Arbeitsgenehmigung
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Arbeitsgenehmigung?
Die Arbeitsgenehmigung ist ein digitales oder papiergebundenes Dokument zur Festlegung von Sicherheitsvorkehrungen für Instandhaltungsmaßnahmen, die als gefährlich einzustufen sind oder in Wechselwirkung mit anderen Tätigkeiten zu besonderen Risiken führen können. Dazu zählen bspw. Arbeiten in engen Räumen, in Bereichen mit Brand- und Explosionsgefahr, in kerntechnischen Anlagen, oder im Umgang mit Gefahrstoffen. Die Arbeitsgenehmigung dient als zentrales Dokument, das alle schriftlichen Erlaubnis- und Freigabescheinen erfasst, die für das gesamte Freigabeverfahren dieser Tätigkeiten benötigt und ausgestellt werden.
Freigabeverfahren stellen eine Art Vertrag zwischen einem Auftraggeber im Betrieb und einem Auftragnehmer aus der Instandhaltung bzw. eines externen Dienstleisters dar. Die Arbeitsgenehmigung dient als formelle Grundlage für diesen Vertrag. Hier legt der Auftraggeber eine auszuführende Tätigkeit schriftlich fest, gibt die dafür einzuhaltenden Sicherheitsvorkehrungen vor und berechtigt Verantwortliche für die Durchführung anstehender Arbeiten.
Freigabeprozesse werden über Formulare abgewickelt, die entweder in papiergebundener oder elektronischer bzw. digitaler Form vorliegen können. Herkömmlicherweise wurden Arbeitsgenehmigungen in ausgedruckter Papierform genutzt und während des Freigabeverfahrens händisch weitergereicht. Dieses Verfahren birgt jedoch Risiken und wird mit steigender Anlagenkomplexität zunehmend ineffizienter, weshalb viele Unternehmen ihre Freigabeprozesse mithilfe elektronischer Freischaltsysteme digitalisieren und teilautomatisieren.
Beispielhafte Vorlage eines Erlaubnisscheins für Heißarbeiten
Wofür werden Arbeitsgenehmigungen benötigt?
Instandhaltungsarbeiten an komplexen Anlagen oder in engen Räumen weisen ein hohes Gefahrenpotenzial auf. Daher ist es gesetzlich vorgeschrieben, für diese Fälle besondere Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Um Gefährdungsmöglichkeiten auf ein Mindestmaß zu reduzieren, werden im Rahmen des Arbeitsfreigabeverfahrens entsprechende Schutzmaßnahmen festgelegt, die vor und während der Durchführung einzuhalten sind.
Diese Schutzmaßnahmen werden vom Auftraggeber und -nehmer in detaillierten Dokumenten festgelegt und schrittweise umgesetzt. Diese Dokumente erfüllen dabei gleich mehrere Zwecke: Zunächst dienen sie Instandhaltern und besonders anlagenfremden Kontraktoren als Orientierung, damit keine essenziellen Sicherheitsmaßnahmen übersehen werden. Darüber hinaus bieten sie eine Art Absicherung, da der Freigabeprozess genau dokumentiert und schrittweise genehmigt werden muss. Im Falle eines Unfalls kann daher genau nachgewiesen werden, dass alle notwendigen Vorkehrungen getroffen wurden. Aus diesem Grund bietet es sich an, Arbeitsgenehmigungen auch dann für potenziell riskante Tätigkeiten zu nutzen, selbst wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
Insgesamt gewährleisten Arbeitsgenehmigungen, dass
- Arbeiten zur rechten Zeit am rechten Ort ausgeführt werden.
- alle potenzielle Gefahren berücksichtigt und alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen genau definiert werden.
- Arbeiten erst beginnen, wenn alle nötigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden und eine explizite Arbeitsgenehmigung erteilt wurde.
- Mitarbeiter über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen informiert werden.
- Die Abnahme und Fertigstellung von Arbeiten nachvollziehbar gegengezeichnet wird.
Welche Tätigkeiten erfordern eine Arbeitsgenehmigung?
