SAP CS unter S/4HANA – Service mit erweiterter Ausführung
In diesem Beitrag soll es um eine neue Prozessvariante im Service unter S/4HANA 2023 gehen. Dabei handelt es sich um den “Service mit erweiterter Ausführung”, welcher ein Szenario in der Instandhaltungsauftragsabwicklung darstellt. Um was es sich dabei genau handelt, erklären wir im Folgenden.
Was steckt hinter dem “Service mit erweiterter Ausführung”?
Zunächst einmal ein grober Überblick: Beim “Service mit erweiterter Ausführung” (oder Service with Advanced Execution) handelt es sich um eine Prozessvariante, die die kaufmännischen Aspekte von SAP S/4HANA Service und die Planungs- und Ausführungsfunktionen des Instandhaltungsmanagements in sich vereint. Es ist zudem der neue Name für den Prozess Maintenance Service, welcher 2022 released wurde.
Dieses Szenario erweist sich als besonders hilfreich in Branchen, in denen Wartungstechniker sowohl komplexe Anlagen im Besitz ihrer Organisation instandhalten als auch Wartungsdienstleistungen für externe Parteien erbringen und diese Dienstleistungen abrechnen müssen.
Überblick über die verschiedenen Prozesse in “Service mit erweiterter Ausführung”
Funktionsweisen
Wie man der Grafik bereits entnehmen kann, lässt sich das Szenario auf zwei verschiedene Arten starten und verarbeiten.
Start in Service
Zunächst erstellen Sie ein Angebot für einen Serviceauftrag oder einen Serviceauftrag, der eine oder mehrere Ausführungsauftragspositionen enthält. Das System bietet dann die Möglichkeit, automatisch für jede Ausführungsauftragsposition einen separaten Instandhaltungsauftrag zu generieren. In diesen erzeugten Instandhaltungsaufträgen aktiviert das System das “Fakturierbar”-Kontrollkästchen im Auftragskopf und bezeichnet sie somit als “fakturierbare Instandhaltungsaufträge”.
Fakturierbare Instandhaltungsaufträge aus Serviceauftrag und Serviceauftragsangebot
Es gibt drei Szenarien, in denen das System fakturierbare Instandhaltungsaufträge aus einem Serviceauftrag oder Serviceauftragsangebot generieren kann. Je nach der Art ihrer Entstehung können diese Instandhaltungsaufträge unterschiedlich geplant werden.
Service mit erweiterter Ausführung im Serviceauftragsangebot
Das Serviceauftragsangebot unterstützt sowohl Kunden als auch Dienstleister bei der frühzeitigen Planung der erwarteten Dienstleistungen. Dabei erhält der Kunde eine Schätzung der Zeit- und Kostenaufwände für den Service, während der Dienstleister in der Lage ist, seine Einnahmen und Serviceressourcen entsprechend zu planen. Nachdem die Wartungsaufgaben geplant wurden, wird das Serviceangebot dem Kunden übermittelt, der es dann zur Genehmigung oder Ablehnung prüfen kann. Der genaue Ablauf hängt vom erforderlichen Detaillierungsgrad der Planung ab:
- Bei weniger detailliert geplanten Services übernimmt der Serviceleiter die Planung im Serviceauftragsangebot, schickt es zur Genehmigung an den Kunden und erstellt anschließend einen Serviceauftrag.
- Für umfangreich geplante Services ist es notwendig, die Planung im Serviceauftragsangebot zu berücksichtigen. Zu diesem Zweck wählt der Serviceleiter alle Ausführungsauftragspositionen aus, die eine detaillierte Planung erfordern, und leitet sie zur Planung an das Instandhaltungsmanagement weiter. Der Instandhaltungsplaner erstellt für jede dieser Ausführungsauftragspositionen einen eigenen Instandhaltungsauftrag und schließt die Planung ab. Nachdem die Informationen zur Planung der aktuellen Leistung in das Serviceauftragsangebot integriert wurden, kann dieses zur Genehmigung an den Kunden weitergeleitet werden.
In Ihrer Rolle als Instandhaltungsplaner sind Sie verantwortlich für die Planung des jeweiligen Service. Sobald Sie Ihre Planung abgeschlossen und sämtliche erforderlichen Informationen zu Aufgaben, Material, Arbeit, Dienstleistungen und Kosten hinzugefügt haben, senden Sie den Instandhaltungsauftrag zur Genehmigung an den Servicemitarbeiter zurück. Zu diesem Zeitpunkt erhält der Instandhaltungsauftrag den Systemstatus “ORAI” (Auftragsgenehmigung in Bearbeitung). Der Status der entsprechenden Ausführungsauftragsposition zeigt an, dass die Planung abgeschlossen ist, aber die Ausführung erst nach Genehmigung der Planung beginnen kann.
Wenn der Kundenbetreuer die Planung akzeptiert, wird ein Serviceauftrag im Servicebereich erstellt und die Ausführungsauftragsposition im Serviceauftrag freigegeben. In der Instandhaltungsverwaltung wird der Instandhaltungsauftrag auf “ORAP” (Auftrag genehmigt) gesetzt, und der Instandhaltungsplaner kann den Auftrag freigeben, um den Beschaffungsprozess zu starten und Materialzusagen zu ermöglichen. Anschließend können die Instandhaltungstechniker mit der Durchführung der Dienstleistung beginnen.
Wenn der Kundenbetreuer die Planung ablehnt, wird der entsprechende Instandhaltungsauftrag auf “ORRJ” (Auftrag abgelehnt) gesetzt und muss neu geplant werden.
