Die Infraserv Höchst hat mit der Unterstützung von Maintcare ein System zur elektronischen Arbeitsfreigabe im Industriepark Höchst eingeführt. Wo vorher die Arbeitsfreigabe noch über verschiedene Papierscheine erteilt wurde, herrscht nun ein digitales und einheitliches System, durch das die Arbeitssicherheit erhöht und die Prozesse nun digital abgewickelt werden.
Welche Anforderungen Infraserv Höchst an den elektronischen Freigabeprozess stellte, wie die Einführung ablief und wie die Arbeitsfreigabe dadurch optimiert wurde, erfahren Sie in dieser Erfolgsgeschichte.
Branche: Betrieb von Industriestandorten, Industriedienstleistungen
Standort: Frankfurt
Infraserv Höchst mit Sitz in Frankfurt am Main ist bei der Entwicklung von Forschungs- und Produktionsstandorten der führende Partner für Chemie- und Pharmaunternehmen. Die Infraserv GmbH & Co. Höchst KG beschäftigt rund 1.900 Mitarbeiter und 145 Auszubildende. Zur Infraserv-Höchst-Gruppe gehören rund 2.700 Mitarbeiter und 178 Auszubildende.
Sie bieten individuelle, modulare Lösungen sowie innovative, integrierte Leistungsbündel bis hin zum kompletten Standortbetrieb. Die Leistungsfelder umfassen die Versorgung mit Energien, Entsorgungsleistungen, den Betrieb von Netzen, Standortservices, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie den Umweltschutz und Facility Management. Mit den Tochtergesellschaften deckt die Infraserv Höchst-Gruppe für ihre Kunden auch die Leistungsfelder Logistik, Bildung und Prozesstechnik ab.
Wie in vielen Unternehmen lief die Arbeitsfreigabe bei Infraserv Höchst noch manuell ab, was eine effiziente Umsetzung an vielen Stellen erschwerte. Das lag vor allem an den langen Laufwegen, die das Personal in den Betrieben zurücklegen musste, um Formulare auszufüllen oder Unterschriften einzusammeln. Die Menge an Papierformularen und die Ablage der Freigabescheine an analogen Tafeln beeinträchtigte zudem die Verantwortlichen dabei, den Überblick über die laufenden Freigabeprozesse zu behalten.
Die manuellen und analogen Prozesse führten außerdem dazu, dass Arbeitsabläufe teilweise verzögert wurden und die Gewährleistung der Arbeitssicherheit sehr komplex war: Es gab keine zentrale Stelle bzw. ein System, das eine automatische Kollisionsprüfung durchgeführt hat, wodurch der Aufwand groß war, Wechselwirkungen zwischen den Freigabescheinen zu erkennen. Dazu gehört auch, dass das LOTO-System (Log out/Tag out) dementsprechend nur schwer umsetzbar war.
Zudem hatten die analogen Prozesse zur Folge, dass die Motivation besonders bei den jüngeren Mitarbeitern litt, die mit digitalen Prozessen vertraut sind und nicht so gerne mit Papierscheinen arbeiten. Daher sah Infraserv Höchst die Zeit als reif, um die Prozesse in der Arbeitsfreigabe zu digitalisieren und damit zu optimieren. Um die Umsetzung kümmerten sich dabei der IT-Projektmanager Matthias Munz und der fachliche Projektleiter Jens Schmitt.
Infraserv Höchst stand nun also vor der Aufgabe, die Papierprozesse in einen digitalen Prozess zu übertragen. „Wir mussten zur bestehenden Sicherheitsrichtlinie 1 einen Prozess erarbeiten, der eine sinnvolle Reihenfolge hat und bei dem am Ende das gleiche Ergebnis wie beim manuellen Prozess steht“, erklärt Matthias Munz.
Das Ziel war dabei nicht nur, die Arbeitssicherheit zu erhöhen, sondern auch Laufwege zu minimieren sowie Papierformulare und den gesamten Freigabeprozess zu digitalisieren. Dadurch sollte auch ein mobiles Arbeiten ermöglicht werden.
Um das zu erreichen, beauftragte Infraserv Höchst die Experten von Maintcare für die Umsetzung einer elektronischen Arbeitsfreigabe.
Workshops dienten zunächst dazu, die Anforderungen für ein digitales System zur Arbeitsfreigabe zu erfassen. Dabei wurden die Bedürfnisse von Infraserv Höchst genau definiert und individuelle Wünsche erfasst.
Ein Ergebnis dieser Workshops war die Festlegung, dass das System eine mobile Scan-Möglichkeit enthalten sollte, um jeden Freigabeprozess (elektrisch und mechanisch) mit einem QR-Code für den LOTO-Prozess zu verknüpfen.
Zusätzlich wurde ein spezieller Freigabeprozess für Elektriker mit spezifischen Bedingungen und Berechtigungen identifiziert.
Die Nutzung von Mockups im Pflichtenheft durch Maintcare erwies sich als äußerst hilfreich, da dadurch bereits in einem frühen Stadium der Entwicklung die Menüs visualisiert wurden.
Nach sorgfältiger Abwägung wurde beschlossen, das System zunächst in zwei Pilotbetrieben einzuführen: im Heizkraftwerk und in der Klärschlamm-Verbrennungsanlage. Dabei wurde die digitale Freischaltabwicklung von Maintcare an die spezifischen Anforderungen von Infraserv Höchst angepasst.