Für folgende Tätigkeiten ist ein Prozess zur Erteilung von Arbeitsgenehmigungen gesetzlich vorgeschrieben:
- Arbeiten (insb. Schweißen) in Behältern & engen Räumen
- Arbeiten mit Absturzgefahr
- Erprobung technischer Großanlagen
- Heißarbeiten (insb. in brand- oder explosionsgefährdeten Bereichen oder an geschlossenen Hohlkörpern)
- Arbeiten in gasgefährdeten Bereichen
- Umgang mit Gefahrstoffen wie Chemikalien, Strahlungsquellen & Sondermüll
- Arbeiten mit biologischen Arbeitsstoffen der Risikostufe IV
- Durchführung von Gasdruckproben und Dichtigkeitsprüfungen an Behältern
- Arbeiten an offenen Einfüllöffnungen von Ballenpressen mit Stetigförderern
- Hebezeugarbeiten mit fehlender Sicht auf die Last
- Spreng- & Abrissarbeiten
- Fällen von Bäumen
- Arbeiten im Gleisbereich während des Bahnbetriebs
- Einsatz bei der Feuerwehr
- Vortriebsarbeiten im Tunnelbau
- Dienstleistungen an Personen, die sich tätlich dagegen wehren
Neben den hier aufgeführten Arbeiten bietet sich der Einsatz von Arbeitsgenehmigungen auch für andere Tätigkeiten mit potenziellen Sicherheitsrisiken an. Besonders bei selten anfallenden, sich verändernden oder häufig wechselnden Arbeiten sollten detaillierte Arbeitsfreigaben zum Schutz des Personals in Betracht gezogen werden.
Aufbau & Inhalt von Arbeitsgenehmigungen
Arbeitsgenehmigungen müssen unter Berücksichtigung des Gewerks, der Arbeitsgruppe und der potenziellen Gefahren formuliert und auf individuelle Standortanforderungen und -bedingungen zugeschnitten sein. Daher ist es nötig, eine Reihe getrennter Freischaltformulare (genannt Erlaubnisscheine oder Freigabescheine) für verschiedene Aufgaben und Arbeitsbedingungen (Heißarbeiten, Eindringen in enge Räume, etc.) zu entwerfen.
Dabei ist das Einbeziehen von Angestellten ein wesentlicher Schlüssel, um sinnvolle und inhaltlich schlüssige Arbeitsgenehmigungen zu erhalten. Der Input verantwortlicher Personalgruppen stellt sicher, dass das Freischaltdokument den Umfang der benötigten Arbeiten korrekt widerspiegelt und eine klare Kommunikation zwischen allen Beteiligten unterstützt.
Damit wichtige Informationen und Regelungen unmittelbar erkennbar sind, sollten Arbeitsgenehmigungen zudem möglichst schlank gehalten und mit genauen Angaben versehen werden. Kurze und bündige Sätze mit präzisen Formulierungen, konkreten (Grenz-)Werten und ggf. farblichen Hervorhebungen verhindern, dass wichtige Punkte übersehen werden.
Konkret sind folgende Angaben zwingend erforderlich, damit das Dokument seine Funktion korrekt erfüllen kann:
Angaben
- Formale Angaben (im Kopfteil)
- Gebäude, Auftragsnummer, Datum, Empfänger, Gültigkeitsdauer, etc.)
- Sachliche Schwerpunkte
- Konkretisierung des Arbeitsbereichs & der Anlagenteile
- Beschreibung durchzuführender Arbeiten (unter Angabe der vom Betrieb freigegebenen Arbeitszeit)
- Feststellung & Auflistung abzusichernder Gefahren
- Einweisung der verantwortlichen Auftragnehmer (bzgl. Gefahren & evtl. Beeinträchtigung durch andere Arbeitsgruppen)
- Auflistung festgelegter Sicherheitsmaßnahmen & Schutzausrüstungen (unter Angabe, wann und von wem die Maßnahmen durchzuführen sind)
- Erlaubniserteilung (inkl. Datum & Uhrzeit der Freigabe)
- Bei Verlängerung oder Schichtwechsel: Übergabeverfahren (Arbeitsstatus & Bestätigung der Anlagensicherheit)
- Fertigmeldung nach Arbeitserledigung (inkl. Feld für Rückmeldungen)
- Überprüfung zur Wiederherstellung des sicheren Zustands
- Abwicklungen zur Wiederinbetriebnahme (Aufheben getroffener Sicherheitsmaßnahmen)
- Rückgabeverfahren: Bestätigung des Anlagenstatus als bereit für Test- und Wiederinbetriebnahme
Unterschriftenprozess
Die Abarbeitung der einzelnen Punkte geschieht über einen Unterschriftenprozess. Die Betriebsleitung definiert, welche Personalgruppen nötige Berechtigungen für die Unterzeichnung und Durchführung der einzelnen Arbeitsschritte erhalten.
