Einführung einer elektronischen Arbeitsfreigabe

Die Infraserv Höchst hat mit der Unterstützung von Maintcare ein System zur elektronischen Arbeitsfreigabe im Industriepark Höchst eingeführt. Wo vorher die Arbeitsfreigabe noch über verschiedene Papierscheine erteilt wurde, herrscht nun ein digitales und einheitliches System, durch das die Arbeitssicherheit erhöht und die Prozesse nun digital abgewickelt werden. Welche Anforderungen Infraserv Höchst an den elektronischen Freigabeprozess stellte, wie die Einführung ablief und wie die Arbeitsfreigabe dadurch optimiert wurde, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Ausgangssituation

Wie in vielen Unternehmen lief die Arbeitsfreigabe bei Infraserv Höchst noch manuell ab, was eine effiziente Umsetzung an vielen Stellen erschwerte. Das lag vor allem an den langen Laufwegen, die das Personal in den Betrieben zurücklegen musste, um Formulare auszufüllen oder Unterschriften einzusammeln. Die Menge an Papierformularen und die Ablage der Freigabescheine an analogen Tafeln beeinträchtigte zudem die Verantwortlichen dabei, den Überblick über die laufenden Freigabeprozesse zu behalten.

Die manuellen und analogen Prozesse führten außerdem dazu, dass Arbeitsabläufe teilweise verzögert wurden und die Gewährleistung der Arbeitssicherheit sehr komplex war: Es gab keine zentrale Stelle bzw. ein System, das eine automatische Kollisionsprüfung durchgeführt hat, wodurch der Aufwand groß war, Wechselwirkungen zwischen den Freigabescheinen zu erkennen. Dazu gehört auch, dass das LOTO-System (Log out/Tag out) dementsprechend nur schwer umsetzbar war.

Zudem hatten die analogen Prozesse zur Folge, dass die Motivation besonders bei den jüngeren Mitarbeitern litt, die mit digitalen Prozessen vertraut sind und nicht so gerne mit Papierscheinen arbeiten. Daher sah Infraserv Höchst die Zeit als reif, um die Prozesse in der Arbeitsfreigabe zu digitalisieren und damit zu optimieren. Um die Umsetzung kümmerten sich dabei der IT-Projektmanager Matthias Munz und der fachliche Projektleiter Jens Schmitt.

IT-Projektmanager Matthias Munz (links) und der fachliche Projektleiter Jens Schmitt (rechts)

Infraserv Höchst mit Sitz in Frankfurt am Main ist bei der Entwicklung von Forschungs- und Produktionsstandorten der führende Partner für Chemie- und Pharmaunternehmen. Die Infraserv GmbH & Co. Höchst KG beschäftigt rund 1.900 Mitarbeiter und 145 Auszubildende. Zur Infraserv-Höchst-Gruppe gehören rund 2.700 Mitarbeiter und 178 Auszubildende. Sie bieten individuelle, modulare Lösungen sowie innovative, integrierte Leistungsbündel bis hin zum kompletten Standortbetrieb. Die Leistungsfelder umfassen die Versorgung mit Energien, Entsorgungsleistungen, den Betrieb von Netzen, Standortservices, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie den Umweltschutz und Facility Management. Mit den Tochtergesellschaften deckt die Infraserv Höchst-Gruppe für ihre Kunden auch die Leistungsfelder Logistik, Bildung und Prozesstechnik ab.

Die Mission: Einführung einer elektronischen Arbeitsfreigabe

Infraserv Höchst stand nun also vor der Aufgabe, die Papierprozesse in einen digitalen Prozess zu übertragen. „Wir mussten zur bestehenden Sicherheitsrichtlinie 1 einen Prozess erarbeiten, der eine sinnvolle Reihenfolge hat und bei dem am Ende das gleiche Ergebnis wie beim manuellen Prozess steht“, erklärt Matthias Munz. Das Ziel war dabei nicht nur, die Arbeitssicherheit zu erhöhen, sondern auch Laufwege zu minimieren sowie Papierformulare und den gesamten Freigabeprozess zu digitalisieren. Dadurch sollte auch ein mobiles Arbeiten ermöglicht werden. Um das zu erreichen, beauftragte Infraserv Höchst die Experten von Maintcare für die Umsetzung einer elektronischen Arbeitsfreigabe.

