Kundenerfolg
Die Wasserversorgungs- und Abwasserentsorgungsgesellschaft Schwerin (WAG) trägt Verantwortung für einen wesentlichen Teil der kritischen Infrastruktur in und um Schwerin. Zwei Wasserwerke und fünf Druckstationen sichern die Trinkwasserversorgung der Landeshauptstadt und weiterer Gemeinden des Schweriner Umlands. Im Abwasserbereich übernimmt die WAG die Betriebsführung für den städtischen Eigenbetrieb Schweriner Abwasserentsorgung (SAE). Dazu gehört unter anderem eine Kläranlage, über 400 Abwasserpumpwerke und die zugehörigen Leitungsnetze.
Rund 80 Mitarbeitende sind in der Instandhaltung tätig. Um ihre Arbeit effizienter zu organisieren und die Dokumentation zu verbessern, entschied sich die WAG gemeinsam mit mindsquare für die Einführung einer mobilen Instandhaltungslösung auf Basis von SAP Fiori.
Bei der WAG erfolgte die Planung von Wartungs- und Instandhaltungsaufträgen bereits in SAP PM. Für die Ausführung wurden die Aufträge jedoch ausgedruckt und an die Monteure ausgegeben. Diese dokumentierten ihre Arbeitszeiten handschriftlich, bevor die Angaben anschließend manuell zurück in SAP übertragen wurden.
Rund 25.000 Auftragszettel durchliefen so jährlich die Instandhaltung. Das verursachte erheblichen administrativen Aufwand und war fehleranfällig. Blieb ein Zettel beispielsweise in einem Fahrzeug liegen oder ging verloren, fehlten die dokumentierten Arbeitszeiten im System. Da die WAG ihre Leistungen unter anderem gegenüber der SAE in Rechnung stellt, konnte sich das auch auf die Abrechnung auswirken.
Gleichzeitig hatten die Monteure vor Ort nur eingeschränkten Zugriff auf Informationen zu Anlagen und früheren Aufträgen, obwohl diese bereits in SAP vorhanden waren.
Das Ziel war deshalb mehr als die Ablösung von Papier: Planung, Ausführung, Dokumentation und Rückmeldung sollten zu einem durchgängigen digitalen Prozess werden, ohne zusätzliche Insellösungen einzuführen oder die etablierten Arbeitsabläufe grundlegend zu verändern.
Die zentralen Herausforderungen lagen in zwei Bereichen:
Technische Integration: Die mobilen Anwendungen mussten sich nahtlos in die bestehende SAP-PM-Landschaft einfügen. Aufgrund des komplexen Mandantenverbunds durften Anpassungen keine unerwünschten Auswirkungen auf andere Gesellschaften haben. Gleichzeitig sollte die Lösung mit Blick auf die bevorstehende S/4HANA-Transformation möglichst nah am SAP-Standard bleiben.
Anforderungen des Arbeitsalltags: Neben der mobilen Auftragsbearbeitung benötigte die WAG individuelle Funktionen für digitale Checklisten und die Erfassung von Fahrzeugzeiten. Die Anwendungen mussten zudem so intuitiv gestaltet sein, dass auch Mitarbeitende mit wenig Tablet-Erfahrung sie problemlos nutzen konnten.
mindsquare setzte bei der WAG auf eigene Best-Practice-Apps mit nativer Anbindung an SAP PM. Dafür wurde zunächst die benötigte SAP-Fiori-Umgebung aufgebaut. Anschließend implementierte das Projektteam drei mobile Anwendungen für Auftragsbearbeitung, Meldungserstellung und Sofortinstandhaltung.
Die Apps verbinden die Monteure direkt mit dem bestehenden SAP-System. Aufträge lassen sich mobil abrufen und bearbeiten, Informationen zum technischen Objekt und zur Auftragshistorie stehen am Einsatzort zur Verfügung. Arbeitszeiten, Materialien, Fotos und erledigte Arbeitsschritte werden unmittelbar im jeweiligen Vorgang dokumentiert. Entdecken Mitarbeitende während eines Einsatzes einen zusätzlichen Defekt, können sie diesen direkt inklusive Foto melden. Dringende Reparaturen lassen sich über die Sofortinstandhaltung anstoßen.