Berechtigte Auftraggeber und Auftragnehmer protokollieren, kontrollieren und unterzeichnen daraufhin schrittweise die korrekte Umsetzung der angegebenen Maßnahmen. Angeforderte Arbeiten können erst dann durchgeführt werden, wenn vorangehende Maßnahmen abgeschlossen wurden und eine ausdrückliche Arbeitsfreigabe für den nächsten Schritt erteilt worden ist. Nach Beendigung der Tätigkeit müssen Anlagen- und Arbeitsverantwortlicher die ordnungsgemäße Durchführung schriftlich bestätigen, bevor es zur Aufhebung der Sicherheitsmaßnahmen und zur Vorbereitung der Wiederinbetriebnahme kommen kann.
Digitale Arbeitsgenehmigung
Im Zuge der Digitalisierung von Unternehmensprozessen existieren mittlerweile diverse Software-Lösungen zur elektronischen Freischaltabwicklung, darunter unsere selbstentwickelte Instandhaltungssuite eWCM. Diese Anwendungen ermöglichen die virtuelle Abbildung von Arbeitsschutzmaßnahmen und die Erstellung, Verwaltung und Archivierung digitaler Arbeitsgenehmigungen.
Bei der Wahl einer Software zur Erzeugung digitaler Arbeitsgenehmigungen sollte darauf geachtet werden, dass die Lösung folgende Funktionen beinhaltet bzw. ermöglicht:
Erstellung individueller Arbeitsgenehmigungen
- Sicherheitsmaßnahmen und -vorkehrungen sowie allgemeine Informationen können direkt im Erlaubnisschein erfasst werden.
- Die digitale Arbeitsgenehmigung lässt sich um Hinweise zu anlagenspezifischen Besonderheiten, Montageinstruktionen, Grafiken und Plänen ergänzen.
- Erlaubnisscheine können verschiedenen Kategorien, Personalgruppen und Einzelpersonen zugeordnet werden.
- Bei Bedarf wird die Anwendung, Verwaltung und Dokumentation von LOTO-Methoden (Lock Out / Tag Out) unterstützt.
- Zuvor erstellte digitale Arbeitsgenehmigungen können als Muster gespeichert werden, um zukünftig als anpassbare Vorlage für wiederkehrende Aufgaben zu dienen.
Planung & Dokumentation
- Alle Aktivitäten in der digitalen Arbeitsgenehmigung werden automatisch und revisionssicher protokolliert.
- Die Software liefert eine zentrale und konfigurierbare Übersicht zum Status aller Freischaltdokumente und des beteiligten Personals.
- Ein rollenbasiertes Berechtigungssystem steuert die Einsehbarkeit und kontrolliert Zugriffe.
Elektronischer Unterschriftenprozess
- Zur vollständigen Ablösung von Papierprozessen sollte das System die Abarbeitung digitaler Arbeitsgenehmigungen mithilfe eines elektronischen Unterschriftenprozesses ermöglichen.
- Die Authentifizierung und Autorisierung erfolgt entsprechend des rollenbasierten Berechtigungssystems. So wird ausgewähltes Personal befugt, nötige Unterschriften für ihren Verantwortungsbereich direkt innerhalb der Anwendung zu leisten.
- Die Software liefert eine übersichtliche und nutzerspezifische Ansicht geleisteter und noch ausstehender Unterschriften.
Customization & Erweiterbarkeit
- Digitale Arbeitsgenehmigungen müssen inhaltlich flexibel auf kundenspezifische Anforderungen anpassbar sein.
- Sofern das Freischaltsystem mit anderen Anwendungen kommunizieren soll, muss die Kompatibilität gewährleistet sein und es müssen benötigte Schnittstellen eingerichtet werden.
- Im Programmumfang sollten Funktionen und Oberflächen für mobile Instandhaltung enthalten sein. So kann die Software auf mobilen Endgeräten genutzt werden, um Freigabeprozesse noch schneller und flexibler abzuwickeln.