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Die Umsetzung

Für die Entwicklung der Lösung haben Infraserv Höchst und Maintcare gemeinsam folgende Meilensteine erarbeitet und erfolgreich umgesetzt:

Workshops zur Erfassung der Anforderung an ein digitales System zur Arbeitsfreigabe.
Erstellung des Lasten- und Pflichtenhefts, um die Anforderungen von Infraserv Höchst genauer zu definieren und individuelle Wünsche zu erfassen. So wurde hier bereits festgehalten, dass das digitale System eine Möglichkeit zum mobilen Scannen beinhalten sollte, indem jede Freischaltung (elektrisch und mechanisch) einen QR-Code für den LOTO-Prozess enthält. Außerdem brauchte es für die Elektriker einen speziellen Freigabeprozess mit gesonderten Bedingungen und Berechtigungen. Als besonders hilfreich empfanden die Projektleiter, dass Maintcare schon im Pflichtenheft mit Mockups gearbeitet hat und so die spätere Ausprägung der Menüs zu einem sehr frühen Zeitpunkt dargestellt wurde.
Entscheidung zur Einführung des Systems in 2 Pilotbetrieben: Das Heizkraftwerk und die Klärschlamm-Verbrennungsanlage.
Individuelle Anpassung der digitalen Freischaltabwicklung von Maintcare an die Anforderungen von Infraserv Höchst. Hier wurden immer wieder Demo-Sessions und Mockups durchgeführt, sodass Infraserv Höchst immer einen Einblick in die Lösung hatte und Herausforderungen frühzeitig erkannt wurden.
Testphase: Hier wurde gemäß eines zuvor erarbeiteten Testplans das System auf Herz und Nieren geprüft. Aufgrund des Feedbacks der Tester wurde die elektronische Arbeitsfreigabe weiterentwickelt und Fehler wurden behoben.
Schulung aller ca. 130 Mitarbeiter, die das System nutzen
Go-live: Produktivschaltung der elektronischen Arbeitsfreigabe

Die Vorteile im Überblick

Durch die neue elektronische Arbeitsfreigabe profitiert Infraserv Höchst nun von folgenden Vorteilen:

Prozessbeschleunigung: Zeit- und Aufwandersparnis durch die Nutzung von digitalen Vorlagen und Mustern, Parallelisierung von Arbeitsschritten, Einsparung von Weg- und Wartezeiten
Sicherheitsgewinn durch systemgestützte, digitale Prozesse: Klar strukturierter Ablauf des Arbeitsfreigabeprozesses, keine Lücken bei der Dokumentation
Sicherheitsgewinn durch Transparenz: Jederzeit und überall Einblick in den Status aller Arbeitsgenehmigungen durch das zentrale digitale System
Elektrische Freischaltung: Integration der elektrischen Freischaltung löst den Papier-Freigabeschein ab
Sicherheitsgewinn durch Kollisionsprüfung: Unterstützung der Meister durch eine automatische Kollisionsprüfung
Integration der mobilen Abwicklung: Reduzierung von Fehlerquellen und Steigerung der Effizienz durch Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen mit mobilen Geräten
Lock out/Tag out: Unterstützung des LOTO-Systems
Einheitlicher Prozess: Standardisierung des Prozesses über alle Betriebe hinweg bietet allen Mitarbeitern eine klare Orientierung
Verbesserung der Kommunikation: Kommunikation zwischen Technik und Produktion startet früher im Prozess und ist schneller
Analysen und Reporting: Systemseitige Verarbeitung ermöglicht eine Ad-hoc-Auswertung zur Identifizierung von Optimierungspotenzial

Das beinhaltet die elektronische Arbeitsfreigabe

Infraserv Höchst hat ihren Arbeitsfreigabeprozess digitalisiert. Doch was genau umfasst jetzt das neue elektronische System? Die Mitarbeiter im Betrieb haben zuvor im Wesentlichen mit einem kleinen und einem großen Freigabeschein gearbeitet. Diese wurden nun in digitalisierter Form in das Launchpad der digitalen Freischaltabwicklung von Maintcare übernommen. Auch das zuvor über Papier nur schwer umsetzbare LOTO-System ist nun in die Lösung integriert.

