Freischaltabwicklung
Freischaltabwicklung in der Instandhaltung
Wo immer in einem Unternehmen Inspektionen, Wartungen oder Reparaturen an elektrischen oder mechanischen Betriebsmitteln stattfinden, müssen die gängigen Arbeitssicherheits- und Arbeitsschutzregeln eingehalten werden. Dies wird über sogenannte Freischaltungen erreicht: Erst wenn alle Maßnahmen getroffen sind, wird die Anlage für die Arbeiten freigegeben (mit anderen Worten: die Arbeitsgenehmigung wird erteilt).
Die Freischaltung kann elektrischer, mechanischer oder auch elektro-mechanischer Natur sein. Über Berechtigungen und Rollen werden die Genehmigungen und Workflows zur Erteilung von verschiedenen Freigaben erteilt bzw. dargestellt. Die Sicherheit muss über den gesamten Zeitraum und bei parallelen Arbeiten gewährleistet sowie kontrolliert werden, was eine standhafte Konfliktprüfung erfordert, die alle beteiligten Arbeiten im Blick hat und auf Zustands- sowie Zeitfensterkonflikte hin kontrolliert.
Ein Freischaltsystem definiert diese Sicherheitsmaßnahmen, sorgt für ihre Einhaltung durch Genehmigungsverläufe und beinhaltet eine Statusverfolgung. Den Überblick über laufende Instandhaltungen und Freischaltungen bieten dabei Cockpits, Logbücher und ähnliche Kontroll-Tools. Somit lässt sich ein Freischaltsystem als formal aufgezeichneter Prozess zur Kontrolle von Arbeiten verstehen, die als potenziell gefährlich eingestuft werden. Es stellt die ordnungsgemäße Genehmigung von a) bestimmten Arbeiten oder b) Arbeiten jeglicher Art in bestimmten Bereichen außerhalb des normalen Betriebs sicher (=Arbeitsgenehmigung) und garantiert, dass die Risiken einer bestimmten Tätigkeit oder gleichzeitiger Tätigkeiten auf der Baustelle angemessen berücksichtigt werden. Gleichzeitig fungiert es als Kommunikationsmittel zwischen der Baustellenleitung, den Anlagenbetreuern und -betreibern und denjenigen, die die gefährlichen Arbeiten ausführen.
Der Begriff „Arbeitsgenehmigung“ bezieht sich auf das Papier, elektronische Zertifikat oder Formular als Teil eines Gesamt-Freischaltsystems. Dabei handelt es sich um ein detailliertes Dokument, das bestimmte Personen berechtigt, bestimmte Arbeiten an einem bestimmten Ort zu einem bestimmten Zeitpunkt auszuführen, und das die wichtigsten Vorsichtsmaßnahmen enthält, die für eine sichere Ausführung der Arbeiten erforderlich sind.
Der Prozess von Freischaltung und Arbeitsgenehmigung
Der klassische Fall sieht so aus: An einer Anlage muss etwas gewartet werden; der Instandhalter meldet diesen Bedarf der Warte. Dort führt das Betriebsführungspersonal zunächst eine Sicherheitsanalyse durch, schreibt vor, was bei der anstehenden Arbeit zu tun bzw. zu unterlassen ist. Es beauftragt einen Dritten mit Schaltberechtigung (z.B. den Elektriker), der die Anlage freischaltet (die Sicherung herausdreht). Ggf. kann auch das Betriebsführungspersonal dies selbst vornehmen, sofern es dafür die Berechtigung hat. Der Elektriker erhält also eine Freischaltanforderung und gibt Rückmeldung an die Warte, sobald die Freischaltung erfolgt ist. Das Betriebsführungspersonal prüft die arbeitssichernde Maßnahme nochmals und erteilt dem Instandhalter anschließend die Erlaubnis zur Arbeit.
In der Praxis agieren im Prozess von Freischaltung und Arbeitsgenehmigung im Wesentlichen drei Instanzen: Der Instandhalter als Ausführender, das Betriebsführungspersonal, das die Organisation übernimmt, Sicherheitsmaßnahmen plant, Freischaltungen anweist und Arbeitsgenehmigungen erteilt sowie der Freischalter, der die Anlage technisch für Instandhaltung vorbereitet. Im internationalen Umfeld findet man über diese drei Basisrollen hinaus oft eine sehr viel differenziertere Rollenverteilung.
Wann sollte ein Freischaltsystem eingesetzt werden?
Der Einsatz eines Freischaltsystems ist für jedes Unternehmen, das Bestimmungen des Arbeitsschutz- und des Arbeitssicherheitsgesetzes, der Gefahrenstoffverordnung oder sonstige Normen einhalten muss, obligatorisch. Sein Einsatz sollte grundsätzlich immer dann in Betracht gezogen werden, wenn es darum geht, Arbeiten auszuführen, die die Sicherheit von Personen, Anlagen oder der Umwelt beeinträchtigen können. Typische Einsatzbereiche sind die Versorgungs- und chemische, Öl- und Gasindustrie. Nicht erforderlich ist ein Freischaltsystem, um allgemeine Besucher der Baustelle oder routinemäßige Wartungsarbeiten in nicht-explosionsgefährdeten Bereichen zu kontrollieren.
