darauf ab, Schwachstellen von SAP WCM zu beseitigen und die Freischaltung um innovative Funktionen zu erweitern, um für Sicherheitsvorkehrungen gemäß dem Konzept Arbeitsschutz 4.0 zu sorgen. Es bietet eine intuitive Benutzeroberfläche mit übersichtlichen Navigationsmöglichkeiten, unterstützt die mobile Freischaltabwicklung, lässt sich problemlos in bestehende Systeminfrastrukturen integrieren und ist auf die zukunftsorientierte Nutzung unter SAP S/4HANA zugeschnitten. Wenn Sie Interesse an eWCM haben, können Sie gerne eine Demo der Anwendung anfordern oder direkt mit uns in Kontakt aufnehmen.

Das passende Freischaltsystem für Ihr Unternehmen

Ob SAP WCM, unsere eWCM-Lösung oder ein anderes Drittanbieter-Produkt: Unsere erfahrenen Experten bei Maintcare stehen Ihnen beratend zur Seite, wenn es um die Auswahl und Einrichtung des von Ihnen gewählten Freischaltsystems in Ihrem Betrieb geht. Auch bei weiterführenden Fragen rund ums Thema Freischaltabwicklung geben wir Ihnen gerne weitere Auskünfte. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.

FAQ

Was ist eine Freischaltabwicklung?

Um Anlagen warten und reparieren zu können, müssen gewisse Sicherheitsstandards eingehalten werden, damit das Instandhaltungspersonal nicht gefährdet wird. Die Freischaltabwicklung gibt ein Protokoll mit ausgewählten Sicherungsmaßnahmen vor, das bei der Arbeit an Maschinen zu befolgen ist. Freischaltsysteme erlauben die Verwaltung und Dokumentation dieser Maßnahmen.

Was ist SAP WCM?

WCM ist das Freischaltsystem von SAP, welches Teil des Moduls SAP PM bzw. SAP EAM ist. SAP WCM bietet verschiedene Funktionen und Freischaltdokumente zur vorschriftsgemäßen Freischaltabwicklung und lässt sich dank Customizing an die Anforderungen verschiedener Branchen und Unternehmen anpassen.

Kann SAP WCM in SAP S/4HANA genutzt werden?

Grundsätzlich ist die Nutzung von SAP WCM in S/4HANA möglich. Je nach Modifikationsgrad des Moduls muss jedoch überprüft werden, ob die Anwendung in ihrer aktuellen Ausführung auch unter S/4HANA weiterhin funktionsfähig ist. Darüber hinaus sind keine Innovationen für SAP WCM angekündigt. Für eine zukunftsorientierte Freischaltabwicklung muss das Modul also selbstständig weiterentwickelt und modifiziert werden.

Gibt es Alternativen zu SAP WCM?

Mittlerweile existieren zahlreiche Drittanbieter-Tools wie unsere eigene digitale Instandhaltungssuite eWCM, welche die Funktionsweisen der Freischaltabwicklung erweitern. Dabei wird besonders die Digitalisierung von Prozessen, die mobile Freischaltung und die Einbindung von externen Dienstleistern gefördert, wodurch sich die gesamte Freischaltabwicklung überschaubarer und effizienter gestaltet.

Websession: Was ist WCM

Bei der Einrichtung des von Ihnen gewählten Freischaltsystems in Ihrem Betrieb stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Auch bei weiterführenden Fragen rund um das Thema Freischaltabwicklung geben wir Ihnen weitere Auskünfte. Vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.

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Björn Lambertz

Mein Name ist Björn Lambertz und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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