Vorteile digitaler Arbeitsgenehmigungen
Der Einsatz eines elektronischen Freischaltsystems mit digitalen Arbeitsgenehmigungen bringt im Vergleich zu papiergebundenen Prozessen eine Reihe von Vorteilen mit sich:
Zunächst kann der aktuelle Stand von Arbeitsschutzmaßnahmen und Instandhaltungsarbeiten für alle Verantwortlichen jederzeit im System eingesehen werden. Durch den leichten Bearbeitungsprozess digitaler Arbeitsgenehmigungen werden Genehmigungsprozesse vereinfacht und Verantwortliche können flexibel ihre elektronischen Unterschriften setzen, sodass keine Zettel quer durch das Unternehmen gereicht werden müssen. Darüber hinaus sind digitale Freischaltdokumente weniger anfällig für menschliche Fehler. Außerdem können sie nicht beschmutzt oder beschädigt werden und gehen dank automatischer Archivierung nicht verloren.
Eine kompakte Übersicht der konkreten Vorteile digitaler Arbeitsgenehmigungen:
- programmgestützte Anpassungsmöglichkeiten für individuelle Ansprüche
- hohes Maß an Sicherheit dank rollenbasierten Berechtigungssystems
- Zentrale Erfassung für eine vollständige Übersicht aller Aktivitäten
- Einsehbarkeit aktueller und verlässlicher Informationen direkt über das Intranet
- leichte Überwachung von Fälligkeiten und Gültigkeiten
- Standardisierung von Workflows zur Gewährleistung eines gleichbleibenden Sicherheitsstandards
- ausführliche Dokumentation jeden Arbeitsschritts
- Automatische Archivierung
- Minimierung menschlicher Fehlerquoten
- Elektronischer Unterschriftenprozess zur vollständigen Unabhängigkeit von Papierprozessen
- Konformität mit gesetzlichen Vorschriften
Digitale Arbeitsgenehmigungen mit der Instandhaltungssuite eWCM
Unsere Maintcare-Experten haben mit der digitalen Instandhaltungssuite eWCM eine eigene Lösung zur elektronischen Freischaltabwicklung entwickelt, die das nicht länger unterstützte SAP WCM ablöst und erweitert. Die Anwendung erlaubt Nutzern, das volle Potenzial digitaler Arbeitsgenehmigungen auszuschöpfen und liefert Funktionen für die optimierte Bearbeitung sämtlicher Freigabeprozesse in einer einzelnen, intuitiven Anwendung.
Unsere Instandhaltungssuite ist nach individuellen Anforderungen konfigurierbar und läuft vollständig autark. Zudem lässt sie sich problemlos in bestehende Systemumgebungen integrieren und ist vollkommen kompatibel mit SAP PM und SAP S/4HANA. Mithilfe von eWCM können Sie Ihrem Unternehmen die neuesten Sicherheitsstandards im Sinne des Arbeitsschutz 4.0 zunutze machen.
Funktionsumfang
Die Instandhaltungssuite umfasst eine Reihe von Komponenten zur Erstellung digitaler Arbeitsgenehmigungen sowie zum Verwalten und Überwachen von Instandhaltungsprozessen und bietet eine Oberfläche für die Darstellung auf mobilen Endgeräten. Das übersichtliche Dashboard erlaubt den schnellen Zugriff auf diverse Anwendungen:
- Offene Unterschriften: Dem Nutzer wird entsprechend seiner Rollenzuweisung eine Auflistung von Dokumenten mit ausstehenden Unterschriften angezeigt, für deren Unterzeichnung er berechtigt ist.
- eAF Cockpit: Das Kernstück der Instandhaltungssuite verschafft einen Echzeit-Überblick über alle laufenden Instandhaltungsmaßnahmen inkl. automatischer Konflikprüfung und Benachrichtigungen für Überfälligkeiten. Zusätzlich unterstützt das Cockpit den Nutzer beim Anlegen digitaler Arbeitsgenehmigungen.
- Geschaltete Komponenten: ein Überblick vorliegender Schaltung anhand der Auflistung aller nicht in Betrieb befindlicher Anlagenteile.
- Elektrische Schaltungen: optionales Dispatcher-Cockpit zur Anweisung rein elektrischer Schaltungen.
- Mobile Maßnahmenrückmeldung: mobile Ansicht für Rückmeldungen vor Ort und zur Bearbeitung von digitalen Arbeitsfreigaben
- Scanner Kontrolle: Automatisierter, durch QR-Codes unterstützter Service zum Scannen und Speichern von Dokumenten in elektronischen Archiven.
- Konfiguration: Einstellungen bzgl. Bereichszuordnung, Userdaten, etc.
Haben Sie Fragen zum Thema Freischaltabwicklung, zu digitalen Arbeitsgenehmigungen oder interessieren Sie sich für unsere digitale Instandhaltungssuite eWCM? Kontaktieren Sie unsere Experten für einen unverbindlichen Beratungstermin und gemeinsam finden wir eine Lösung für Ihr Anliegen.