Service mit erweiterter Ausführung im Serviceauftrag
Serviceaufträge dienen der Dokumentation von Vereinbarungen zwischen dem Serviceanbieter und dem Serviceempfänger bezüglich der erbrachten Dienstleistungen. Sie bieten entscheidende Informationen über den Ablauf des Serviceprozesses sowie die damit verbundenen Kosten. Für jede Position im Serviceauftrag kann ein zugehöriger Instandhaltungsauftrag erstellt werden. Um die erforderlichen Serviceaufgaben erfolgreich durchzuführen, ist in der Regel eine detaillierte Planung und eine effiziente Ausführung notwendig, um die Ausfallzeiten des technischen Objekts zu minimieren. Der Instandhaltungsauftrag unterstützt die Planung und Ausführung dieser Serviceleistungen.
Ein fakturierbarer Instandhaltungsauftrag, der aus einer Position im Serviceauftrag hervorgeht, verfügt über die aktivierte “fakturierbar”-Option und den Systemstatus “Erstellt” (CRTD). Als Instandhaltungsplaner geben Sie diesen abrechenbaren IH-Auftrag frei, nachdem Sie Ihre Planung bezüglich Zeit, Material und Kosten abgeschlossen haben und der Auftrag zur Durchführung bereit ist. Wenn der abrechenbare IH-Auftrag den Status “Freigegeben” (FREI) hat, wird die zugehörige Position im Serviceauftrag auf “In Ausführung” gesetzt. Nachdem die Instandhaltungsarbeiten abgeschlossen sind und Sie den IH-Auftrag technisch abschließen (Systemstatus “Technisch abgeschlossen” – TABG), wird die entsprechende Position im Serviceauftrag auf “Abgeschlossen” gesetzt.
Start im Instandhaltungsmanagement
Noch simpler funktioniert es über das Instandhaltungsmanagement. Sie erstellen einen Instandhaltungsauftrag und aktivieren im Nachhinein das “Fakturierbar”-Kontrollkästchen. Infolgedessen generiert das System dann automatisch einen Serviceauftrag mit einer zugehörigen Ausführungsauftragsposition.
In diesem integrierten Szenario ist der Instandhaltungsauftrag immer eng verknüpft mit der Ausführungsauftragsposition eines Serviceauftrags oder eines Serviceauftragsangebots. Der Serviceprozess mit erweiterter Ausführung wurde so gestaltet, dass die kommerziellen Aspekte des Service im Serviceauftrag verwaltet werden, während die Planung und Durchführung über den Instandhaltungsauftrag abgewickelt wird. Aus diesem Grund ist es erst möglich, das “Fakturierbar”-Kontrollkästchen zu aktivieren, nachdem die Auftragsplanung abgeschlossen und der Instandhaltungsauftrag freigegeben wurde.
Erweiterte Ausführung im wiederkehrenden Serviceprozess
In wiederkehrenden Serviceprozessen werden Wartungspläne genutzt, um regelmäßige Serviceeinsätze in vordefinierten Zeitabständen oder basierend auf Nutzungs- und Leistungsparametern zu planen. Das kann Teil einer Routine-Wartung sein oder gemäß den Vereinbarungen eines Servicevertrags erfolgen. Regelmäßige Wartung trägt dazu bei, die Anlagen des Kunden in einem optimalen Zustand zu halten und die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen und Reparaturkosten zu minimieren. Es stehen verschiedene Arten von Wartungsplänen zur Verfügung, darunter zeitgesteuerte Einzelzykluspläne, Strategiepläne und mehrzählige Pläne.
Im Rahmen des wiederkehrenden Serviceprozesses wird ein Wartungsplan entsprechend seiner Planungsart erstellt und zu festgelegten Intervallen, beispielsweise für regelmäßige Wartung, terminiert, um sicherzustellen, dass das technische Objekt in betriebsbereitem Zustand bleibt. Wenn der Wartungsplan terminiert ist, generiert das System automatisch einen Serviceauftrag. Basierend auf den Positionen des Serviceauftrags erstellt das System einen oder mehrere Instandhaltungsaufträge, bei denen das “fakturierbar”-Kontrollkästchen aktiviert ist. Dadurch wird der Wartungsplaner über die anstehenden Wartungsaufgaben informiert, sodass Aufgaben, Ressourcen und Kosten entsprechend geplant werden können.
Neue Methoden zur Umsatzrealisierung
Mit diesem Release werden außerdem zwei neue Methoden zur Erlösrealisierung für Service mit erweiterter Ausführung eingeführt:
- Erlöserfassung nach kostenbasiertem Fertigstellungsgrad (POC): Diese Methode ermöglicht die Erlösrealisierung auf Grundlage des kostenbasierten Fertigstellungsgrades (POC) unter Verwendung von Plankosten aus der Schätzung bei Fertigstellung und Planerlösen aus dem Fakturierungsplan.
- Abgeschlossener Auftrag: Erlösrealisierung bei Endabrechnung/technischer Fertigstellung: Bei dieser Methode erfolgt die Erfassung von Kosten und Umsatz zum Zeitpunkt der endgültigen Fakturierung oder technischen Fertigstellung eines Serviceauftrags, noch bevor beides abgegrenzt wird.
Haben Sie noch Fragen?
Falls Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema oder S/4HANA Service und Instandhaltungsmanagement allgemein haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unsere erfahrenen Berater kümmern sich um Ihr Anliegen und unterstützen Sie bei Ihren Herausforderungen. Des Weiteren empfehlen wir Ihnen unser Webinar zur “Transformation der Serviceprozesse (SAP CS) mit SAP S/4HANA”, in welchem wir mit Ihnen über die Zukunft der Serviceprozesse unter S/4HANA sprechen, da der Support für SAP CS im Jahr 2030 bekanntlich enden wird.