Ein wichtiger Punkt sind auch die mobilen Rückmeldungen, die nun möglich sind. Über mobile Geräte können die Mitarbeiter direkt an ihrem Arbeitsort rückmelden, wenn sie etwas durchgeführt haben. Diese Daten werden dann in einem zentralen System gespeichert. Auch die Arbeitsschutzabteilung profitiert davon: Sie müssen nun keine Ordner mehr durchwälzen, um sich einen Überblick zu verschaffen, sondern können alles zentral vom Schreibtisch aus einsehen und entscheiden, wo Sie vor Ort eine Prüfung durchführen möchten.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Reduzierung und Optimierung von Laufwegen. Wie zuvor bereits beschrieben, mussten die Mitarbeiter oft Unterschriften einsammeln oder Formulare kopieren und dafür weite Strecken zurücklegen. Nun ist auch das elektronisch über digitale Unterschriften möglich, wodurch Genehmigungen deutlich schneller erteilt werden können.

Change Management als Erfolgsfaktor

Ein weiterer Erfolgsfaktor in der Entwicklung der Lösung sowie bei der erfolgreichen Inbetriebnahme war die Akzeptanz der Mitarbeiter durch das durchgeführte Change Management. Bereits zu Beginn wurden die Mitarbeiter aus den Betrieben und der Instandhaltung eingebunden, sodass diese die digitale Lösung nicht nur getestet, sondern sogar mitgestaltet haben. Dazu zählte unter anderem auch die Namensgebung. Da die Mitarbeiter immer von Freigabescheinen gesprochen haben, war die naheliegende Lösung, das neue System als elektronische Arbeitsfreigabe (eAF) zu benennen, sodass jeder weiß, welche Funktion dadurch erfüllt wird.

Dadurch, dass die Mitarbeiter früh abgeholt wurden und ständig Feedback zum Produkt gegeben haben, hat sich auch die Akzeptanz des neuen Systems erhöht. Das Feedback aus den Betrieben ist daher auch nach der Einführung der elektronischen Arbeitsfreigabe sehr positiv.

Ein weiterer Grund dafür ist, dass alle Mitarbeiter ausgiebig geschult wurden und daher gut mit dem System umgehen können. Auch das geschah in enger Zusammenarbeit zwischen Infraserv Höchst und den IT-Experten von Maintcare, die die Schulungen für ca. 130 Mitarbeiter durchführten. Zwar mussten die Schulungen in Zeiten von Corona remote stattfinden, allerdings war das aufgrund des digitalen Systems kein Problem.

Der IT-Projektmanager Matthias Munz ergänzt:

Man muss sich im Klaren sein, dass man mit dem Projekt ein dickes Brett bohrt. Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen müssen über einen langen Zeitraum sehr intensiv Hand in Hand zusammenarbeiten und sich engagieren. Auch das für die Konfliktprüfung notwendige Erfassen der technischen Plätze bis hinunter zur Armatur ist eine Herausforderung.

So geht es weiter

Nach dem Go-live der elektronischen Arbeitsfreigabe in den Pilotbetrieben ist das Einführungsprojekt erfolgreich abgeschlossen worden. Das System wird jetzt – nach dem gelungenen Start – auf das gesamte Unternehmen ausgerollt, um einen einheitlichen Prozess zu garantieren. Das ist verbunden mit dem Aufbau einer E-Learning-Plattform, um gute Schulungen für alle Mitarbeiter zu gewährleisten. Außerdem wird eine Offline-Funktionalität ergänzt, wodurch die mobile Rückmeldung auch ohne direkten Internetempfang im Betrieb möglich wird. „Das System wird nicht stehenbleiben“, fasst der fachliche Projektleiter Jens Schmitt zusammen.

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