Digitale Instandhaltungssuite von Maintcare
Mit unserer digitalen Instandhaltungssuite erhalten Sie eine Software, mit der Sie die Kontrolle und die Übersicht über sämtliche Instandhaltungsmaßnahmen behalten und u. a. durch systemgestützte Workflows die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöhen – und das Ganze ohne Papier. Zudem ist unsere Suite zu 100 % S/4HANA-kompatibel und problemlos an Ihre Unternehmensstrukturen und Konzernstandards anpassbar.
Fazit
Eine Arbeitsfreigabe ist ein Dokument, das die Sicherheitsmaßnahmen für gefährliche Instandhaltungsarbeiten festlegt. Sie dient als formale Grundlage für Verträge zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern und enthält alle erforderlichen Genehmigungen und Freigaben. Darüber hinaus gibt sie den Instandhaltern eine Orientierung und Absicherung, da der Freigabeprozess genau dokumentiert und genehmigt werden muss.
Dabei ist die Einbeziehung der Mitarbeiter entscheidend, um aussagekräftige und eindeutige Arbeitsfreigaben zu erhalten, die den Umfang der Arbeiten korrekt widerspiegeln und eine effektive Kommunikation ermöglichen. Die Dokumente werden zunehmend digitalisiert, um Risiken zu minimieren und den Prozess effizienter zu gestalten.
Im Zuge der Digitalisierung bieten Softwarelösungen wie die Instandhaltungssuite eWCM die Möglichkeit, digitale Arbeitsfreigaben zu erstellen, zu verwalten und zu archivieren. Diese Anwendungen ermöglichen die virtuelle Abbildung von Arbeitsschutzmaßnahmen und bieten Funktionen wie die individuelle Anpassung von Arbeitserlaubnissen, die Planung und Dokumentation von Freischaltprozessen sowie einen elektronischen Unterschriftenprozess.
FAQ
Was ist eine (digitale) Arbeitsgenehmigung?
Eine Arbeitsgenehmigung ist ein papiergebundenes oder digitales Dokument, das die Ausführung potenziell gefährlicher Instandhaltungsarbeiten detailliert vorschreibt und dokumentiert. Über einen sukzessiven Unterschriftenprozess identifizieren Verantwortliche aus Betrieb und Instandhaltung Gefahren, ordnen Sicherheitsmaßnahmen an und erteilen anschließend die Genehmigung zur Durchführung der Arbeiten.
Für welche Tätigkeiten wird eine (digitale) Arbeitsgenehmigung benötigt?
Der Prozess zur Erteilung von Arbeitsgenehmigungen ist für einige Tätigkeiten gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen z. B. Arbeiten in engen Räumen oder mit Absturzgefahr, Heißarbeiten, die Erprobung technischer Großanlagen, der Umgang mit chemischen, biologischen oder radioaktiven Gefahrenstoffen, Gasdruckproben & Dichtigkeitsprüfungen.
Welche Angaben muss eine (digitale) Arbeitsgenehmigung beinhalten?
Damit eine Arbeitsgenehmigung ihren Zweck erfüllen kann, sollte sie neben formalen Angaben wie Datum, Empfänger, Gültigkeit, etc. folgende sachliche Schwerpunkte behandeln: Beschreibung des Arbeitsbereichs und der durchzuführenden Arbeiten, Auflistung abzusichernder Gefahren und festgelegter Sicherheitsmaßnahmen, explizite Erlaubniserteilung, Fertigmeldung nach Arbeitserledigung und Zustandsüberprüfung, Prozedere zur Wiederinbetriebnahme.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung von Arbeitsgenehmigungen?
Im Vergleich zu Papierprozessen liefern digitale Arbeitsgenehmigungen eine Reihe von Vorteilen in Sachen Transparenz, Effizienz und Fehlervermeidung. Mit ihnen ist der aktuelle Stand von Freigabeprozessen und Instandhaltungsmaßnahmen jederzeit im System nachvollziehbar. Dadurch und mithilfe eines elektronischen Unterschriftenprozesses lassen sich Genehmigungsprozesse schnell und unkompliziert abwickeln. Gleichzeitig wird das Risiko menschlicher Fehler reduziert und durch die automatische Dokumentation und Archivierung verhindert, dass Genehmigungsscheine verloren gehen.
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema „Arbeitsgenehmigung“ haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