Eine Arbeitsgenehmigung als zentrales Freischaltdokument sollte von dem Unternehmen, das die Freischaltung erteilt, unter Berücksichtigung individueller Standortbedingungen und -anforderungen entworfen werden. Es empfehlen sich kurze und bündige Sätze und eine klare Formulierung (Wer macht wann was?), ggf. Farbkodierung zur Veranschaulichung einzelner Rollen. Quantitative (Grenz-)Werte – eine Angabe wie „xyz darf kritisches Niveau nicht überschreiten“ genügen nicht.
Kopplung mit SAP EAM
SAP bündelt die Freischaltungsabwicklung in dem Modul SAP WCM (Work Clearance Management), welches das SAP EAM (Enterprise Asset Management, ehemals SAP PM Plant Maintenance) ergänzt. Mit SAP WCM kann der SAP-Anwender bei der Planung klassischer Instandhaltungsaufgaben (Material-, Terminplanung) im gleichen Arbeitsschritt Sicherheitsmaßnahmen definieren, die für die jeweilige Instandhaltungsaufgabe erforderlich sind. Sie geben vor, wie an den betroffenen Anlagenteilen gefahrlos gearbeitet werden kann.
Als offenes System besteht SAP WCM aus verschiedenen Freischaltdokumenten und einem flexiblen Customizing. Das Modul bietet Funktionen für die Genehmigung, Steuerung und Kontrolle der Sicherheitsmaßnahmen, das Bündeln von Aufträgen oder Vorgängen für gemeinsame Sicherheitsmaßnahmen sowie das Drucken von Arbeitspapieren. Die Freischaltdokumente „Arbeitsgenehmigung“ und „Anforderung“ kommen in der Instandhaltung und Produktion zum Einsatz.
Nachdem SAP das Modul WCM als Longtail-(=Nischen)Produkt eingestuft hatte, entfiel auch die direkte Betreuung von Kunden durch SAP. Sie wurde in der Folge an kleinere Gesellschaften ausgelagert. Bei großen Konzernen kann sich SAP WCM nur durch starke Modifikationen und Hinzuprogrammierung notwendiger Ergänzungen halten. Gleichzeitig geht aber durch Modifikationen der Anspruch auf Gewährleistung verloren – bei weiterhin hohen Wartungsgebühren.
Aus diesem Umstand heraus haben wir von Maintcare ein eigenes Tool zur Freischaltung entwickelt:
Digitale Instandhaltungssuite von Maintcare
Mit unserer digitalen Instandhaltungssuite erhalten Sie eine Software, mit der Sie die Kontrolle und die Übersicht über sämtliche Instandhaltungsmaßnahmen behalten und u. a. durch systemgestützte Workflows die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöhen – und das Ganze ohne Papier. Zudem ist unsere Suite zu 100 % S/4HANA-kompatibel und problemlos an Ihre Unternehmensstrukturen und Konzernstandards anpassbar.
Wir haben das Freischaltsystem für die konventionellen Kraftwerke der zwei größten Energiekonzerne RWE und E.ON im Auftrag der jeweiligen IT-Gesellschaften entwickelt. Es wird heute von über 80 Kraftwerken in Europa genutzt, wobei die Integration der Unterschrift in den meisten als Standardprozess implementiert ist.
Mobile Freischaltung
Unternehmen, die bereits ein elektronisches Freischaltverfahren einsetzen oder kurz davorstehen, ihr bisheriges papierbasiertes Verfahren damit zu ersetzen, haben oft den Wunsch nach einer mobilen Freischaltabwicklung. Hierbei sind einige Voraussetzungen zu beachten und auch Herausforderungen zu bewältigen. Unter mobiler Freigabe versteht man, dass eine Schalthandlung oder eine Arbeitsgenehmigung auf einem mobilen Endgerät über eine dafür erstellte App angesehen oder ihr Status geändert wird. Dabei ist bei der Einführungsplanung zunächst zu klären, ob es sich um ein reines Online-Szenario handelt oder ob Schalthandlungen und Arbeitsgenehmigungen auch offline bearbeitet werden sollen.
Grundsätzlich ist der Online- dem Offlinemodus vorzuziehen. Denn bei letzterem besteht immer ein Risiko, dass durch fehlerhafte oder zeitlich verschobene Synchronisierung Inkonsistenzen entstehen und gleichzeitig auch keine Fehlinformationen erteilt werden. Dies kann im schlimmsten Fall zu einem Unfall führen und muss durch gesonderte Konzepte unbedingt vermieden werden.
Arbeitssicherung – eine Gemeinschaftsaufgabe
Ein Freischaltsystem ist nicht einfach die Erlaubnis, eine gefährliche Arbeit auszuführen. Es ist vielmehr ein wesentlicher Bestandteil eines Systems, das bestimmt, wie diese Arbeit sicher ausgeführt werden kann und hilft, dies denjenigen zu vermitteln, die sie ausführen. Die Erteilung einer Genehmigung allein macht einen Arbeitsplatz nicht sicher – das kann nur von denjenigen erreicht werden, die sich auf die Arbeit vorbereiten, die die Arbeit überwachen und diese ausführen.
Haben Sie Fragen zur Freischaltabwicklung in der Instandhaltung? Gerne können Sie uns direkt kontaktieren, per Mail oder mit einem Anruf bei unserer Telefonberatung. Bei weitergehenden Fragen oder spezifischen Anforderungen nimmt sich unser Fachbereichsleiter Björn Lambertz gerne die nötige Zeit, um mit Ihnen erste Lösungsansätze zu entwickeln.