Die vorhandenen mindsquare-Apps bildeten dabei den funktionalen Ausgangspunkt. Nach ihrer Einrichtung wurden ausgewählte Key-User aus den Fachbereichen frühzeitig in die weitere Entwicklung eingebunden. In einer ersten Testphase prüften sie die Anwendungen im Arbeitsalltag. Ein anschließender Fit-Gap-Workshop zeigte, welche Funktionen bereits den Anforderungen entsprachen und wo kundenspezifische Erweiterungen notwendig waren.
mindsquare setzte diese Anpassungen um und überprüfte sie anschließend in einer End-to-End-Testphase.
Zu den Erweiterungen gehörten digitale Checklisten. Für bestimmte Anlagen muss die WAG Wartungen und Prüfungen nachvollziehbar dokumentieren und entsprechende Nachweise vorhalten. Die umgesetzten Checklisten führen die Mitarbeitenden durch die einzelnen Prüfschritte und erzeugen eine Dokumentation, die direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet wird.
Auch Fahrzeugzeiten wurden in den mobilen Prozess integriert. Da die WAG als Dienstleister neben Arbeitsstunden auch den Einsatz von Fahrzeugen und Arbeitsgeräten weiterberechnet, müssen diese Zeiten einem Auftrag eindeutig zugeordnet werden können.
Ein weiterer Schwerpunkt war die Nutzerfreundlichkeit. mindsquare passte die Apps anhand des Feedbacks aus den Fachbereichen kontinuierlich an. Wöchentliche Abstimmungen mit den Key-Usern ermöglichten es, Probleme frühzeitig zu erkennen und Verbesserungsvorschläge unmittelbar in das Projekt einfließen zu lassen.
Für Johannes Rathsack, Technischer Leiter und Prokurist der WAG, entwickelte sich gerade die Einbindung der Mitarbeitenden zu einem wichtigen Erfolgsfaktor. Beschäftigte, bei denen er zunächst Bedenken hinsichtlich der Akzeptanz gehabt hatte, brachten im Projektverlauf selbst Ideen für Verbesserungen ein. Die WAG bewertete Planung und Durchführung entsprechend positiv.
Mit der Einführung der mobilen SAP-Fiori-Apps entfällt bei der WAG vor allem die manuelle Rückerfassung der Auftragsdaten. Arbeitszeiten und ausgeführte Tätigkeiten werden direkt in SAP dokumentiert, statt zunächst auf Papier erfasst und später übertragen zu werden.
In der zugrunde liegenden Prozessrechnung wurde für den bisherigen papierbasierten Ablauf ein administrativer Aufwand von rund neun Minuten pro Auftrag angesetzt. Im digitalen Prozess sind es rund drei Minuten. Das entspricht einer rechnerischen Zeitersparnis von sechs Minuten beziehungsweise rund 67 Prozent pro Auftrag.
Bei rund 25.000 Aufträgen jährlich summiert sich das auf etwa 2.500 Stunden weniger administrativen Aufwand. Nach Einschätzung der WAG entspricht die frei werdende Kapazität rechnerisch nahezu einer Vollzeitstelle, die nun für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
Neben der Zeitersparnis profitiert die WAG von einer verbesserten Dokumentation. Arbeitszeiten und Tätigkeiten werden unmittelbar dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Informationen können nicht mehr auf dem Weg zwischen Monteur, Meister und Sachbearbeitung verloren gehen.
Auch das Wissen zu den Anlagen wird leichter verfügbar. Bei einem neuen Einsatz können Mitarbeitende nachvollziehen, welche Arbeiten zuvor durchgeführt und welche Auffälligkeiten dokumentiert wurden.
Die mobile Instandhaltung schafft zugleich die Basis für weitere Digitalisierungsschritte. Nach der anstehenden S/4HANA-Transformation soll geprüft werden, wie die Checklistenlogik weiterentwickelt und über eine SAP-QM-Integration für zusätzliche Fachbereiche genutzt werden kann. Auch GIS-Daten und Karten in den Anwendungen sowie ein möglicher Rollout in weitere Bereiche der Stadtwerke Schwerin gehören zu den Perspektiven.
Das Projekt zeigt, wie sich vorhandene SAP-PM-Prozesse mit mobilen Best-Practice-Anwendungen erweitern lassen: nah am SAP-Standard, gezielt an individuelle Anforderungen angepasst und gemeinsam mit den späteren Anwendern entwickelt.
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