Durch regelmäßige Demo-Sessions und Mockups erhielt Infraserv Höchst stets Einblick in die Lösung und potenzielle Herausforderungen wurden frühzeitig erkannt.
In der Testphase wurde das System gemäß eines vorab erstellten Testplans gründlich geprüft.
Basierend auf dem Feedback der Tester wurde die elektronische Arbeitsfreigabe weiterentwickelt und Fehler behoben.
Anschließend wurden rund 130 Mitarbeiter geschult, die das System nutzen würden.
Schließlich erfolgte der Go-Live, bei dem die elektronische Arbeitsfreigabe produktiv geschaltet wurde.
Nach dem Go-Live der elektronischen Arbeitsfreigabe ist das Einführungsprojekt erfolgreich abgeschlossen. Das System wurde bereits auf den Großteil der Betriebe ausgerollt, um einen einheitlichen Prozess zu garantieren.
Zudem wurde eine E-Learning-Plattform aufgebaut, um gute Schulungen für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.
Infraserv Höchst hat ihren Arbeitsfreigabeprozess digitalisiert. Doch was genau umfasst jetzt das neue elektronische System?
Die Mitarbeiter im Betrieb haben zuvor im Wesentlichen mit einem kleinen und einem großen Freigabeschein gearbeitet. Diese wurden nun in digitalisierter Form in das Launchpad der digitalen Freischaltabwicklung von Maintcare übernommen. Auch das zuvor über Papier nur schwer umsetzbare LOTO-System ist nun in die Lösung integriert.
Ein wichtiger Punkt sind auch die mobilen Rückmeldungen, die nun möglich sind. Über mobile Geräte können die Mitarbeiter direkt an ihrem Arbeitsort rückmelden, wenn sie etwas durchgeführt haben. Diese Daten werden dann in einem zentralen System gespeichert. Auch die Arbeitsschutzabteilung profitiert davon: Sie müssen nun keine Ordner mehr durchwälzen, um sich einen Überblick zu verschaffen, sondern können alles zentral vom Schreibtisch aus einsehen und entscheiden, wo Sie vor Ort eine Prüfung durchführen möchten.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Reduzierung und Optimierung von Laufwegen. Wie zuvor bereits beschrieben, mussten die Mitarbeiter oft Unterschriften einsammeln oder Formulare kopieren und dafür weite Strecken zurücklegen. Nun ist auch das elektronisch über digitale Unterschriften möglich, wodurch Genehmigungen deutlich schneller erteilt werden können.
Zusätzlich wurde eine Offline-Funktionalität ergänzt, wodurch die mobile Rückmeldung auch ohne direkten Internetempfang im Betrieb möglich ist.
Ein weiterer Erfolgsfaktor in der Entwicklung der Lösung sowie bei der erfolgreichen Inbetriebnahme war die Akzeptanz der Mitarbeiter durch das durchgeführte Change Management. Bereits zu Beginn wurden die Mitarbeiter aus den Betrieben und der Instandhaltung eingebunden, sodass diese die digitale Lösung nicht nur getestet, sondern sogar mitgestaltet haben. Dazu zählte unter anderem auch die Namensgebung. Da die Mitarbeiter immer von Freigabescheinen gesprochen haben, war die naheliegende Lösung, das neue System als elektronische Arbeitsfreigabe (eAF) zu benennen, sodass jeder weiß, welche Funktion dadurch erfüllt wird.
Dadurch, dass die Mitarbeiter früh abgeholt wurden und ständig Feedback zum Produkt gegeben haben, hat sich auch die Akzeptanz des neuen Systems erhöht. Das Feedback aus den Betrieben ist daher auch nach der Einführung der elektronischen Arbeitsfreigabe sehr positiv.
Ein weiterer Grund dafür ist, dass alle Mitarbeiter ausgiebig geschult wurden und daher gut mit dem System umgehen können. Auch das geschah in enger Zusammenarbeit zwischen Infraserv Höchst und den IT-Experten von Maintcare, die die Schulungen für ca. 130 Mitarbeiter durchführten. Zwar mussten die Schulungen in Zeiten von Corona remote stattfinden, allerdings war das aufgrund des digitalen Systems kein Problem.
Der IT-Projektmanager Matthias Munz ergänzt:
“Man muss sich im Klaren sein, dass man mit dem Projekt ein dickes Brett bohrt. Mitarbeiter aus den verschiedenen Bereichen müssen über einen langen Zeitraum sehr intensiv Hand in Hand zusammenarbeiten und sich engagieren. Auch das für die Konfliktprüfung notwendige Erfassen der technischen Plätze bis hinunter zur Armatur ist eine Herausforderung.”
„Zum einen profitieren die einzelnen Mitarbeiter durch den nun klaren Auftrag und technischen Platz mit eindeutiger Rückmeldung. Das erhöhte nicht nur die Arbeitssicherheit, sondern hat auch für einen wesentlich besseren Überblick im System und schnellere Prozesse gesorgt.
Die Einsparungen dadurch sind bereits jetzt spürbar, weshalb man zurecht behaupten kann, dass sich das Projekt gelohnt hat.”
